Những kỹ năng tùy biến bảng tính excel

Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. Excel hiện nay đã là phiên bản...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những kỹ năng tùy biến bảng tính excel NH NG K NĂNG TÙY BI N B NG TÍNH EXCELNh ng m o nh v c u trúc m t b ng tínhM t trong nh ng l i mà chúng ta hay m c ph i khi t o m t b ng tính, là chúng ta không thi t l p và trình bàyd li u theo cái cách mà Excel và các tính năng c a nó mong i. Sau ây là m t s l i ph bi n chúng ta haym c ph i khi thi t l p m t b ng tính: • B trí d li u trong nhi u b ng tính (WorkBook) khác nhau • B trí d li u trong nhi u trang tính (WorkSheet) khác nhau • B trí d li u trong nhi u b ng (Table) khác nhau • Có nh ng hàng tr ng và c t tr ng trong kh i d li u (database) • B tr ng nh ng ô có d li u gi ng nhau (cùng chung m t ngày, cùng chung m t ơn v tính, v.v...)Ba i m u tiên trên ây ch mu n nói n m t i u: B n nên luôn luôn c g ng gi các m i liên quangi a các d li u ư c liên t c trong cùng m t b ng d li u. Tôi ã th y r t nhi u các b ng tính không ư ctrình bày theo cái quy t c r t ơn gi n này, và chính vì v y, các b ng tính ó không th t n d ng ư c t i a cáctính năng m nh m c a Excel như PivotTable, SubTotal... B n ch có th s d ng các tính năng này khi b ngom h t d li u c a b n vào trong m t b ng th t ơn gi n.Không ph i ng u nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 tr v trư c) mà l i ch có16.384 c t (256 c t trong Excel 2003 tr v trư c). i u này có ý nói r ng, b n nên thi t l p d li u c a mìnhv i các tiêu c t n m hàng trên cùng, và các d li u có liên quan thì n m liên t c bên dư i tiêuc a nó. N u như b n có nh ng d li u ư c l p l i hai l n ho c nhi u l n trong các hàng c a cùng m t c t (cácngày tháng, các lo i ơn v tính ch ng h n), b n hãy ch ng l i s cám d b tr ng các ô ó.Hãy c g ng s p x p (sort) d li u c a b n b t c khi nào có th . Excel có r t nhi u nh ng công c tìmki m và tham chi u công th c, và m t s không nh trong ó, òi h i d li u ph i ư c s p x p theo m t th th p lý. Vi c phân lo i cũng s giúp ích áng k cho t c x lý c a m t s các hàm.Nh ng m o nh khi nh d ngNgoài vi c thi t k c u trúc c a b ng tính cho h p lý, vi c nh d ng cho nó cũng là m t v n c n bàn n.M c dù m t b ng tính nên ư c nh d ng sao cho d c và d theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ n vi c sd ng th i gian cho có hi u qu . Hãy luôn luôn nh d ng th t ơn gi n. R t nhi u ngư i lãng phí th i gianvào vi c nh d ng m t b ng tính m c dù không nh t thi t ph i làm như v y, và chính i u này làm nh hư ng n hi u qu công vi c. Vi c thư ng xuyên áp d ng nh ng nh d ng ph c t p cho b ng tính còn làm cho nótăng kích thư c, và cho dù b ng tính c a b n có th trông gi ng như m t tác ph m ngh thu t, nhưng nó l i cóth là m t n i s hãi cho ngư i khác. M t trong nh ng ki u ph i màu t t nh t mà b n nên áp d ng cho m tb ng tính, là màu en, màu tr ng và màu xám.M t g i ý n a, là nên b tr ng vài hàng u tiên trên cùng (ít nh t là 3 hàng). Nh ng hàng này s ư cdùng cho nh ng tính năng nâng cao hơn v sau, ch ng h n như Advanced Filter, ho c dùng làm vùng i u ki ncho các công th c x lý d li u (DSUM, DMAX, v.v...)Cũng ng quan tâm n vi c canh l cho d li u. Theo m c nh, Excel canh ph i cho nh ng d li u ki u s ,và canh trái cho nh ng d li u ki u text. Và ó là i u t t nh t r i, ng thay i nó. N u b n thay i ki ucanh l , b n s có th không xác nh ư c ngay t c kh c r ng ó là d li u ki u s hay d li u ki u text; và nócòn có th gây nh m l n cho ngư i khác khi tham chi u n m t ô, vì nhi u khi h s tư ng r ng d li u trongô ó là s , nhưng th t ra nó là text. N u b n thay i ki u canh l m c nh, b n s b nh c u v i nó sau này.Ch có tiêu c a b ng tính là ư c hư ng ngo i l mà thôi.Ch nh d ng các ô theo ki u text khi th t s c n thi t. B i vì t t c nh ng d li u nh p vào trong các ô ã ư c nh d ng trư c theo ki u text s b chuy n thành d li u ki u text, ngay c khi b n nghĩ r ng cái b n nh pvào là d li u ki u s hay d li u ki u ngày tháng. Và t i t hơn n a, b t kỳ ô nào ch a công th c tham chi u n m t ô ã ư c nh d ng theo ki u text, cũng s b nh d ng thành ki u text. Nói chung, b n âu cómu n nh ng ô ch a công th c l i b nh d ng theo ki u text, ph i không.Tr n các ô (merge cells) cũng là m t v n . Có m t s công th c ho c macro không th ch y ư c v i nh ngô ã ư c tr n. Cho nên, thay vì tr n ô, b n hãy dùng ch c năng Center across selection, n m trong Home➝ nhóm Alignment. Nh n vào cái mũi tên dư i cùng bên ph i, s m ra h p tho i Format v i tabAlignment ư c ch n s n. B n s d ng thanh trư t d c c a khung Horizontal ch n Center AcrossSelection. Ho c b n cũng có th right-click r i ch n Format Cells t shortcut menu. V i Excel 2003 tr vtrư c, b n m h p tho i này t menu Format ➝ Cells (Ctrl+1). Nên s d ng Center Across Selection thay cho Merge CellsNh ng m o nh khi dùng công th cM t sai l m r t l n khi s d ng công th c là cho nó tham chi u n toàn b các c t trong m ng d li u. i u này làm cho Excel ph i ki m tra hàng ngàn ô, n u không nói là hàng tri u, ch c ch n không b ...