LƯU TRỮ THÔNG TIN

Sau khi xử lý hình thức, nội dung tài liệu (mô tả thư mục, phânloại, đánh chỉ số, làm tóm tắt…) phải lưu trữ các thông tin đã có.Việc lưu trữ thông tin được thực hiện trên các vật mang tinkhác nhau: Các bộ phiếu truyền thống (phương tiện thủ công),ác phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương tiện bán tự động),Các biểu ghi trong các tệp dữ liệu trên các đĩa từ, đĩa quang(phương tiện tự động hóa)....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
LƯU TRỮ THÔNG TINLưu trữ thông tin LƯU TRỮ THÔNG TIN1.1. Nguyên tắc lưu trữ thông tin Sau khi xử lý hình thức, nội dung tài liệu (mô tả thư mục, phânloại, đánh chỉ số, làm tóm tắt…) phải lưu trữ các thông tin đã có. Việc lưu trữ thông tin được thực hiện trên các vật mang tinkhác nhau: • Các bộ phiếu truyền thống (phương tiện thủ công) • Các phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương tiện bán tự động) • Các biểu ghi trong các tệp dữ liệu trên các đĩa từ, đĩa quang (phương tiện tự động hóa) Mỗi tài liệu tựu trung đều có hai đặc trưng cơ bản:  Đặc trưng hình thức, thể hiện bằng các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, dạng của tài liệu, v.v... Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có ở mỗi tài liệu, nó cho phép mô tả tài liệu đó và nhận biết tài liệu này một cách chính xác. Và để nhận biết được tài liệu tóm tắt chỉ cần dùng một mã số gán cho mỗi tài liệu, đó thường là số ký hiệu nhập của tài liệu.  Đặc trưng nội dung, được thể hiện bằng một chỉ số phân loại, một bản tóm tắt, hay tiện lợi nhất là một bản chỉ mục, nó bao gồm các từ khóa hoặc từ chuẩn thể hiện nội dung chủ đề của tài liệu đó. Những yếu tố dữ liệu này cho phép ta lưu trữ và tìm kiếm những thông tin có trong tài liệu.1.2. Các phương tiện lưu trữ thông tin truyền thống Mọi hoạt động phục vụ người dùng tin, nhiều khâu trong quátrình xử lý thông tin đều phải tiến hành trên cơ sở khai thác cácbộ phiếu. Việc sử dụng các bộ phiếu có thể cho phép ta: • Xác định tài liệu gốc. • Tìm tài liệu gốc theo tên tác giả, theo chủ đề hoặc theo địa danh. 1Lưu trữ thông tin • Quản lý vốn tài liệu, vì các bộ phiếu cho ta biết chi tiết vào bất cứ lúc nào cấu tạo và thành phần của vốn tài liệu.Các loại mục lục:  Mục lục tác giả: trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về tác giả hay tên tài liệu trong trường hợp tác giả khuyết danh hay có từ 3 tác giả trở nên.Mục lục tác giả cho phép trả lời câu hỏi: • Đơn vị thông tin có tài liệu này của tác giả này hay không? • Đơn vị thông tin có các tài liệu do tác giả này viết hay không?  Mục lục chủ đề: trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về các tiêu đề hay các từ chuẩn mô tả nội dung tài liệu.Có hai loại mục lục chủ đề: • Mục lục chủ đề chữ cái, ở đó các điểm tiếp cận được sắp xếp theo thứ tự chữ cái như trong từ điển. • Mục lục chủ đề hệ thống, ở đó các chỉ dẫn được sắp xếp theo một khung phân loại có trước hoặc theo tên, hoặc theo chỉ dẫn tương ứng với chủ đề.  Mục lục địa lý: kê ra các chỉ dẫn liên quan đến tên của một đất nước, một khu vực hành chính hay một vùng sinh thái tự nhiên mà tài liệu đề cập tới.  Mục lục thời gian: trình bày các chỉ dẫn theo thời gian xuất bản của tài liệu, theo thời gian nhập của tài liệu, hay theo số thứ tự nội dung của tài liệu.  Mục lục xếp kho: sắp xếp các chỉ dẫn theo thứ tự sắp xếp các tài liệu trên giá.  Mục lục theo loại hình tài liệu: cho phép tìm dễ dàng một tài liệu theo bản chất của nó, chẳng hạn như: tài liệu phát minh sáng chế, ấn phẩm định kỳ, bản đồ, băng đĩa nhạc. 2Lưu trữ thông tin  Mục lục liên hợp: tập hợp theo loại hình tài liệu hay theo chủ đề các mục lục của nhiều đơn vị thông tin.1.3. Các phương tiện lưu trữ thông tin bán tự động Phiếu lỗ mép là một khâu quan trọng trong hệ thống lưu trữthông tin theo nguyên tắc “lưu trữ theo tài liệu”, tức là mỗi tàiliệu được trình bày bằng một phiếu. Phiếu này là cơ cấu cơ bảncủa bộ nhớ và được chia làm hai vùng: • Vùng giữa của bộ phiếu dùng để mô tả thư mục, ghi những chỉ dẫn thư mục của tài liệu. • Vùng xung quanh mép phiếu là vùng đục lỗ, từ đó theo một mã số quy định, người ta có thể ghi dưới dạng các lỗ khuyết những đặc trưng nội dung và khái niệm của tài liệu, giúp cho việc tìm kiếm tài liệu sau này.1.4. Các phương tiện lưu trữ thông tin tự đông hóa1.4.1. Lưu trữ thông tin trên máy tính điện tử Phương tiện lưu trữ thông tin chính là các thiết bị nhớ của máytính điện tử là các băng từ, đĩa từ hoặc đĩa quang. Đĩa từ lại cóhai loại đĩa cứng và đĩa mềm. Ở đây thông tin được biểu diễndưới dạng các số nhị phân, tức là chỉ gồm hai chữ số 0 và 1. Mộtdãy 8 bit gọi là môt byte biểu thị một ký tự. Bảng tương ứnggiữa các ký tự với các dãy số nhị phân lập thành một hệ thốngmã. Với một hệ thống mã 8 bit, có thể biểu diễn được 256 ký tựkhác nhau. Có hai hệ thống mã quan trọng là: • ASCII (American Standard Code for Information Interchange).Ví dụ trong hệ mã ASCII:Số 1 có mã 00110001Chữ A có mã 01000001Chữ a có mã 01100001 …Tệp dữ liệu 3Lưu trữ thông tin Máy tính điện tử lưu trữ thông tin được tổ chức và lưu trữdưới dạng tệp dữ liệu. Các tệp dữ liệu lại có thể cấu trúc thànhcác biểu ghi ...