Hoạt động theo nhóm

Khi nhóm đã được giới thiệu và các thành viên đã bắt tay vào công việc, cũng là lúc mọi người cần hành động như một nhóm và phải hành động một cách hiệu quả nhất. Tất nhiên là các thành viên sẽ triển khai nhiều hình thức phối hợp và tương tác, nhưng đáng tiếc có thể đó không phải là những gì bạn mong đợi. Tùy theo mức độ tham gia của mọi người mà các hình thức hợp tác trong nhóm có thể rất hiệu quả, không hiệu quả, hoặc thậm chí còn gây chia rẽ. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hoạt động theo nhóm Hoạt động theo nhómKhi nhóm đã được giới thiệu và các thành viên đã bắt tay vào công việc,cũng là lúc mọi người cần hành động như một nhóm và phải hành độngmột cách hiệu quả nhất.Tất nhiên là các thành viên sẽ triển khai nhiều hình thức phối hợp vàtương tác, nhưng đáng tiếc có thể đó không phải là những gì bạn mongđợi.Tùy theo mức độ tham gia của mọi người mà các hình thức hợp táctrong nhóm có thể rất hiệu quả, không hiệu quả, hoặc thậm chí còn gâychia rẽ. Nhiệm vụ của trưởng nhóm và các thành viên là phải kiểm tracác hình thức phối hợp này và kịp thời can thiệp khi cần thiết để đảmbảo rằng mọi người sẽ làm việc với nhau một cách hiệu quả, cũng nhưcác phương pháp phối hợp và tương tác sẽ đưa họ tiến đến mục tiêu theođúng lịch trình đã định.Chương này sẽ trình bày các khía cạnh chính trong hoạt động của nhómvà cách bạn cải thiện các hoạt động đó.Lưu ý đến quy trình của nhómTrước hoặc ngay sau khi ra mắt nhóm, tất cả các nhiệm vụ theo yêu cầucủa nhóm phải được xác định, phân công cho thành viên phù hợp, đồngthời đề ra thời hạn hoàn tất. Công việc hoạch định, phân công và sắp xếpthời gian này đòi hỏi ở bạn khả năng phân tích mục tiêu tốt, đồng thờiyêu cầu một số kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề. Việc trình bày tấtcả các nhiệm vụ này vào một biểu đồ PERT hoặc Gantt sẽ làm cho tất cảnhiệm vụ có vẻ hợp lý hơn, thậm chí đơn giản hơn rất nhiều. Đáng tiếclà những biểu đồ này vẫn còn thiếu một yếu tố, đó là quy trình củanhóm. Và những quy trình này thường là yếu tố quan trọng nhất trongcông việc thực hiện theo nhóm. Chúng là dấu hiệu cho thấy mọi chi tiếttrong nhóm đang được phối kết một cách hợp lý.Các quy trình của nhóm có thể được định nghĩa là sự hợp tác và chia sẻthông tin giữa các thành viên và trưởng nhóm. Những quy trình này cóthể thành công hoặc thất bại. Sự hợp tác và chia sẻ thông tin hiệu quả sẽgiúp nhóm tiến đến mục tiêu nhanh chóng và dễ dàng. Ngược lại, cho dùcác cá nhân hoàn thành phần việc của mình một cách xuất sắc, họ hầunhư vẫn không thể tạo ra hiệu suất hoạt động nhóm như nhà tài trợ và tổchức mong đợi. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn có nhiệm vụ quan tâmchặt chẽ đến các quy trình của nhóm. Bạn phải xác định xem các quytrình đó đang hoạt động thế nào. Nếu chúng đang hoạt động kém hiệuquả, bạn phải tìm ra nguyên nhân để tìm ra cách giải quyết phù hợp.Tinh thần hợp tácBạn đã bao giờ xem một trận bóng rổ, trong đó có một cầu thủ luôn ghiđiểm hầu như bất cứ lúc nào anh ta giành được bóng? Đồng đội của anhta chuyền bóng cho anh mỗi khi họ ở vào vị trí bất lợi hoặc bị cầu thủđối phương kèm chặt. Nhưng vẫn có những người