Giáo trình Quản lý học đại cương: Phần 2 - PGS. TS. Võ Kim Sơn

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 giáo trình "Quản lý học đại cương" tiếp tục trình bày các nội dung chính sau đây: Chức năng kiểm soát; Nhà quản lý trong tổ chức; Quyết định quản lý; Thông tin trong quản lý. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản lý học đại cương: Phần 2 - PGS. TS. Võ Kim Sơn Chương VIII CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Kiểm soát là một trong những chức năng cơ bản của quảnlý. Thực tế ở nhiều tổ chức, do thiếu quan tâm đến chức năngnày nên dù tập trung để hoàn thiện công tác kế hoạch, tổ chứcnhưng vẫn không làm cho hoạt động của tổ chức hoàn thiện. 1. Khái niệm kiểm soát Một số nhà nghiên cứu thường cho rằng từ kiểm soát mangý nghĩa tiêu cực của nó - tức ràn đe, kìm chặt tổ chức hơn làđộng viên tổ chức và các thành viên thực hiện tốt hơn nhiệm vụcủa mình. Thực tế kiểm soát được coi như là một cách thức đểtổ chức có thể hoàn thiện họ tốt hơn. Một định nghĩa chung vềkiểm soát chưa thống nhất. Song có thể coi kiểm soát như làmột quá trình giám sát (monitoring) các hoạt động của một cánhân, nhóm hay cả tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viênđó thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thông qua trong kếhoạch và trong trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh cầnthiết nhằm khắc phục các sai lệch. Như vậy kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưngđồng thời cũng sẽ chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phụcnhững sai lệch của kế hoạch. Mọi tổ chức nếu có nhiệm vụ thực hiện những kế hoạch đã154được phê duyệt thì chức năng kiểm soát không thể thiếu được.Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạtđộng đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh đểhoạt động đi vào đúng quỹ đạo. 2. Tầm quan trọng của kiểm soát Trong hoạt động quản lý, bên cạnh các chức năng đã nêutrên, chức năng kiểm soát có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu kếhoạch đã được xây dựng, một cơ cấu tổ chức đã được thiết kếnhằm khuyến khích nguồn lực tổ chức thực hiện các hoạt độngcần để đạt được mục tiêu; người lao động trong tổ chức đã đượclãnh đạo và khuyến khích bằng một số công cụ như đã nêutrong chức năng lãnh đạo thì vẫn chưa bảo đảm cho mục tiêucủa tổ chức đạt hiệu quả và thực hiện như mong muốn. Kiểmsoát có ý nghĩa quan trọng hơn nhằm liên kết tất cả các yếu tốtrên vói nhau và nhằm làm cho tổ chức thích ứng với môi trườngtrong đó tổ chức vận động, tổn tại và phát triển không ổn định,luôn thay đổi. Trong công tác kế hoạch và thực hiện kế hoạch,kiểm soát như là một cầu nối quan trọng. Trong công tác kế hoạch, mục tiêu là nền tảng quan trọngvà là định hướng cho các nhà quản lý tiến hành các hoạt độngkhác. Nhưng khi có mục tiêu, và cấp dưới đã chấp nhận mụctiêu, hiểu mục tiêu cũng không có nghĩa là cấp dưới sẽ thực hiệnđược mục tiêu đó. Các nhà quản lý cần phải theo dõi cấp dưới,nhân viên của tổ chức để bảo đảm rằng các hoạt động được thựchiện; mục tiêu có thể đạt được và trên thực tế đang được thựchiện theo đúng kế hoạch. Trong quá trình quản lý, uỷ quyền của các nhà quản lý chocấp dưới luôn làm cho các nhà quản lý lo lắng do nhiều vấn đềcấp dưới thực hiện nhưng chịu trách nhiệm lại ở cấp quản lý caohơn. Nếu xây dựng được một hệ thống kiểm soát hiệu quả thì 155việc uỷ quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn. Một hệ thống kiểm soát có hiệu quả sẽ cung cấp thông tinvà phản hồi tất cả những hoạt động của cấp dưới được uỷ quyền.Uỷ quyền và kiểm soát là hai quá trình không thể tách rời nhauvà không thể thiếu một trong hai trong quá trình quản lý hiệnđại. 3- Quá trình kiểm soát Kiểm soát không phải là một hoạt động riêng lẻ mà thựcchất là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động và có thể chiathành các nhóm và các hoạt động cụ thể (các bước tiến hànhkiểm soát). Quá trình kiểm soát có thể bao gồm: đo lường hoạtđộng hiện tại của các thành viên hay nhóm và cả tổ chức; sosánh hoạt động hiện tại với những chuẩn mực đã được vạch ra;tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để khắc phụcnhững sai lệch. Một trong những khó khăn của các nhà quản lý khi thựchiện chức năng kiểm soát trong tổng thể những chức năng quảnlý hay chỉ thực hiện chức năng kiểm soát riêng lẻ là thiếu hệthống tiêu chuẩn cần thiết hay hệ thống này đang trở thành chủđề của sự tranh luận. Trong thực tiễn, người ta coi kiểm soát nhưlà hoạt động dựa trên chuẩn mực đã có; nếu đó là hệ thống mụctiêu thì các mục tiêu đó cũng đã được xác định, hữu hình, đođược. Mỗi một phần của quá trình kiểm soát có thể chứa đựngnhiều bước cụ thể hơn (hình 8.2). 3.1. Đo lường hoạt động Trong bưóc này, một số câu hòi phải được trả lời: - Đo cái gì.156 - Đo như thế nào. Đo cái gì là một trong những lĩnh vực gây tranh luận trongkhi thực hiện chức năng kiểm soát. Nếu lựa chọn đối tượng đểđo không phù hợp, có thể dẫn đến mâu thuẫn giữa người thực thikế hoạch và những nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soátvà như vậy sẽ làm sai lệch chức năng này. Nếu lựa chọn khôngđúng cũng sẽ tạo ra sự sai lệch của thông tin. Trong hoạt động quản lý, có thể tìm ra một số tiêu chíchung cho nhiều tổ chức và các nhà quản lý thực h ...