Giáo trình word & excel

Công tác văn phòng bao gồm rất nhiều các công việc và không thể thiếu được sự trợ giúp của máy tính. Môn học Tin văn phòng nhằm giúp cho người học sử dụng được các chức năng cơ bản của các chương trình ứng dụng trong bộ Office do hãng Microsoft cung cấp.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình word & excelTin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin Giáo trình word & excel Trang 1Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin LỜI NOI ĐÂU ́ ̀Công tác văn phòng bao gồm rất nhiều các công việc và không thể thiếu được sự trợ giúpcủa máy tính. Môn học Tin văn phòng nhằm giúp cho người học sử dụng được các chứcnăng cơ bản của các chương trình ứng dụng trong bộ Office do hãng Microsoft cung cấp.Đó là, chương trình soạn thảo Word và bảng tính điện tử Excel. Hiện nay, đã có rất nhiều tài liệu, giáo trình viết về Tin văn phòng nhưng vẫn chưatương ứng, phù hợp với yêu cầu, nội dung và thời gian cho học sinh, sinh viên trongtrường. Sau một thời gian giảng dạy ở khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học sưphạm kỹ thuật Hưng Yên, chúng tôi viết cuốn sách này nhằm cung cấp tài liệu học tậpcho sinh viên phù hợp với chương trình môn học Tin văn phòng. Các đối tượng học môntin văn phòng tại trường gồm: học sinh các lớp trung học thuộc khoa Công nghệ thông tin,sinh viên các lớp cao đằng và đại học thuộc khoa Sư phạm kỹ thuật. Chúng tôi đã cốgắng biên soạn các tài liệu tương ứng cho các đối tượng. Tài liệu này giành cho sinh viêncác lớp đại học - khoa Sư phạm kỹ thuật với thời lượng 4 đvht (2 đvht lý thuyết và 2đvhtthực hành) Chúng tôi mong rằng tài liệu này đáp ứng được một phần nào nhu cầu của họcsinh, sinh viên. Khoa Công nghệ thông tin Trang 2Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin MỤC LỤC PHẦN I. MICROSOFT WINWORD Trang 3Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản1.1. Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, những yêu cầu, và những quy trìnhsoạn thảo văn bản1.1.1. Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từchủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó. Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trìnhdiễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuy ển vănbản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việctổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong vănbản.1.1.2. Ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bản Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa. Nhưng ý nghĩa có tính ch ất c ơ b ản nh ấtphải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất.1.1.3. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản 1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắmvững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. 2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác.Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. 3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây làtoàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu l ựcpháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lýcủa các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốchiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và kýhiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấuhợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v... 4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phongkhông được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạtthông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dungvăn bản. 5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thaycho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại vănbản trước khi lựa chọn.1.1.4. Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản1. Bước chuẩn bị Trang 4Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin 1. Xác định mục tiêu 2. Chọn loại văn bản 3. Sưu tầm tài liệu - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nội vụ 4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo 5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan 6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc) - Thẩm quyền - Hình thức - Vi phạm pháp luật2. Bước viết dự thảo 1. Lập dàn bài 2. Thảo bản văn theo dàn bài 3. Kiểm tra3. Các b ...