quá ham bóng, chẳngbao giờ chịu chuyền ngay cả khi đồng đội đang ở vị trí thuận lợi dễ đưabóng vào rổ. Ví dụ này minh họa cho một tinh thần không hợp tác màbạn phải theo dõi trong nhóm của mình. Đặc biệt, hãy kiểm tra xem liệucác thành viên trong nhóm có chia sẻ công việc khi họ tiến tới mục tiêuhay không, hoặc liệu có một cá nhân đang cố làm tất cả hay không. Mặcdù thành viên này có năng lực thật sự, nhưng cách hành xử của anh tacũng sẽ ngăn cản sự tham gia của người khác và làm chậm toàn bộ tiếntrình. Ngoài ra, hãy để ý đến tất cả mọi thành viên, kể cả trưởng nhóm,nếu họ có những biểu hiện sau đây:+ Có vẻ luôn ca ngợi thái quá về thành tích của nhóm+ Luôn nài ép nhận được phần lớn hơn trong nguồn lực của nhóm+ Thường che giấu hoặc không sẵn lòng chia sẻ thông tinNhững hành vi như vậy sẽ làm suy yếu sự tận tâm của mọi người vàgiảm sự gắn kết trong nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm phải cótrách nhiệm loại bỏ những hành vi đó. Bạn sẽ nhận ra sự hợp tác lànhmạnh, nếu bạn quan sát thấy các thành viên trong nhóm làm những điềusau:+ Đặt quyền lợi của nhóm lên trên quyền lợi bản thân+ Trao một phần ngân sách, thời gian sử dụng phòng thí nghiệm, hay cácnguồn lực khác mà họ có cho thành viên cùng nhóm, nếu người này cóthể sử dụng hiệu quả hơn+ Nhiệt tình chia sẻ niềm tin vào sự thành công+ Làm thêm giờ cho các dự án của nhóm+ Xử lý những điểm khác biệt và đề ra lịch trình giữa các thành viên+ Ngăn cản không để sự bất đồng trở thành vấn đề cá nhânĐiểm cuối cùng đáng được quan tâm đặc biệt, bởi vì sự thù hận cá nhânchính là yếu tố phá hoại và làm cho mô hình nhóm sụp đổ. Theo chuyêngia Jeffrey Polzer, mâu thuẫn trong quan hệ khiến mọi người xao lãngcông việc và giảm sự tận tâm dành cho nhóm, cũng như các mục tiêucủa nhóm. Ông viết: Một số nhóm không thể kết thúc cuộc họp màkhông có những cơn giận bùng phát, sự chỉ trích công khai và nhữngcảm giác nặng nề. Khi điều này xảy ra, các thành viên trong nhóm có thểphản ứng bằng cách rút lui khỏi cuộc tranh cãi, hoặc cố giữ gìn mối quanhệ của họ bằng cách tránh chạm trán.Nếu bạn quan sát thấy loại mâu thuẫn này, hãy lập tức làm điều gì đó đểngăn chặn trước khi mọi việc trở nên xấu hơn. Hãy làm bất cứ điều gìcần thiết để đưa các bên thù địch đến gần nhau, xem xét mâu thuẫn mộtcách công bằng, khách quan và tìm hướng giải quyết. Nếu một trong haibên hoặc cả hai bên tỏ ra quá cứng rắn, hãy nghĩ đến phương án loạinhững cá nhân này ra khỏi nhóm.Làm thế nào để nhóm xây dựng được mâu thuẫn lành mạnh?_Nhữngnhà quản lý hiệu quả biết rằng mâu thuẫn giữa các vấn đề là điều tựnhiên, thậm chí là điều cần thiết. Những nhóm có các cá nhân biết tháchthức tư duy của nhau sẽ đạt được sự hiểu biết hoàn chỉnh hơn về cácchọn lựa của họ, tạo ra nhiều phương án hơn và đưa ra quyết định chínhxác hơn. Thách thức này làm cho các mâu thuẫn mang tính xây dựng,không sa đà vào sự công kích cá nhân.Dựa trên nghiên cứu về sự tác động tương hỗ của mâu thuẫn lên chínhsách và việc ra quyết định trong nhóm, Kathleen Eisenhardt, JeanKahwajy và L. J. Bourgeois III đã đúc kết sáu chiến thuật vẫn được cácnhóm quản lý hiệu quả sử dụng. Đó là:1. Làm việc với nhiều luồng thông tin2. Triển kh ...