Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - TS. Ngô Thanh Thảo

Phần 2 Giáo trình "Hệ thống tìm tin" của TS. Ngô Thanh Thảo được biên soạn gồm nội dung chương 5 đến chương 7 của tài liệu. Nội dung phần này gồm có các nội dung chính sau: Hệ thống tìm tin thủ công, hệ thống tìm tin tự động hóa, đánh giá hiệu quả của hoạt động hệ thống tìm tin. Đây là giáo trình dành cho sinh viên ngành Thông tin - Thư viện.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - TS. Ngô Thanh Thảo CHƯƠNG 5 HỆ THỐNG TÌM TIN THỦ CÔNG Hệ thống tìm tin thủ công bao gồm các thành phần chính là hệ thống mục lục, cácbộ phiếu thư mục và các bộ phiếu dữ kiện. 5.1. Hệ thống mục lục 5.1.1. Khái niệm Hệ thống mục lục thư viện (hay thường ñược gọi là mục lục) là một tập hợp có tổchức các biểu ghi phản ánh vốn tài liệu của một kho tài liệu hay một bộ sưu tập nàoñó. Một bộ sưu tập có thể bao gồm một hoặc nhiều loại hình tài liệu như sách, ấnphẩm ñịnh kỳ, bản ñồ, tranh ảnh, băng hình…Thông thường, mục lục phản ánh vốntài liệu của một thư viện hoặc cơ quan thông tin. Tuy nhiên, cũng có những mục lụcphản ánh vốn tài liệu của nhiều thư viện, cơ quan thông tin nhằm hỗ trợ cho việc chiasẻ nguồn lực thông tin giữa các tổ chức như mục lục liên hợp. Việc tổ chức mục lục trở nên cần thiết ñối với một thư viện khi vốn tài liệu pháttriển ñến mức không thể kiểm soát ñược từng tài liệu trong kho. Một thư viện tư nhânnhỏ hoặc một thư viện của lớp học không nhất thiết phải tổ chức mục lục vì người sửdụng có thể nhớ từng quyển sách, băng ghi âm, bản ñồ và các tài liệu khác theo cácdấu hiệu như tác giả, nhan ñề, chủ ñề, hình dáng, màu sắc hay thậm chí vị trí của tàiliệu trên một giá sách cụ thể. Nếu vốn tài liệu lớn hơn một chút thì thư viện có thể sắpxếp tài liệu theo một cách nào ñó, chẳng hạn như phân nhóm tài liệu theo chủ ñề vàcho phép người sử dụng tự chọn tài liệu trong kho. Khi vốn tài liệu quá lớn ñến mứckhông thể sử dụng cách sắp xếp và tìm tài liệu ñơn giản thì thư viện phải lập biểu ghihay phiếu mô tả chính thức cho từng tài liệu ñể có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm kê vàquản lý tài liệu. 5.1.2. Chức năng của mục lục Mục lục có các chức năng cơ bản là nhận dạng, tập hợp, ñánh giá hay chọn lọc vàxác ñịnh vị trí của tài liệu. Các chức năng này có sự phụ thuộc lẫn nhau. Chức năng nhận dạng hay tìm kiếm tài liệu. Mục lục ñược xây dựng nhằm tạoñiều kiện cho người sử dụng có thể ñối chiếu các dữ liệu về tài liệu ñã biết với cácbiểu ghi trong mục lục ñể xác ñịnh thư viện có tài liệu ñó hay không. Nói cách khác,mục lục cho phép người sử dụng nhận dạng hoặc tìm kiếm tài liệu dựa trên các dữliệu ñã biết về tài liệu như tác giả, nhan ñề, chủ ñề… Chức năng tập hợp tài liệu. Chức năng này cho phép các biểu ghi của các tài liệugiống nhau hoặc có liên quan chặt chẽ với nhau về một phương diện hoặc dấu hiệunào ñó ñược tập hợp vào một chỗ trong mục lục. Chẳng hạn, các tài liệu về cùng mộtchủ ñề ñược tập hợp lại với nhau trong mục lục chủ ñề hay mục lục phân loại, các tàiliệu của cùng một tác giả ñược xếp cùng nhau trong mục lục chữ cái. Nhờ ñó, người 59sử dụng có thể biết ñược trong một thư viện, cơ quan thông tin có bao nhiêu tài liệucủa một tác giả nào ñó hoặc có bao nhiêu tài liệu về một chủ ñề nào ñó…Một trongnhững cách tốt nhất ñể thực hiện chức năng tập hợp tài liệu là thông qua quá trìnhkiểm soát tiêu ñề chuẩn, ñặc biệt là xây dựng hệ thống tham chiếu (chỉ chỗ) qua lại. Chức năng ñánh giá hay chọn lọc tài liệu. Chức năng này cho phép người sửdụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi những tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất chứa ñựngkiến thức hoặc thông tin cần thiết. Chẳng hạn, người sử dụng có thể lựa chọn một lầnxuất bản nào ñó trong nhiều lần xuất bản khác nhau của cùng một tác phẩm hoặc lựachọn những tài liệu có cùng một nội dung nhưng ñược viết bởi các tác giả khác nhauvà ñược chứa trên các vật mang tin khác nhau… Chức năng xác ñịnh vị trí tài liệu. Mục lục phản ánh ñịa chỉ lưu trữ tài liệu trongkho của một hoặc một số thư viện, cơ quan thông tin. Nhờ ñó, người sử dụng có thểdễ dàng xác ñịnh ñược vị trí của tài liệu cần tìm. 5.1.3. Các hình thức mục lục thủ công 5.1.3.1. Mục lục sách Mục lục sách là mục lục ñược ghi chép hoặc in dưới dạng các tập sách. Mục lụcsách thường là các danh mục tài liệu ñược sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả, nhanñề hoặc theo chủ ñề. So với mục lục phiếu, mục lục sách có ưu ñiểm là có ñộ nén cao, cơ ñộng, có thểñem theo ñể sử dụng ở mọi nơi và có thể xem lướt nhanh. Tuy nhiên, mục lục sách cóhạn chế là chi phí cập nhật cao nên mục lục sách không ñược cập nhật thường xuyênnhư mục lục phiếu. Hiện nay mục lục sách vẫn ñược sử dụng cùng với các loại mục lục khác trongnhiều thư viện. ðặc biệt, mục lục lục sách vẫn ñược sử dụng như phương tiện duynhất ñể truy cập các tài liệu quí hiếm trong một số thư viện và cơ quan lưu trữ. 5.1.3.2. Mục lục phiếu Mục lục phiếu là mục lục ñược tạo thành từ những phiếu mô tả (biểu ghi) với kíchthước khác nhau. Hiện nay, kích thước của phiếu chuẩn là 7,5 x 12,5 cm. Các phiếumô tả có thể ñược chép tay, ñánh máy hoặc ñược in từ máy tính. Bên cạnh những hạn chế như thiếu tính gọn nén, chiếm nhiều diện tích, không cơñộng, mục lục phiếu cũng có các ưu ñiểm ...