Khuấy động các cuộc họp

Điều khiển một cuộc họp đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, người điều khiển cần phải có phản ứng nhanh, ngoài ra họ còn không được phép sao nhãng bất cứ quy tắc nào, ngay cả việc sắp xếp phòng họp - một nhân tố mà mình nó có thể gây ảnh hưởng mang tính quyết định tới sự thành công hay thất bại của cuộc họp.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khuấy động các cuộc họpKhuấy động các cuộc họpĐiều khiển một cuộc họp đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, người điều khiển cần phải có phảnứng nhanh, ngoài ra họ còn không được phép sao nhãng bất cứ quy tắc nào, ngay cảviệc sắp xếp phòng họp - một nhân tố mà mình nó có thể gây ảnh hưởng mang tínhquyết định tới sự thành công hay thất bại của cuộc họp.Người điều khiển cuộc họp đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra sự tiếp nối suôn sẻ của mộtcuộc họp. Bằng cách thực hiện một vài quy tắc cơ bản sau, người điều khiển có thể tránh đượcnhững thất bại thường gặp và đảm bảo được tính hiệu quả tối thiểu cho mục tiêu đã đề ra trướccuộc họp.Xác định phạm vi cụ thểBất cứ cuộc họp nào cũng phải có một phạm vi cụ thể và càng hẹp càng tốt. Người điều hànhcuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu đạt tới và trong một thời gian giới hạn. Những thông tin nàycần phải được truyền đạt tới những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành. Việc xácđịnh phạm vi phải mang tính mệnh lệnh. Trong trường hợp ngược lại bạn sẽ rơi vào những cuộchọp không đi tới đâu, triền miên, kéo dài nhiều giờ và để lại ấn tượng xấu với những người thamdự. Một phương pháp hiệu quả để khoanh vùng cuộc họp: Hệ thống hóa việc thực hiện chươngtrình nghị sự với những mục tiêu cần đạt tới. Chỉ một vài dòng thông báo với những người cóliên quan qua e-mail cũng có thể làm nên chuyện.Chọn địa điểm họpTham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đềucảm thấy thoải mái, bạn phải để tâm tới nơi định tổ chức cuộc họp. Sai lầm thường gặp làchúng ta tổ chức họp trong một căn phòng quá lớn trong khi số người tham dự chỉ có vài người,không gian bị loãng và tạo cảm giác oai nghiêm. Bạn phải chọn phòng họp hợp lý với số ngườitham dự. Ngoài ra để tạo sự thoải mái, bạn có thể bố trí thêm nước trong phòng-nước được coilà “chất xúc tác năng lượng” và đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp.Tạo bối cảnhPhần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo được sự tintưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả mọi người cùng chia sẻmột quan điểm về quyết định đã được đưa ra. Sau khi mở đầu, người điều khiển phải luôn bắtđầu với những vấn đề quan trọng nhất hay khó xử nhất. Nếu không, những vấn đề này sẽ đượcxử lý một cách vội vã vào cuối buổi họp và có nguy cơ không đưa ra được bất cứ quyết địnhnào.Lời nói và cấp bậcVai trò của người điều khiển là trung tâm. Anh ta đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trìnhnghị sự và đặc biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểubằng cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khingười điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự. Tuy nhiên cần chú ý, tùytheo mục đích của cuộc họp, việc tách riêng người điều khiển và người quản lý có thể có hiệuquả hơn. Ví dụ đối với một cuộc họp sáng kiến, mục tiêu là tìm ra các giải pháp sáng kiến,người điều khiển có chức vụ cao có thể gây ảnh hưởng quá lớn tới việc trao đổi. Ví như: ngườiđiều hành đưa ra chủ đề “Bạn nghĩ gì về ý kiến đáng khen này”? Sau đó việc trao đổi sẽ khôngcòn có hiệu quả nữa.Áp dụng linh hoạtTất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng. Tuy nhiêncòn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một cách cứng nhắc nhữngquy tắc đó. Nói cách khác, hãy để một biên độ cho chính những người tham dự. Chúng ta khôngthể kiểm soát được hết mọi tình huống trong cuộc họp. Người điều khiển cuộc họp phải biếtcách đối phó với những tình huống bất ngờ, đôi khi nên tạo ra sự hỗn độn để làm xuất hiện ýkiến của người này hay người khác. Cần phải luôn luôn cho người tham dự biết rằng họ có tráchnhiệm tham gia vào cuộc họp. Nếu không đó sẽ không là một cuộc họp nữa mà nó sẽ biếnthành một hội nghị mà chỉ có những người điều hành mới lên bục phát biểu.(Theo Management)Nguồn : bwportal ...