Giáo trình Quản trị học: Phần 2 - Nguyễn Thị Ngọc

Giáo trình Quản trị học: Phần 2 gồm nội dung chương 5, 6, 7 của tài liệu. Nội dung 3 chương trong phần này trình bày về chức năng tổ chức, lãnh đạo, kiếm tra. Mời bạn đọc tham khảo nội dung giáo trình để hiểu rõ hơn về các nội dung nêu trên.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị học: Phần 2 - Nguyễn Thị Ngọc Chương 5 CHỨC NÃNG TỐ CHỨC L CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ c ơ CẤU Tổ CHỨC 1. Tổ chức và chức nâng tổ chức Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt. Thứ nhăì, tổ chức là một hệ thống gôm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Ví dụ ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án. Khi đó, tổ chức hao gổm ba chức năng của quá trình quản trị: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khố cho việc triển khai kế hoạch, chi đạo thực hiện kế hoạch và kiềm tra đốì vói kếhoạch. Thứ ba, tổ chức ỉà một chức năng của quá trình quản trị, bao gổm việc đảm bảo cơ câu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức. Đây chính là nội dung sẽ được nghiên cứu kỹ ở chương này. Như vậy, chức năng tố chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp vói nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Công tác tổ » 190 Chương 5. Chức năng tô chức chức được bắt đẩu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; sau đó là xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tố chức thành Các bộ phận đế thực hiện các hoạt động; xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gổm cả vân đề phần cấp, phân quyển và trách nhiệm của từng bộ phận; đảm bảo nguổn nhân lực cho hoạt động của tổ chức. Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực cho quá trình triển khai các kê'hoạch, công tác tố chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyêt định phẩn lớn sự thành bại của tố chức. Một tổ chức làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp. 2. Cơ cấu tổ chức Cơ câu tố chức thê' hiện các mổì quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tố chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Việc tìm câu trả lòi cho câu hỏi cơ cấu tổ chức không chính thức tổn tại vì lý do gì và như thế nào là lĩnh vực nghiên cứu riêng của môn tâm lý học xã hội. Giáo trình này sẽ dành sự quan tâm chủ yếu cho cơ cấu chính thức. Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tống hợp các bộ phận (đon vị và cá nhân) có mổì liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quỵền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, nhũng khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Giáo trình Quản trị học 191 Cơ câu tố chức thê’ hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mổi tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức; và các mổì quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 3. Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức Khi xem xét cơ cấu tổ chức các nhà nghiên cứu thường đề cập tới những yếu tố cơ bản như: (1) chuyên môn hóa công việc, (2) phân chia tố chức thành các bộ phận, (3) quyển hạn và trách nhiệm, (4) cấp bậc và phạm vi quản tri, (5) tập trung và phân quyền trong quản trị, (6) sự phổi hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. 3.1. Chuyên môn hóa công việc Adam Smith đã mờ đẩu cuốn sách 'Của cải của các dân tộc' bằng một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hóa lao động trong một xí nghiệp sản xuâ't kim khâu. Miêu tả công việc trong xí nghiệp, Smith viết, ' một người kéo sắt thành sợi mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim'. Mười người trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chi làm được 20 cây kim. Lợi thế cơ bản của chuyên môn hóa lao động là ỏ chỗ thông qua việc phân chia công việc phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tống năng suầìt lao động của cả nhóm sẽ tăng lên gấp bội. 192 Chương 5: Chức năng tổ chức Tại sao chuyên môn hóa có thể làm tăng năng suâ't lao động? Câu trả lời là ờ chỗ không một người nào trên phương diện tâm sinh lý có thê’ thực hiện được tất cả các hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đẩy đủ các kỹ năng cần thiết. Ngược lại, chuyên môn hỏa công việc sẽ tạo nên những nhiệm vụ đon giản, dễ đào tạo để thực hiện. Điều này đã thúc đẩy chuyên môn hoá, biên mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định. Và bởi vì chuyên môn hóa tạo ra vô vàn công việc khác nhau, mỗi ngừời có thế lựa chọn cho minh những công việc và vị trí phù hợp với tài năng và lợi ích của họ. Tuy nhiên, chuyên môn hóa cũng có những hạn chế. Nếu như các nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách ròi nhau và mỗi người chi chịu trách nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đốì địch giữa những người lao động có thể sẽ gia tăng. Đế khắc phục hạn chế của chuyên môn hóa người ta thường sử dụng các kỹ thuật đa dạng hóa và phong phú hóa công việc. 3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tố chức, bao gổm các bộ phận mang tính độc lập tương đốì thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của Cữ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hóa và họp nhóm các công việc, nhiệm vụ và chức năng hoạt động của tổ chức theo chiều ngang đế giao cho những nhà quản trị phụ trách. Nếu không biêt cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộ ...