Quản lý ngân sách dự án

Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo dự toán và ngân sách. Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án – không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự án vượt quá chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế nào để đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý ngân sách dự án QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN Hiểu và kiểm soát chi phí dự án Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo dự toán và ngân sách. Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án –   không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự an v ́ ượt quá chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế  nào để  đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn  cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống. Rất may, có nhiều công cụ và ý   tưởng có thể giúp bạn kiểm soát. Quản lý chi phí dự án gồm ba quy trình cơ bản: 1. Dự toán chi phí – Đánh giá tốt nhất về chi phí cần thiết để hoàn thành dự án. 2. Lập ngân sách – Phân bổ,  ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc và thiết lập  đường cơ sở để đo lường hiệu suất. 3. Kiểm soát chi phí – Kiểm soát những thay đổi trong ngân sách dự án. Bằng cách quản lý 3 quy trình này cũng như  đầu vào và đầu ra của chúng, bạn có thể  phát   triển hệ thống hiệu quả nhằm đảm bảo chi phí vẫn nằm trong ngân sách đã được phê duyệt.  Nói tóm lại, quản lý chi phí dự án là quá trình được thực hiện như sau: Thông báo giới hạn ngân sách cho các nhà thiết kế  dự  án và những người đang thực   hiện dự án. Thu thập dữ liệu chi phí thực tế. So sánh chi phí thực tế với ngân sách ban đầu. Thực hiện hành động khắc phục nếu cần. Hãy lần lượt xem xet ba quá trình ́  quản lý chi phí dự án được trình bày dưới đây. 1. Dự toán chi phí Dự toán là một phần quan trọng trong quản lý tài chính dự án. Dự toán được sử dụng cho tất   cả  cac loai ho ́ ̣ ạt động, bao gồm lập ngân sách, dự  báo, lên kế hoạch nguồn lực và nhân sự.  ̣ ̀ ̣ ự toán chi phí tất cả các nguồn lực sẽ được tính vao d Điêu quan trong la ban d ̀ ̀ ự án – bao gồm  lao động, vật liệu và vật tư – cũng như chi phí dự phòng. Dự toán chi phí là môt b ̣ ản đánh giá xem mât bao nhiêu chi phí cho t ́ ất cả các nguồn lực cần   thiết để  hoàn thành dự  án. Ban cung co thê xac đinh va xem xet l ̣ ̃ ́ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ựa chon chi phi thay thê va ̣ ́ ́ ̀  đưa vao d ̀ ự toan. ́ Để xác định những chi phí cần dự toán, bạn có thể sử dụng nhiều đầu vào khác nhau, trong  đó phổ  biến nhất là cấu trúc phân tách công việc (WBS). Đây là danh sách chi tiết tất cả  những thứ  cần thiêt và nh ́ ững hoạt động cần thực hiện để  hoàn thành  dự  án. Tuyên bố  về  phạm vi dự án cung có thông tin liên quan đ ̃ ến cac yêu c ́ ầu, hạn chế và giả định về nguồn lực   – có thể giúp bạn xác định lựa chọn chi phí thay thế nếu thích hợp. Để hoàn thành dự toán, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật như: Dự  toán dựa vào các dự  án tương tự – Sử  dụng dữ  liệu từ  những dự  án trước để  xây dựng dự toán chi phí cho dự án hiện tại. No giúp ích n ́ ếu bạn không co nhiêu thông ́ ̀   tin hoặc chi tiết về chi phí hiện tại. Ví dụ, xem xet các m ́ ục tương tự trong dự án trước,   thêm 5% lạm phát, bạn có thể đưa ra ước tính hợp lý. Dự  toán dựa vào chi phí nguồn lực – Thiết lập chi phí theo đơn vị  giờ  và tài liệu   bằng cách sử dụng những báo giá và tài liệu kế hoạch khác nhau mà bạn nhận được. Ví  dụ, nếu chi phí nhân công cho một dự án xây dựng trung bình là 12$ mỗi giờ và bạn cần  10 người, mỗi người làm việc 160 giờ, thì bạn có thể   ước tính chi phí nhân công là  19.200$. Cộng thêm chi phí nguyên vật liệu sẽ  có được con số   ước tính cho dự  án xây   dựng.  Dự  toán từ  dưới lên – Sử  dụng thành phần nhỏ  nhất trong cấu trúc phân tách công  việc và ước tính chi phí của từng công việc. Sau đó, kết hợp chúng khi di chuyển lên các   cấp, từ đo xác đ ́ ịnh dự toán chi phí tổng thể. Ví dụ  về  xây dựng nêu trên, bạn cần phải   xây tường, thêm ống nước và điện, thêm cửa ra vào và cửa sổ, hoàn thiện sàn nhà và sơn.   Ước tính chi phí cho từng hạng mục và cộng chúng với nhau. Dự  toán theo tham số – Sử  dụng mối quan hệ thống kê giữa chi phí và môt sô tính ̣ ́   năng khác của hạng mục đang được  ước tính.  Diên tich ̣ ́  của tòa nhà hay sô t ́ ừ trên môṭ   trang giây, là nh ́ ưng ví d ̃ ụ về yếu tố được sử dụng để tạo lập dự toán chi phí. Nếu dự án  xây dựng có diện tích là 800 Ft² và chi phí xây dựng và hoàn thành rơi vào khoảng $   60/ Ft² thì tổng dự toán là $ 48.000. Phần mềm dự  toán – Nhiều chương trình quản lý dự  án có thể   ước tính cho bạn  bằng cách sử dụng số liệu thống kê hoặc mô phỏng. Khi đã xác định dự toán chi phí hãy ghi lại thông tin và lập hồ sơ quá trình dự toán. Khi cung  cấp chi tiết hỗ trợ, bạn có thể cần đưa vào: Mô tả hoạt động. Tài liệu về phương pháp và cach tính toán c ́ ủa bạn. Danh sách giả định và hạn chế. Phạm vi sai số trong ước tính của bạn. 2. Lập ngân sách chi phí Khi đã tổng hợp được dự toán chi phí, bạn có thể  chuẩn bị ngân sá ...