Danh mục

QUẢN LÝ DỰ ÁN - CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Số trang: 7      Loại file: doc      Dung lượng: 73.00 KB      Lượt xem: 11      Lượt tải: 0    
tailieu_vip

Phí lưu trữ: miễn phí Tải xuống file đầy đủ (7 trang) 0
Xem trước 2 trang đầu tiên của tài liệu này:

Thông tin tài liệu:

Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:-Thu thập thông tin: + tiến độ+ chi phí+ thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)-So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra.-Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra (hay thành quả mong muốn)b.Các dạng của kiểm soát dự ánCó 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và yêu cầu kỹ thuật (technical requirements), có 3 dạng kiểm soát tương ứng là:-kiểm...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN LÝ DỰ ÁN - CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁNTrung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙnCHƯƠNG 5 KIỂM SOÁT DỰ ÁN1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN1.1. Kiểm soát dự ána. Định nghĩa:Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:- Thu thập thông tin: + tiến độ + chi phí + thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)- So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra.- Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra (hay thành quả mong muốn)b. Các dạng của kiểm soát dự ánCó 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và yêu cầu kỹ thuật(technical requirements)  có 3 dạng kiểm soát tương ứng là:- kiểm soát thời gian- kiểm soát chi phí- kiểm soát các yêu cầu về chất lượngNếu kiểm soát từng thành phần có thể đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng chưa chắc sẽ đemlại hiệu quả tối đa toàn phần. Do vậy thông thường các hệ thống kiểm soát dự án là sự tổ hợpcủa 3 thành phần nói trên  phương pháp tiêu chí các hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ(Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong phương pháp này người ta cố gắng kiểmsoát được cả chi phí và tiến độ, còn yêu cầu về kỹ thuật là ưu tiên số một.Có 2 loại kiểm soát: + kiểm soát bên trong (internal control) + kiểm soát bên ngoài (external control)Kiểm soát bên trong là hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự ánKiểm soát bên ngoài là các quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng.Mô hình của hệ thống kiểm soát:- Hệ thống đơn giản (simple system)- Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system) Đầu vào Đầu ra QuáPM5.doc trình 1 G.V. Cao Haøo Thi Phản hồiTrung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙnHệ thống đơn giản chỉ có một chu trình phản hồi thông tin.Hệ thống cao cấp có nhiều chu trình phản hồi thông tin, có thể điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuẩncác hệ thống giám sát phụ.c. Các bước kiểm soát dự án: có 4 bước:Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn yêu cầu đối với dự án + Các đặc trưng kỹ thuật (nằm trong hồ sơ thiết kế nếu có sửa đổi phải được bàn bạc và ghi thành văn bản) + Ngân sách của dự án + Các chi phí + Các nguồn lực yêu cầuBước 2: Giám sát (monitoring) + Quan sát các công việc đã được thực hiện trong thực tếBước 3: + So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về các công việc đã được thực hiện trong thực tế tính cho đến ngày thực hiện kiểm tra. + Ước tính thời gian và chi phí để hoàn thành các công việc còn lại để hoàn tất toàn bộ dự án.Bước 4: + Thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt so với các tiêu chuẩn đã đề ra.d. Các vấn đề khó khăn thường gặp trong kiểm soát dự án - Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó, ví dụ như chỉ nhấn mạnh vào chi phí mà bỏ qua các yếu tố khác như thời gian và chất lượng.(Người xây dựng thường quan tâm đến chi phí còn khách hàng thường quan tâm đến chất lượng). - Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý. - Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ. - Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch. - Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi. - Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng.1.2. Đánh giá dự án (Project Evaluation)Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu quả và sự hiện hữu (effects and efficiency) của dự án so vớimục tiêu đã đề ra.nhằm để:PM5.doc 2 G.V. Cao Haøo ThiTrung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn - Đạt được mục tiêu của dự án - Ghi nhận các bài học kinh nghiệm - Lập kế hoạch và chính sách cho tương lai1.3. Giám sát dự án (Project monitoring)Là quá trình kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự áncũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở chocác quyết định quản lý như: - Giám sát là sự cần thiết đối với kiểm soát dự án - Giúp các thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án - Gia tăng mối quan hệ giữa cac nhóm công tác - Chuẩn bị cho các nhóm công tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dự án - Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cấo cao - Cải thiện mối quan hệ với khách hàngHệ thống giám sát hữu hiệu khi: - Đầy đủ và có liên quan - Báo cáo đến mọi cấp quản lý - Thu thập và báo cáo dữ liệu kịp thời - Các sự khác biệt so với hoạch định cần phại được sửa đổi2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN2.1. Phương pháp truyền thống về kiểm soát chi phí- Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc.- Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mô tả công việc + Tiến độ theo thời gian + Ai là người chịu trách nhiệm + Ngân sách theo thời gian + Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu- Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.Ví dụ:Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25m/ngày, chi phí phải trả là 200 USD/1m.Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngàyGiả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m.Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là: 18 x 25 x 200 = 90.000 USDThực chi cuối ngày 18 là: 400 x 200 = 80.000 USDPM5.doc ...

Tài liệu được xem nhiều: