Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 1 - Lê Văn Hiếu - 6

Đầu tiên bạn cần đánh dấu đoạn văn bản bằng cách chọn toàn bộ khối văn bản. Sau đó trên Tab Insert, trong nhóm Links, chọn Bookmarks. Một hộp thoại xuất hiện để bạn đặt tên ("Breakfast" chẳng hạn) cho Bookmark vừa tạo. Khi đặt tên xong, nhấn Add. Bây giờ hãy tạo mục lục bằng cách sử dụng switch  cùng với tên Bookmark vừa tạo. Ví dụ mục lục cho công thức nấu bữa sáng như sau { TOC  "Breakfast" } Khi đó, trường mục lục sẽ thu thập tất cả mục được đánh dấu bằng các...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình - Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 1 - Lê Văn Hiếu - 6Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Đầu tiên bạn cần đánh dấu đoạn văn bản bằng cách chọn toàn bộ khối văn bản.Sau đó trên Tab Insert, trong nhóm Links, chọn Bookmarks. Một hộp thoại xuấthiện để bạn đặt tên (Breakfast chẳng hạn) cho Bookmark vừa tạo. Khi đặt tên xong,nhấn Add. Bây giờ hãy tạo mục lục bằng cách sử dụng switch  cùng với tên Bookmarkvừa tạo. Ví dụ mục lục cho công thức nấu bữa sáng như sau{ TOC  Breakfast } Khi đó, trường mục lục sẽ thu thập tất cả mục được đánh dấu bằng các HeadingStyle trong toàn bộ vùng được đánh dấu (bookmark) có tên Breakfast.Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 71Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT1. Mail Merge căn bảna. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:1. Những tài liệu ban đầu.2. Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kếthợp với các tài liệu chính.3. Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêmmỗi thông tin riêng của từng người nhận. Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư nhưmong đợi.b. Tài liệu chính Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tàiliệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí làmột phiếu giảm giá.Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 72Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 20071. Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư.Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.2. Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khácnhư tên công ty, chức vụ.c. Thông tin người nhận Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khácnhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệuchính. Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chàotrong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v... Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source),nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sáchliên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệukhác là một bảng (table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access,thậm chí là một tài liệu văn bản. Thông tin người nhận thường được liệt kê theo dòng và cột như trong hình minhhọa. Nguồn dữ liệu phải có cấu trúc rõ ràng để có thể xác định thông tin cho từng khuvực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.d. Bộ tài liệu khi hoàn tất Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạndự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 73Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư...) hoặcgửi qua mạng (như email).Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùngsẽ thay đổi trong từng tài liệu.2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhậna.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (placeholder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư. Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làmthế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận. Mail merge gồm hai phần chính là tài liệu và danh sách người nhận. Sau khi bạnhiểu những gì đang có hai thành phần chủ chốt và làm thế nào có liên quan, bạn sẽ cóthể cài đặt và sử dụng thành công Mail MergesBiªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 74Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tinhoàn chỉnh cho từng người nhận. Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào,nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng. Bạn có thể tạo nó bằngcách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặcOutlook.1. Các cột trong một danh sách đại diện cho một nhóm hay loại thông tin. Mỗi cộtđược xác định bởi một cột tiêu đề. Ví dụ, một khách hàng trong danh sách bạn có thểcó các cột cho họ tên, địa chỉ. ...