MS Access - Chương 6: Sử dụng các Query (truy vấn) để kiểm tra dữ liệu

Ở chương trước, bạn đã được học cách sắp xếp và lọc dữ liệu để quản lý thông tin trong bảngtốt hơn. Trong chương này, bạn sẽ được biết một cách lọc và sắp xếp dữ liệu nữa, đây là côngcụ mạnh được cung cấp bởi Access – Queries (truy vấn). Giống như filter (bộ lọc), các truy vấnAccess cho phép bạn lựa chọn dữ liệu từ bảng. Tuy nhiên, các truy vấn hoạt động mạnh hơn bộ lọc.Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được các nội dung sau:Các truy vấn là gì?,Các loại truy vấn nào mà Access...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Chương 6: Sử dụng các Query (truy vấn) để kiểm tra dữ liệuMS Access - Chương 6: Sử dụng các Query (truy vấn) để kiểm tra dữ liệuCập nhật lúc 11h51 ngày 17/09/2008 Bản in Gửi cho bạn bè Phản hồiXem thêm: chương 6, microsoft access, query, truy vấn, kiểm tra dữ liệu, lọc dữ liệuỞ chương trước, bạn đã được học cách sắp xếp và lọc dữ liệu để quản lý thông tin trong bảngtốt hơn. Trong chương này, bạn sẽ được biết một cách lọc và sắp xếp dữ liệu nữa, đây là côngcụ mạnh được cung cấp bởi Access – Queries (truy vấn). Giống như filter (bộ lọc), các truy vấnAccess cho phép bạn lựa chọn dữ liệu từ bảng. Tuy nhiên, các truy vấn hoạt động mạnh hơn bộ lọc.Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được các nội dung sau: • Các truy vấn là gì? • Các loại truy vấn nào mà Access cho phép tạo. • Cách để lưu giữ các truy vấn. • Cách sử dụng Query Wizards • Cách thiết kế các truy vấn riêng • Cách sử dụng lưới QBE • Cách thiết lập các thuộc tính trong một truy vấn.Bài 21: Tìm hiểu về các Truy vấnTheo từ tiếng anh bình thường, một truy vấn là một câu hỏi. Thực tế, đó cũng là một truy vấn trongAccess. Tóm lại, Access cho phép bạn đưa ra một câu hỏi đã được thiết kế để trả về một số các bảngghi từ một bảng. Ví dụ “hãy hiển thị các đơn đặt hàng đã nhập trong 30 ngày gần nhất có giá trên5000$”. Đây là một truy vấn, và bạn có thể tạo dễ dàng trong Access. Mặc dù bạn không thể phát biểutruy vấn trong cuộc đàm thoại thường sử dụng, Access cho một phạm vi trong việc xác định những bảnghi mà bạn muốn xem.Các loại truy vấnAccess hỗ trợ 5 loại truy vấn khác nhau. Mỗi truy vấn thực hiện một thao tác khác nhau trong mối quanhệ tới dữ liệu trong bảng. Sau đây là 5 loại truy vấn:• Select query. Đây là loại truy vấn đơn giản nhất bạn có thể tạo. Một truy vấn lựa chọn trả về số cácbản ghi dựa trên tiêu chuẩn mà bạn chỉ định. Trong nhiều trường hợp, loại truy vấn này tương tự nhưmột filter (trở lại chương trước).• Action query. Truy vấn này thực hiện hành động trên dữ liệu đã được phục hồi. Ví dụ, truy vấn có thểtạo một bảng mới và chuyển các bản ghi vào nó, hoặc có thể xóa các bản ghi trong bảng hiện thời.• Crosstab query. Truy vấn này đưa ra thông tin trong một bảng tính – quản lý tương tự như Datasheet.(Crosstab là một từ được ghép bởi cross-tabulation). Bạn có thể sử dụng truy vấn này để tổng hợp vàtính tổng dựa trên nội dung các trường khác nhau.• Parameter query (Truy vấn tham số). Truy vấn này làm việc trong mối quan hệ với các truy vấn khác.Khi thực hiện truy vấn này, Access hỏi bạn để thiết lập các câu hỏi. Truy vấn sử dụng các câu trả lời đểhoàn thành công việc của nó. Bạn có thể nghĩ loại truy vấn này như một “truy vấn với giao diện ngườidùng.”• SQL query (truy vấn SQL): Để xác định các loại truy vấn, bạn phải sử dụng SQL (Ngôn ngữ truy vấncó cấu trúc). SQL cung cấp một cách để giao tiếp với các loại cơ sở dữ liệu khác nhau hoặc thiết kế cơsở dữ liệu trên mạng.Bạn có thể đưa ra ý kiến từ việc xem danh sách các truy vấn này để có thể sử dụng truy vấn được nhiềuhơn việc chỉ là những câu hỏi về dữ liệu (và bạn phải làm đúng). Các truy vấn có thể làm được nhiều vànhiều hơn nữa. Loại truy vấn mà bạn sử dụng dựa vào những gì bạn muốn hoàn thành. Khi thực hànhhết chương này, bạn sẽ học cách tạo nhiều loại truy vấn khác nhau.Như bạn biết, Access cho phép truy vấn tới các thông tin trong bảng. Thêm vào đó, nó cũng cho phéptruy vấn các thông tin trong các truy vấn. Trong khi cách này nghe như không cần thiết, thực hiện mộttruy vấn là một thao tác mạnh mẽ và tiện lợi. Một truy vấn thường trả về một tập hợp thông tin con trongmột bảng; thực tế, tập hợp con này trông như một bảng bình thường, dù nó là bảng dựa vào bảng khác.Bạn có thể sử dụng tập hợp con như là cơ sở cho các truy vấn tiếp. Do vậy, bạn có thể truy vấn dữ liệutừ một bảng và truy vấn chính nó. Thậm chí truy vấn kết quả của bảng thứ hai! Access khá là mạnh vàlinh hoạt khi thực hiện các truy vấn.Cách Access lưu giữ các truy vấnTrong Access, bạn lưu các truy vấn với cơ sở dữ liệu; chúng là thành phần khác của cơ sở dữ liệu, mộtđối tượng khác giống như tables (bảng), reports (báo cáo) hay macros. Ở chương 5, “Sắp xếp và lọcthông tin” , bạn đã học cách lưu một bộ lọc như một truy vấn, và bạn lưu nó dưới một tên. Bạn có thểthấy những truy vấn nào đã được xác định cho cơ sở dữ liệu bằng cách kích chuột vào nút Queries trongcửa sổ Database. Khi làm việc với cơ sở dữ liệu mới hay một cơ sở dữ liệu mà các truy vấn chưa đượcxác định, Access hiển thị không có truy vấn nào trong cửa sổ không kể các tùy chọn cho phép bạn tạocác truy vấn mới, hình 1. Hình 1: Cửa sổ Database với nút Queries được lựa chọnChú ý rằng khi bạn kích chuột vào nút Queries, Access thực hiện tương tự các nút sẵn có như khi kíchchuột vào nút Tables. Trong Access, bạn thực hiện nhiều hành động như nhau để đi ...