Kỹ năng tiếp xúc và tư vấn khách hàng của luật sư

Tiếp xúc khách hàng là giai đoạn đầu tiên cho công việc của luật sư tư vấn. Nhiều người không chú ý đến giai đoạn này, nhưng thực chất nó là bước định hướng cho sự phát triển mối hợp tác giữa chúng ta và khách hàng sau này. Chúng ta sẽ phải tạo ấn tượng trong giai đoạn đầu tiên này để khách hàng có quyết định cuối cùng là có ký hợp đồng dịch vụ pháp lý với chúng ta hay không.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng tiếp xúc và tư vấn khách hàng của luật sư Kỹ năng tiếp xúc và tư vấn khách hàng của luật sư Tiếp xúc khách hàng là giai đoạn đầu tiên cho công việc của luật sư tư vấn. Nhiều người không chú ý đến giai đoạn này, nhưng thực chất nó là bước định hướng cho sự phát triển mối hợp tác giữa chúng ta và khách hàng sau này. Chúng ta sẽ phải tạo ấn tượng trong giai đoạn đầu tiên này để khách hàng có quyết định cuối cùng là có ký hợp đồng dịch vụ pháp lý với chúng ta hay không. Chúng ta cũng có thể đưa ra những phán đoán và kiểm tra chúng thông qua trao đổi với khách hàng. Từ khi bắt đầu buổi tiếp khách hàng cho đến lúc kí được hợp đồng dịch vụ pháp lý là một chặng đường dài đòi hỏi sự cố gắng của cả luật sư và khách hàng. Mỗi luật sư có phương pháp tiếp cận khách hàng với những kĩ năng riêng. Tuy nhiên, vẫn có những vấn đề chung mà bất kì luật sư nào làm công việc tư vấn cũng phải trải qua. 1. Kĩ năng tiếp xúc khách hàng và tìm hiểu yêu cầu tư vấn trong trường hợp khách hàng có thông báo trước. Trong thời buổi bùng nổ công nghệ thông tin và các văn phòng, công ty luật cũng ra sức quảng bá cho mình, phổ biến các thông tin như website, email, điện thoại…thì việc khách hàng tìm hiểu về luật sư qua các thông tin này cũng là điều đương nhiên. Rất nhiều khách hàng trước khi gặp gỡ luật sư đã có hẹn trước nhờ những phương tiện trên hoặc qua giới thiệu của người quen, của khách hàng cũ của luật sư. Vì không gặp trực tiếp để nhìn thấy sắc diện và những phản ứng của khách hàng nên luật sư phải hết sức tinh tế và nhanh nhạy trong việc nắm bắt yêu cầu và thái độ của khách hàng qua giọng nói hoặc ngôn từ sử dụng trong email. Từ việc phán đoán các yêu cầu, cũng như thói quen tâm lí của khách hàng luật sư sẽ đưa ra những phương thức tiếp xúc khách hàng cho phù hợp. Luật sư phải tạo cho họ cảm giác yên tâm về con người và năng lực của mình để họ có nhu cầu trực tiếp tìm gặp luật sư để yêu cầu một dịch vụ pháp lý. Trong trường hợp này, giao tiếp của luật sư và khách hàng thường xoay quanh vấn đề tư cách của luật sư, nhân thân của khách hàng. Ngoài ra, khách hàng có thể trình bày qua về nội dung yêu cầu của mình. Tùy phương thức tiếp xúc mà luật sư đưa ra cách xử sự phù hợp, tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm là đã tìm đúng người, từ đó thúc đẩy một cuộc gặp gỡ trực tiếp 1. Tiếp xúc gián tiếp với khách hàng + Nếu khách hàng tiếp xúc với luật sư qua điện thoại. Điều này khá phổ biến vì hiện tại, điện thoại là phương tiện liên lạc nhanh và hữu hiệu. Khách hàng có thể có được số điện thoại của chúng ta qua người quen, qua khách hàng cũ của chúng ta hay họ thất thông tin của chúng ta trên báo chí. Vì vậy, họ gọi điện vừa có nhu cầu tìm hiểu, vừa mang tính chất thăm dò. Nhận những cuộc điện thoại như