Nghiên cứu áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Bài viết Nghiên cứu áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn tạo cơ sở để đề xuất những giải pháp áp dụng thành công chương trình 5S trong công tác văn phòng tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghiên cứu áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 61/2022 87 NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Đinh Thị Kiều Oanh1, Đinh Thị Hải Yến2 1 Trường Đại học Thủ đô Hà Nội, 2Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tóm tắt: Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của văn phòng và công tác văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng như các cơ quan hành chính nhà nước. Hiện nay, theo xu hướng áp dụng điều hành nhà nước từ hành chính cai trị sang hành chính phục vụ, Đảng và Nhà nước ta cũng đang đẩy mạnh công tác cải cách hành chính nhằm phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn. Với vai trò là cơ quan của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, chương trình quản lý 5S được xem như một công cụ hữu hiệu giúp các đơn vị, tổ chức loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng công tác và nâng cao năng suất được áp dụng trên tất cả các mặt hoạt động. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra là nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn tạo cơ sở để đề xuất những giải pháp áp dụng thành công chương trình 5S trong công tác văn phòng tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Từ khoá: 5S, chương trình, Môi trường, Quản lý, Văn phòng. Nhận bài ngày 6.5.2022; gửi phản biện, chỉnh sửa và duyệt đăng ngày 21.6.2022 Liên hệ tác giả: Đinh Thị Kiều Oanh; Email: dtkoanh@daihocthudo.edu.vn 1. ĐẶT VẤN ĐỀ Trên thế giới hiện nay, một số hệ thống quản lý chất lượng và công cụ quản lý đã và đang trở nên rất phổ biến với các doanh nghiệp, tổ chức, có thể kể đến như: hệ thống quản lý chất lượng TQM, bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Kaizen,… 5S cũng được biết đến là một chương trình quản lý được các cơ quan, tổ chức của nhiều quốc gia áp dụng và mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong việc nâng cao năng suất làm việc và cải tiến đối với các tổ chức áp dụng. 5S là một công cụ sản xuất tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và giảm bớt nguồn lực lãng phí. Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống cho tổ chức và sự sạch sẽ, 5S giúp các doanh nghiệp phòng tránh tình trạng suy giảm năng suất do công việc bị trì 88 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI hoãn hoặc những khoảng thời gian ngừng hoạt động ngoài dự tính [3]. Có thể nói, Văn phòng luôn được coi là bộ máy thiết yếu thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho lãnh đạo cơ quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo điều hành được tập trung một cách thống nhất, thường xuyên, liên tục và hiệu quả. Công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức vì thế mà ngày càng được chú trọng nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Trên thực tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NN&PTNT) đã và đang không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành chính của Đảng và Nhà nước. Đứng trước nhiệm vụ đã đặt ra, Bộ cần nghiên cứu để áp dụng chương trình quản lý mới, nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo tiền đề phát huy tính sáng tạo của cán bộ công chức, mà 5S chính là mục tiêu phải hướng đến. 2. NỘI DUNG 2.1. Khái quát về chương trình quản lý 5S 5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn. Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật[5]: - Sàng lọc – S1 (SEIRI): Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng,…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì. - Sắp xếp – S2 (SEITON): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa,… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để. - Sạch sẽ – S3 (SEISO): Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh,… S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì. - Săn sóc – S4 (SHEIKETSU): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCC trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển. - Sẵn sàng – S5 (SHITSUKE): Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức cao hơn. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong m ...