Lý thuyết Phát triển kỹ năng quản trị: Phần 2

Nối tiếp nội dung của phần 1 Tài liệu Phát triển kỹ năng quản trị , phần 2 trình bày các nội dung: Huấn luyện, tư vấn và truyền thông hỗ trợ; quyền lực và ảnh hưởng; động cơ thúc đẩy; xây dựng nhóm làm việc và nhóm hiệu quả. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lý thuyết Phát triển kỹ năng quản trị: Phần 2 CHƯƠNG 4: HUẤN LUYỆN, TƯ VẤN VÀ TRUYỀN THÔNG HỖ TRỢTẦM QUAN TRỌNG CỦA TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ Trong thời đại truyền thông điện tử, phương tiện được sử dụng phổ biến nhất để gởithông điệp đến người khác là thông qua công nghệ thông tin. Ngày nay, thư điện tử đã thốnglĩnh các kênh truyền thông trong các tổ chức, và nó có ý nghĩa thúc đẩy dòng thông tin, chiasẻ kiến thức, thúc đẩy tính nhất quán trong truyền thông, chất lượng của phản hồi, và tốc độhay thời gian của chu kỳ truyền thông. Tuy nhiên, các cuộc điều tra quốc tế cho thấy rằngtruyền thông trực tiếp vẫn là hình thức truyền thông phổ biến thứ hai, và vẫn còn nhiều vấn đềchưa được giải quyết (Rosen, 1998). Một báo cáo kết luận: “Công nghệ đi trước khả năng củacon người trong việc nắm bắt và sử dụng nó, điều này trở thành một phần của vấn đề, khôngphải là một phần của giải pháp” (Công ty tư vấn truyền thông Synopsis, 1998). Những tồn tại của truyền thông điện tử bao gồm: (1) con người bị tấn công bởi mộtlượng quá mức khổng lồ thông tin, lại được trình bày kém nên họ không sẵn sàng tiếp nhận tấtcả những thông tin truyền đến họ; (2) không ai có thể sử dụng đúng toàn bộ những thông tinnhanh này bởi nhiều thông tin không có ý nghĩa; và (3) việc dịch nghĩa chính xác và sử dụngthông tin vẫn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người nhận với người gởi. Việc dịch nghĩachính xác và phân phát thông tin hiệu quả phụ thuộc vào mối quan hệ giữa niềm tin và nộidung được chia sẻ. Công nghệ không làm cho các thông tin trở nên hữu ích hơn trừ khi cácquan hệ cá nhân tốt được đặt ra hàng đầu. Nói một cách đơn giản, quan hệ xác lập nên ýnghĩa của truyền thông.TẬP TRUNG VÀO ĐỘ CHÍNH XÁC Nhiều bài viết về truyền thông cá nhân tập trung vào độ chính xác của thông tin đượctruyền thông. Người ta thường tập trung vào việc đảm bảo cho các thông điệp được truyền vànhận ít có khả năng bị thay đổi hay biến động so với nội dung ban đầu. Kỹ năng truyền thôngquan trọng nhất là truyền thông các thông điệp một cách rõ ràng, chính xác. Đặc biệt, trong ngôn ngữ, chúng ta gặp tình trạng truyền thông sai chỉ bởi vì nội dungcủa ngôn ngữ. Cùng một từ nhưng có nhiều nghĩa và cách diễn nghĩa khác nhau phụ thuộcvào từng tình huống. Tục ngữ Trung Quốc có câu: “Người hay nói thì không biết. Những người biết thìkhông nói”. Cũng không khó mấy để hiểu được tại sao người Mỹ thường được xem là hỗn láovà không chuẩn mực trong văn hóa châu Á. Một vấn đề phổ biến mà các doanh nhân Mỹthường làm khi trở về sau chuyến công tác là thông báo rằng thương vụ đã bị phá vỡ, họ chỉđến để khám phá ra rằng họ không thực hiện được một cam kết nào cả. Thông thường, chuyệnnày xảy ra là do người Mỹ thường nghĩ rằng khi các đồng nghiệp người Nhật nói “hai”, từ“vâng” trong tiếng Nhật, thì điều này có nghĩa là họ đã cam kết. Trong khi đó, với ngườiNhật, điều này thường có nghĩa là “Vâng, tôi đang cố gắng hiểu ông, nhưng tôi không nhấtthiết phải đồng ý với ông).” Khi độ chính xác là vấn đề hàng đầu, các nỗ lực cải thiện truyền thông thường tậptrung vào việc cải thiện cơ chế: người truyền và người nhận, mã hóa và giải mã, nguồn vàđến, và âm thanh. Sự tiến bộ của các phần mềm nhận biết giọng nói làm cho độ chính xác trởthành công cụ chính trong truyền thông điện tử. Truyền thông không hiệu quả có thể làm cho người ta không thích nhau, chống đối lẫnnhau, mất niềm tin vào nhau, từ chối lắng nghe, và không thống nhất với nhau, cũng như dẫnđến nhiều vấn đề cá nhân khác. Các vấn đề cá nhân này khi đó làm hạn chế dòng truyềnthông, dẫn đến những thông điệp không chính xác, và sai lầm trong dịch nghĩa. Hình 1 tóm tắtquy trình này. 1 Hình 1 – Mối quan hệ giữa truyền thông không hiệu quả và các mối quan hệ cá nhân Truyền thông điệp lặp Mối quan hệ cá nhân xa Lưu lượng truyền thônglại, vô ý, không kỹ năng cách, nghi ngờ, chống khiếm khuyết và thông đối nhau tin sai lệch, giới hạn Để minh họa, hãy xem xét tình huống sau. Latisha đang giới thiệu một chương trìnhthiết lập mục tiêu cho tổ chức theo cách giải quyết một số vấn đề về năng suất. Sau bài trìnhbày được chuẩn bị hết sức cẩn thận của Latisha trong cuộc họp hội đồng quản trị, Jose đã giơtay phát biểu. “Theo ý tôi, đây là một cách tiếp cận rất ngây ngô để giải quyết các vấn đề vềnăng suất. Các vấn đề phức tạp hơn nhiều so với những gì mà Latisha đã nhận ra. Tôi khôngnghĩ chúng ta sẽ lãng phí thời gian mà theo đuổi xa hơn kế hoạch này.” Ý kiến của Latisha cóthể được đánh giá, tuy nhiên, cách thức mà Jose phát biểu có thể làm mất đi niềm hy vọng dobị chống đối trực tiếp. Thực sự, Latisha chỉ còn tiếp nhận một thông điệp đã nghe là “Cô thậtlà ngốc nghếch”, “Cô thật là ngu ngốc”, hay “Cô thật kém cỏi.” Chúng ta sẽ không ngạc nhiênnếu phản ứng của ...