Kiểm soát nội bộ và nhà Quản trị cần biết

Xin được tóm tắt và giới thiệu với các Anh/Chị một số kiến thức về Kiểm soát nội bộ (internal control) bao gồm: Tổng quan về kiểm soát nội bộ Đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kiểm soát nội bộ và nhà Quản trị cần biết Kiểm soát nội bộ - NhàQuản trị cần biếtXin được tóm tắt và giới thiệu với các Anh/Chị một số kiến thứcvề Kiểm soát nội bộ (internal control) bao gồm:  Tổng quan về kiểm soát nội bộ  Đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộTuy kiến thức được giới thiệu và chọn lọc ở đây chỉ mang tínhchất tham khảo nhưng hy vọng sẽ giúp các anh/chị có cái nhìn rõnét hơn về KSNB của doanh nghiệp. Các anh/chị nào muốnnghiên cứu sâu hơn về vấn đề này, vui lòng liên lạc với chúng tôiđể có thể nhận được các tài liệu hỗ trợ các anh/chị nghiên cứu.Tổng quan về Internal ControlCông ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinhdoanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏinghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ýtưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo,nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn?Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn nhữngviệc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách làngười chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệthống kiểm soát nội bộ là cần thiết?Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lýcủa nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lýtheo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điềuhành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hìnhnày đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chếthông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gianlận.Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơchế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằngnhững quy định rõ ràng nhằm:  Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),  Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…  Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,  Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,  Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,  Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộNhững yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội bộTùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty màhệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nóichung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnhhưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là cácyếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của côngty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đứcnghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, vềviệc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bảncác nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trườngkiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệthống kiểm soát nội bộ.2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hìnhhay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thểbị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặcbên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xácđịnh các rủi ro.3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch,không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sựcố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở,tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mởrộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ doxa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làmthay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về cácsản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốnảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới ...Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bênngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu vàtiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuấthiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hạicủa chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nộibộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảmtính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đếnđúng người có trách nhiệm.5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi vàđánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảonó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng nhưđược cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soátvà báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thốn ...