Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Tham khảo tài liệu "Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện" giúp bạn nắm được cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện như: tổ chức sự kiện khai trương khánh thành công ty, nhà xưởng, tổ chức sự kiện động thổ khởi công xây dựng, tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ,...Hy vọng đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho ban.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Các dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Hoàng Gia event chúng tôi gồm : Lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện , ... 1 . Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Công ty tổ chức sự kiện Hoàng Gia , chuyên thực hiện các dịch vụ Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất. Các dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu của công ty Hoàng Gia event chúng tôi gồm : Lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện , Dịch vụ Tổ chức sự kiện khai trương - khánh thành công ty, nhà xưởng, Tổ chức sự kiện động thổ khởi công xây dựng, , Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm - dịch vụ... đã thu hút được sự quan tâm và tín nhiệm của rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Bước đầu tiên kế hoạch tổ chức sự kiện là chỉ định một người phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện : - Mục đích của sự kiện là gì? - Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? - Bạn muốn tạo ra những tác động gì? - kế hoạch tổ chức sự kiện đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện. - Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? - Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? - Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? - Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời? Tổ chức họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị, sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn. Nhưng luôn phải có người phụ trách của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện được những thay đổi vào phút chót. 2. Lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Có nhiều loại hình event khác nhau, và với mỗi loại hình event thì có một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chương trình tương ứng. Một event hội nghị buổi tối sẽ khác với một event cộng đồng vào ban ngày, vì thế, biến đổi kế hoạch tổ chức sự kiện sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện. Lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Mỗi mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cũng nên chia làm 2 loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết, kịch bản tổng quát là để bao quát hết các công việc chung cho một chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, hay thường gọi là kịch bản MC, trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện giao lưu Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị. Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi. Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức. A. Công tác chuẩn bị: Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phaỉ nắm chắc các ý sau: 1. Mục đích yêu cầu của cuộc tổ chức sự kiện giao lưu: Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình. ¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện: Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó… ¨ Chức năng giải trí, vui chơi: Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông… 2. Đối tượng cuộc giao lưu Về đối tượng ta nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể : số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng… 3. Thời gian giao lưu: Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân. 4. Địa điểm giao lưu: Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục? 5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu: Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự. Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…? 6. Nội dung cuộc giao lưu: Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giả ...