Làm thế nào để quản lý dự án hiệu quả?

Quản lý dự án một cách hiệu quả có nghĩa là: suy nghĩ trước khi hành động, xác định và xử lý các vấn đề tiềm năng trước khi chúng xảy ra và liên tục theo dõi để xác định xem hành động của bạn có đạt được kết quả mong muốn hay không, không kiểm soát mọi hoạt động đơn lẻ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Làm thế nào để quản lý dự án hiệu quả? LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ? 1. Giới thiệu Quản lý dự án một cách hiệu quả có nghĩa là: suy nghĩ trước khi hành động, xác định  và xử lý các vấn đề tiềm năng trước khi chúng xảy ra và liên tục theo dõi để xác định  xem hành động của bạn có đạt được kết quả mong muốn hay không, không kiểm soát   mọi hoạt động đơn lẻ. Giám sát tiến độ Theo dõi hoạt động của dự  án. Cần trả  lời câu hỏi như  “Có các hoạt động đã được   hoàn thành theo kế hoạch?” “Có bàn giao được sản phẩm như  dự  kiến?” “Công việc  của dự án có tiến triển như dự kiến không?” Ở cấp độ cơ bản, nó là một quá trình thụ  động, nó không thay đổi gì cả. Thay vào đó, nó cho quản lý dự  án biết hiệu suất của   dự  án nằm  ở tiền, thời gian, rủi ro, chất lượng hay các lĩnh vực khác của tiến độ  dự  án. Đánh giá dự án Có xu hướng tập trung vào việc theo dõi tiến độ ở các cấp cao tức là kết quả của dự  án. Đánh giá có xu hướng khám phá các câu hỏi như, “Dự án có đạt được các kết quả  dự kiến không?” “Dự án có góp phần vào mục tiêu cuối cùng của nó không?” Dữ liệu   đánh giá được thu thập và phân tích không thường xuyên và thường yêu cầu can thiệp   chính thức hơn (thường là bởi các cố  vấn kỹ  thuật hoặc đánh giá bên ngoài) để  hiển   thị kết quả dự án. Kiểm soát dự án Liên quan đến việc thiết lập các hệ  thống và quy trình ra quyết định để  quản lý sự  khác biệt giữa kế hoạch (phạm vi, chi phí, tiến độ, vv) và thực tế thực hiện dự án. Nó  cũng liên quan đến việc những khác biệt và thay đổi trong dự án được quản lý như thế  nào, ghi chép và truyền đạt với các bên liên quan. Mềm dẻo Cố  gắng kiểm soát mọi khía cạnh của một dự  án có thể  đảm bảo cơ  hội thành công   lớn nhất, nhưng bạn cũng không bao giờ có thể kiểm soát mọi thứ, nên điều đó không  thành vấn đề. Ngoài lập kế hoạch và giám sát tốt, hầu hết các dự án thành công cũng sẽ  đòi hỏi sự  linh hoạt để  cho phép điều chỉnh và giải quyết vấn đề. Như  vậy, bạn cần phải nhớ  rằng, tại bất kỳ thời điểm nào, kế  hoạch cũng đại diện cho những suy nghĩ hiện tại   của bạn về  mục tiêu của dự  án. Kế  hoạch dự  án, báo cáo chi tiêu, và các cuộc họp   nhóm sẽ  không đảm bảo thành công của dự  án. Với tư  cách là người quản lý dự  án,   bạn phải linh hoạt và có thể  quản lý các thay đổi khi chúng xảy ra và suy nghĩ sáng  tạo khi không thể tiếp cận theo cách thông thường. Thay đổi tài liệu Điều quan trọng là phải xác định và ghi lại đúng tất cả  các thay đổi từ  phạm vi ban   đầu của dự án . Nếu các phương pháp dự đoán chưa bao giờ được thử trước đây, điều   quan trọng là phải mô tả  những gì bạn đề  xuất và kết quả  bạn hy vọng đạt được.  