Hướng dẫn thực hành kế toán máy tính trên Excel 2010: Phần 2

Phần 2 Tài liệu Thực hành kế toán máy tính trên Excel 2010 có nội dung trình bày các vấn đề như xoay dữ liệu, thêm dữ liệu từ những nguồn khác, thiết kế dữ liệu để xem và in, xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác, phân loại và lọc dữ liệu và các nội dung khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hướng dẫn thực hành kế toán máy tính trên Excel 2010: Phần 2 162 Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác XoQỤ dữ liệu: Xem dữ iệu bồng một cách khác Những điếm chính K Tim hiển một Pivoííable là qì M Tạu một Pivollable cơ bản M Mở rộíiỊị một PivotTabỉe M Hiển fbị dữ liộii bằng đồ ibị hàng cách sử clựìKị PwoiChart K hỏi đ ộ n g Câu hỏi 1. Khi nào bạn nên sử dụng một PivotTable? 2. Môi quan hệ giữa m ột PivotTable và m ột bảng (table) bình thường là gi? 3. Ba quy tắc để tổ chức đừ liệu được sử dụng trong mỗi PivotTable là gì? 4. Một d ata cube là gì? 5. Mối quan hệ giữa các ô giá trị và các ô tiêu đề trong m ột PivotTable là gì? Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác 163 6. Cách (lỗ n h ấ t để thêm các trường (field) vào một PivotTable là gì? 7. Làm th ế nào bạn tbav đối các tiêu đề hàng và cột trong một PivotTable? 8. Các công thức thông thường n h ất được sử dụng trong PivotTable là gì? 9. M ột P ivotC hart là gì? 10. Tâ’t cả loại biểu đồ có th ể được sứ dụng để tạo m ột PivotC hart hay không? Tăng tôc Nếu b ạn dă hoàn toàn hiếu một PivotTable là gì? Cách tạo một PivotTable tro n g Excel 2010, cách vẽ biếu đồ dừ liệu được xoay (piv- oted), và tại sao bạn muôn sử dụng một PivotC hart hoặc một PivotTable, hãy nhảy đố^n chương tiếp theo. ghiôn cứu đã cho thấy đầu óc con người có th ể xử lý mỗi lần chỉ rấ t nhiều m ảnh dữ liệu duy nhất. Nếu bạn cố tóm tắ t dừ liệu tro n g m ột bảng tính lớn đáng kể, khả năng là người xem báng sẽ bị quá tải thông tin , làm cho khó hiểu dừ liệu m ột cách có ý nghĩa. Làm th ế nào b ạn làm việc với các lượng lớn dữ liệu? Bạn có th ể làm m ột số việc: Tạo bằng tay m ột số sheet tổng k ết cố tín h toán dữ liệu; tạo m ột outline để k ế t nhóm các phần tử dữ liệu trờ th à n h các phần khả dụng và sau đó tổng k ết chúng; hoặc xem dữ liệu từ m ột cấp độ cao hơn đê’ bạn có th ể th ấy được bức tranh lớn hơn. Mặc dù bạn có thố' tạo bằng tay một khung xem câV độ cao hơn bằng viộc tạo một chuỗi các công thức cho mỗi loại phép tính, nhưng tiến trìn h cló m ất thời gian và dễ sai sót. Thay vào đó, trong chương này bạn học cách yêu cầu Excel tổng kêL dữ liệu một cách khá linh hoạt băng việc sử dụng các chức năng pivoting. Các PivotTablo cho phép bạn xem dữ liệu Excel m ột cách gọn hởn và dẽ hiểu hon. Chúng giúp bạn kê^t hợp dữ liệu và th ấy những môl quan hộ giừa các giá trị m ột cách nhanh chóng và ciễ dàng. Các PivotTable cho phép bạn xử lý dữ liệu bằng một cách mới m à bạn không cần phải làm một lượng lớn công việc. Excel có hai tín h năn g pivoting (xoay): » l^ivolTobỉe: 'iạo các iibÓDì (lữ Ìiệìi sao cho bạn có thể thấy dử ỉiệiì dưới dạniị các bảng (table). M Ị^ívolCbart: sửciinig kổ! cptả PivotTabìe đ ễ lạo trực tiếp một biềii đồ tử d ữ liộii được xoav- 164 Chương 6: Xoay dư liệu; Xem dữ liệu bằng m ột cách khác Trong chương này bạn b ắt đầu bằng việc học về m ột sô’ ứng dụng thông thường của dữ liệu được xoay. Sau đó sau Idii bạn hiểu bạn có thể sử dụng m ột PivotTable như th ế nào, bạn có th ể tạo m ột PivotTable cơ bản, cải tiến nó và vỗ biếu đồ nó trong m ột PivotC hart. G ió i th iệu c á c P ivotT able Một câu hỏi mà bạn thường nghe thấy khi được đưa cho dữ liệu để phân tích là Dữ liệu này có nghĩa gì? Nếu lượng dữ liệu m à bạn có đủ nhỏ, bạn có th ể tổng k ết dữ liệu bằng tay và tạo m ột biểu đồ để tr ả lời câu hỏi. Tuy nhiên, khi bạn làm việc với các lượng lớn dừ liệu, lượng dừ liệu có th ệ làm bạn choáng ngợp. Trong nhiều trường hợp c.ó nhiều dữ liệu đến nỗi tổng k ết nó một cách có ý nghĩa th ì Idiông th ể được. Một giải pháp là xây dựng m ột PivotTable Excel cho dữ liệu. Khi bạn thay dổi dữ liệu từ m ột file ílat th à n h m ột PivotTable, bạn có th ể tổng kết nhanh đừ liệu được bằng m ột scí cách b ấ t kỳ. Khi bạn pivot dữ liệu, bạn không quay nó sang m ột phía; thay vào đó bạn thay đổi góc mà bạn xem dừ liệu. Bạn bước lùi lại từ nó. Thay vì xem những gì mà mỗi dữ liệu phải th ể hiện, bạn lắp ghép các mẫu dữ liệu lại với nhau và để Excel phân tích nhừng gì m à các câu hỏi dữ liệu có th ể cho bạn biết. Dữ liệu mà sẽ được sử dụng trong m ột PivotTable được tổ chức sao cho Excel có th ể dễ hiểu dữ liệu nào có quan hệ. Giả sử bạn làm việc với dữ liệu hàng tồn kho cho m ột cửa hiệu v ật cưng và b ạn có dữ liộu sau đây: Item Namo D ate Sold C ustom cr Name Cc Cat 1-Jan Jane 45 Dog 1-Feb Janc 33 Bircl 1-Mar Jane 46 Cat 1-Jan Joe 45 Dog 1-Feb Joe 33 Bird 1-Mar Joe 46 Cat 1-Jan Mike 45 Dog 1-Feb Mike 33 Bird 1-Mar Mike 46 Cat l'Ja n Harry 45 Dog 1-Feb Harry 33 Bird 1-Mar Harry 46 Cat 1-Jan Sam 45 Dog 1-Feb Sam 33 Bird 1-Mar Sam 46 Chưđng 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác______________ 165 Thông tin cho m ột món hàng cụ thố được bán trên m ột khách hàng cụ th ể và m ột ngày cụ thể. D anh sách các rocord (bán ghi) râ t lớn với các giá trị trù n g lặp trong m ột số cột. Bây giờ bạn sẽ làm việc với chỉ 15 record này. Trong trường hợp này, bạn có thế pivot dữ liệu để b iết mỗi món hàng đó đã được bán khi nào, nó dược bán ch ...