vậy, luật sư phải nắm bắt được những bất an của khách hàng, thể hiện được sự nhiệt tình, lịch sự của luật sư nhưng lại không được quá vồ vập với yêu cầu của khách hàng. Đầu tiên, luật sư phải giới thiệu tên mình, tên văn phòng/công ty luật của mình dù khách hàng đã biết họ gọi đến đâu và có khi còn yêu cầu gặp trực tiếp ai. Luật sư cũng phải hỏi được những thông tin về người đang nói chuyện với mình, xem họ có phải là người yêu cầu và người có liên quan đến nội dung công việc yêu cầu hay không. Có những trường hợp, người đang nói chuyện với luật sư không phải là người yêu cầu và cũng không có liên quan gì đến công việc. Ví dụ, một yêu cầu tư vấn về hợp đồng lao động, nhưng người gọi điện đến cho luật sư không phải là người lao động, mà là vợ của người đó hoặc một người bạn nào đó của người vợ để hỏi hộ thông tin. Do vậy luật sư phải hỏi rất rõ về tư cách người đang nói chuyện với mình, thông tin tóm tắt nội dung công việc và người yêu cầu mình. Từ đó, luật sư ước lượng thời gian tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan để đưa ra một cuộc hẹn với người yêu cầu, cũng như số điện thoại và các phương thức liên lạc với họ. Những thông tin luật sư tìm hiểu được sẽ giúp luật sư chuẩn bị tốt cho cuộc gặp trực tiếp với khách hàng +Khách hàng liên hệ với luật sư qua email: Email cũng là phương tiện làm việc hữu hiệu giữa các bên. Tuy phương thức liên lạc này mất thời gian hơn qua điện thoại, nhưng bù lại, ít tốn kém hơn và các bên trao đổi được nhiều thông tin hơn, các thông tin được lưu lại làm căn cứ cho cuộc gặp trực tiếp. Luật sư có thể tìm hiểu được đầy đủ những thông tin mình muốn để chuẩn bị các phương án tư vấn. Do vậy đây là phương thức trao đổi ưu việt với những vụ việc không yêu cầu quá gấp về mặt thời gian hoặc các bên có điều kiện thường xuyên check mail, cập nhật các thông tin. Dù khách hàng đã liên hệ với luật sư bằng phương thức nào thì cuộc gặp giữa các bên cũng không phải là lần đầu tiên hai bên làm việc với nhau. Đó chỉ là lần tiếp xúc trực tiếp đầu tiên để khách hàng cụ thể hóa yêu cầu của mình, nhận được lời tư vấn từ phía luật sư và luật sư thì chuẩn bị các phương án tư vấn và hai bên kí kết hợp đồng dịch vụ pháp lý. 2. Giao dịch trực tiếp với khách hàng. + Chuẩn bị cho buổi tiếp khách hàng Với việc đã tiếp xúc qua điện thoại, email, luật sư đã biết sơ qua về nội dung công việc và yêu cầu của khách hàng. Để có buổi tiếp khách hàng theo lịch hẹn đạt hiệu quả cao, luật sư cần phải có những chuẩn bị nhất định. Trước tiên, luật sư phải hệ thống lại nội dung công việc, những yêu cầu của khách hàng thông qua thông tin mà khách hàng cung cấp, từ đó dự kiến những tình huống có thể phát sinh, những phương án để tư vấn cho khách hàng lựa chọn. Luật sư cần chuẩn bị một số câu hỏi dự kiến hỏi khách hàng để làm rõ vụ việc. Thông thường, qua điện thoại hoặc email khách hàng chỉ cung cấp sơ qua các thông tin, nên luật sư phải chuẩn bị các câu hỏi để hướng cuộc nói chuyện vào những vấn đề mà mình muốn khai thác. Luật sư cũng cần tìm những văn bản pháp luật điều chỉnh nội dung vụ việc, chuẩn bị để đưa một danh mục cho khách hàng tìm hiểu, nếu cần thiết có thể cung cấp luôn văn bản cho khách hàng. Tuy đây không phải là nghĩa vụ bắt buộc của luật sư, như ...