Bạn càng ít chắc chắn rằng kế hoạch sẽ hoạt động chặt chẽ thì bạn càng nên theo dõi   hiệu suất liên tục để  xác định sai lệch so với kế  hoạch càng nhanh càng tốt. Nếu  phương pháp tiếp cận được lên kế hoạch có vẻ không hoạt động, cần phải có các lựa  chọn rõ ràng về cách sửa đổi các kế hoạch hiện có và hướng dẫn công việc theo các  hướng mới. Luôn chắc chắc là những người liên quan được thông báo đầy đ về những  thay đổi. Project Tolerance­ Dung sai dự án (phạm vi cho phép của sai số) Dung sai dự án xác định giới hạn hiệu suất trong đó những sai sót có thể  chấp nhận   được. Dung sai là một phần quan trọng của việc có thể  làm việc độc lập như  một  người quản lý dự án. Có dung sai có nghĩa là người quản lý dự án có một sự linh hoạt   nhất định trong dự án. Dung sai được sử dụng thường xuyên nhất Time Tolerance (Dung sai thời gian) – khoảng thời gian hoàn thành dự án  có thể muộn hơn hoặc sớm hơn ngày dự kiến. Cost Tolerance(Dung sai chi phí) – tỷ lệ phần trăm, hoặc số tiền mặt, mà  dự án có thể vượt quá hoặc theo ngân sách dự kiến. Scope Tolerance(Dung sai phạm vi dự án) – được đo là một biến thể  đã  đồng ý từ  mô tả  (sản phẩm) có thể  phân phối. Bất kỳ  biến thể  tiềm năng   nào cũng phải được ghi lại. Risk Tolerance(Dung sai rủi ro)– cung cấp một điểm chuẩn cho những  rủi ro cho phép Quality Tolerance(Dung sai chất lượng) – phạm vi xác định hiệu suất có  thể chấp nhận cho sản phẩm (hoặc kết quả đáng tin cậy cho bàn giao) như  được hình dung theo phạm vi công việc ban đầu hoặc được ghi trong mô tả  sản phẩm. Benefits Tolerance(Dung sai lợi ích) – phạm vi hiệu suất chấp nhận được  của dự án ở kết quả. Change Orders (Thay đổi thứ tự) Một số  tổ  chức có các thủ  tục để  chính thức ghi lại bất kỳ  thông tin nào mà chúng   thường được gọi là “change order”. Khi thay đổi được chấp thuận, nó phải được cập  nhật vào tất cả các tài liệu khác của dự án bao gồm ngân sách và lịch trình đã sửa đổi. 2. Giám sát Điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ của dự án để đảm bảo nó không nhận được   quá xa kế hoạch ban đầu của bạn. Một khi bạn để cho mọi việc đi quá xa thì nó sẽ rất   khó để đưa mọi thứ trở lại đúng với kế hoạch ban đầu. Như với các khía cạnh khác của dự án, bạn phải xác định tần suất mà bạn sẽ theo dõi  các hoạt động của dự án. Giám sát thực sự là một hoạt động đang diễn ra, tuy nhiên,   bạn phải cân bằng giữa thời gian bạn dành cho các hoạt động theo dõi (bạn không  muốn quản lý vi mô nhóm của bạn) và giá trị  của nỗ lực đó. Báo cáo tiến độ  thường   xuyên hoặc các cuộc họp hàng tuần / hàng tháng là một cách hiệu quả  để  giúp bạn  trong việc giám sát một dự án. Báo cáo tiến độ  không cần phải chính thức hoặc đẹp;  chỉ là một danh sách ngắn gọn rõ ràng về những điểm quan trọng sẽ làm. Nếu có thể,  hãy cố gắng tổ chức các cuộc họp tình trạng thường xuyên vào những ngày / giờ được  xác định trước để  cho phép mọi người chuẩn bị. Một hướng dẫn chung sẽ làm việc   tốt cho hầu hết các dự  án là: Không quá một lần mỗi tuần, nhưng không ít hơn một  lần mỗi tháng. Trong suốt dự  án giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp. Giao tiếp tốt là yếu tố  thành công  quan trọng của bất kỳ dự án nào. ...