Kỹ năng nghiệp vụ thư ký văn phòng (In lần thứ 4): Phần 2

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của tài liệu Kỹ năng nghiệp vụ thư ký văn phòng (In lần thứ 4) tiếp tục cung cấp cho người đọc các kiến thức: Nghiệp vụ giao tiếp hành chính, nghiệp vụ biên tập văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu, quan hệ của người thư ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng nghiệp vụ thư ký văn phòng (In lần thứ 4): Phần 2CHƯƠNG VNGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH•■Như đả trình bày ở phần trên, văn phòng luôn là đầu mối,là trung tâm giao tiếp của cơ quan và những người trực tiếpthực hiện chức năng giao tiếp đó chính là các thư ký văn phòng.Để tiên hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt. các thư kývăn phòng cần phải nắm vững các hình thức giao tiếp, cácnguyên tắc và kỹ năng giao tiếp cũng như những nghiệp vụ cụthể mà người thư ký cần áp dụng và thực hiện khi tham gia vàocác hoạt động hành chính ở cơ quan.I. CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾPChúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu. một hoạtđộng không thể thiếu được của con người. Để thoả mãn nhu cầuthông tin. trao đổi. giao dịch và chia sẻ. con người đã sáng tạora nhiều hình thức giao tiếp khác nhau. Trong cuốn sách “Kỹnăng giao tiếp trong hành chính” Giáo sư Mai Hữu Khuê và tậpthể tác giả đã đưa ra cách phân loại các hình thức giao tiếp nhưsau:Nếu xét ổ góc độ tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếpcó thể chia thành hai loại:+ Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiếp không qua các khâu trunggian, giao tiếp “mặt đối mặt”.92+ Giao tiếp gián tiếp: Thông qua các phương tiện trung giannhư thư từ. sách bao. văn bản.- Nêu theo tính chất của giao tiêp thì có thể chia hoạt độnggiao tièp thành hai loại:+ Giao tiếp chính thức: Là những hoạt động giao tiêp đượctổ chức và tiên hành theo quy định của pháp luật, theo một quytrình đã được thể chè hoá như: mít tinh, hội họp. tiêp dán. họctập. hội thảo...+ Giao tiếp không chính thức: Là những giao tiếp có tínhchất cá nhân, tuy không bị ràng buộc bời những quy định cótính chất pháp lý. nhưng lại tuân theo những quy tắc và tậpquán xã giao (giao tiẻp bạn bè hoặc các cuộc trao đổi có tínhchất riêng tư ỏ cơ quan ).- Nếu dựa vào tám thè thì hoạt động giao tiêp có thể chialàm 3 loại:+ Giao tiếp ở thè vững mạnh.+ Giao tiếp ở thè yêu.+ Giao tiêp ỏ thè cân băng.Trong hoạt động văn phòng, các thư ký chủ yếu là tham giavào các giao tiêp chính thức, dồng thời vẫn có cả các giao tiếpkhông chính thức (trao dổi chuyện cuộc sống, chuyện gia đình...với đồng nghiệp, với thủ trưởng). Cac thư ký có thể thực hiệncác giao tiếp trực tiếp như: tiêp khách đèn làm việc với thủtrưởng và cơ quan, phát biểu trong các cuộc họp và hội nghị, báocáo công việc trực tièp với thủ trưởng... Bên cạnh đó. các thư kýcùng cần thực hiện các giao tiếp gián tiếp như: giao tiêp quaviệc biên tập và soạn thảo các thư từ. văn bản. tài liệu hoặc tiêpnhận và giải quyết các thông tin trong văn bản. Đặc biệt, các93thư ký văn phòng hiện nay hầu hết đều phải tham gia vào mộthình thức giao tiếp nửa trực tiếp, nửa gián tiếp - đó là giao tiếpqua điện thoại.Như vậy có thể nói, trong quá trình làm việc, người thư kývăn phòng (bao gồm cả Chánh, phó văn phòng, các chuyên viênvà nhân viên) hầu hết đều tham gia vào các hình thức giao tiếpcơ bản sau đây:1. Giao tiếp (trao đổi và xử lý thông tin) qua điện thoại.2. Giao tiếp trong các cuộc họp. hội thảo, hội xighị.3. Giao tiếp qua việc biên tập và xử lý thông tin bằng vănbản. thư từ giao dịch.4. Giao tiếp qua việc tiếp khách của thủ trưởng và kháchđến làm việc, giao dịch vói cơ quail.Ngoài các giao tiếp chính thức trên đây, các thư ký vănphòng còn thực hiện các giao tiếp không chính thức trong quanhệ cá nhàn vối đồng nghiệp, vói các nhân viên phục vụ. vớinhững người lảnh đạo trong cơ quan.Các hoạt động giao tiếp của ngiíòi thư ký. dù là trực tiếphay gián tiếp, đểu giúp người thư ký hoàn thành tốt các nhiệmvụ được giao. Nói một cách khác, các hoạt động giao tiếp có ảnhhưởng và tác động rất lốn đến hiệu quả công tác của ngườithư ký.Tuy nhiên trong giáo trình này, chúng tôi chủ yếu đi sâuvào các hoạt động giao tiếp chính thức của người thư ký. Chúngtôi tạm sử dụng khái niệm giao tiếp hành chính để chỉ nlnìnghoạt động giao tiếp chính thức và cũng để phân biệt vối nhữnggiao tiếp có tính chát cá nhân của người thư ký văn phòng. Nóimột cách khác, giao tiếp hành chính là những hoạt động giao94tiếp chính thức nham giải quyèt cac vấn dể. các môi quan hệ cóliên quan đèn việc thực hiện chức năng nhiệm vụ và quyển hạncủa cơ quan. Trong đó. người thư ký văn phòng thực hiện cácgiao tiếp đó với tư cách là một cán bộ của cơ quan, đại diện chocơ quan và cũng phải chịu trách nhiệm vé hành vi giao tiêp củamình theo nhiệm vụ và chức trách được giao.II. CÁC NGUYÊN TẮC TRONG GIAO TIÊP HÀNH CHÍNHĐể có thể thực hiện các hoạt động giao tiêp của mình mộtcách tot nhất, đưa lại những hiệu quả tôt đẹp cho sự phát triểncủa cơ quan, các cán bộ nói cluing và các thư ký văn phòng nóiriêng phải nắm vững và có khả năng vận dụng các nguyên tắccơ bản trong giao tièp.Trong cuôn: “Kỹ nàng giao tiếp hành chính” của G.s. MaiHữu Klmẻ và tập thể tác giả đã đưa ra bốn nguyên tắc giao tiếpcơ bản sau đây:1. Đ ám bảo sự hài hoà về m ặ t lơi ích giữa các bên th a mgia giao tiế pNguyên tắc này được đưa ra dựa ...