QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Mục tiêu 1. Biết được tầm quan trọng trong việc quản lý phạm vi dự án 2. Những nguyên nhân tại sao hầu hết các công ty đầu tư vào dự án công nghệ thông tin (CNTT) 3. Mô tả tiến trình lập kế hoạch và nó liên quan thế nào đến việc chọn lựa dự án CNTT 4. Ứng dụng những phương pháp chọn lựa : mô hình trọng số và phương pháp phân tích giá trị thu được.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Quản Lý Dự Án QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Mục tiêu 1. Biết được tầm quan trọng trong việc quản lý phạm vi dự án 2. Những nguyên nhân tại sao hầu hết các công ty đầu tư vào dự án công nghệ thông tin (CNTT) 3. Mô tả tiến trình lập kế hoạch và nó liên quan thế nào đến việc chọn lựa dự án CNTT 4. Ứng dụng những phương pháp chọn lựa : mô hình trọng số và phương pháp phân tích giá trị thu được. Quản lý phạm vi dự án 1.1 Những thành viên chủ chốt của dự án có cùng một nhận biết về những sản phẩm được sản xuất khi dự án thực hiện thành công. Những tiến trình trong phạm vi dự án là • Sự bắt đầu : bắt đầu ở những bước đầu tiên và ở những bước sau (project chater) • Kế hoạch : gồm những văn bản, tài liệu nhằm cung cấp cho việc quyết định trong dự án ở tương lai : xác định những tiêu chí của dự án và những bước trong tiến trình. • Định nghĩa phạm vi : bằng cách chia dự án thành nhiều phần nhỏ hơn để dễ quản lí. Ta gọi là work breakdown structure (WBS) • Xác định phạm vi hợp lệ : do nhà tài trợ hay khách hàng • Điều khiển khi có thay đổi phạm vi dự án, những hành động phải đúng và bài học rút kinh nghiệm Dự án ban đầu: Chiến lược kế hoạch và chọn lựa dự án 1.2 Những chuyên gia trong quản lý dự án đồng ý rằng bước đầu tiên của dự án là chiến lược kế hoạChuù. Nó gồm có: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức để xác định mục tiêu - lâu dài - Nêu lên những cơ hội hay những đe dọa trong môi trường kinh doanh - Tiên đoán những khuynh hướng trong tương lai. - Những nhu cầu của xã hội về sản phẩm, dịch vụ mới. Những điểm nêu trên sẽ dẫn đến chiến lược kế hoạch. Trong đó hệ thống thông tin (HTTT) là trung tâm cho chiến lược kinh doanh. Michael Porter 1 Quản Lý Dự Án và nhiều chuyên gia khác đã nhấn mạnh đến tầm quan trọng dùng CNTT để hỗ trợ chiến lược kinh doanh và cho những phương tiện thuận lợi cho việc cạnh tranh. Ví dụ như HTTT hỗ trợ cho những công ty sản xuất , tạo được sản phẩm giá thành hạ, những chiến lược tiếp thị và bán hàng. Tổ chức phải phải phát triển chiến lược dùng CNTT để hỗ trợ cho những mục tiêu của tổ chức . Chiến lược phát triển HTTT phải phù hợp với chieến lược của tổ chức. Hầu hết tổ chức phải đối mặt với hàng ngàn vấn đề , đó cũng chính là cơ hội để cải tiến tổ chức và kinh doanh. Do vậy chiến lược và kế hoạch đưa ra phải dẫn đến có những dự án và chọn lựa dự án thực hiện. Thực tế hiện nay cho thấy nhiều công ty, doanh nghiệp đầu tư thực hiện những dự án CNTT. Sau đây là những nguyên nhân chính tại sao nhiều công ty, tổ chức đã đầu tư vào dự án CNTT Nguyên nhân đầu tư vào dự án CNTT Trọng số Hỗ trợ những mục tiêu rõ ràng 1 Net present value (NPV) 4 Hỗ trợ những mục tiêu tiềm ẩn 3 Tỷ giá nội hoàn (Internal rate of return – 2 IRR) Thời gian hoàn vốn 5 Đáp ứng hệ thống cạnh tranh 6 Hỗ trợ cho quản lý ra quyết định 7 Phù hợp với ngân sách 8 Khả năng dành được lợi nhuận cao 9 Tỷ giá chiết khấu trả về 11 Theo kịp kỹ thuật / hệ thống yêu cầu 13 Đáp ứng yêu cầu về luật pháp Nhà nước Xác định tiềm năng dự án 1.3 Bước đầu tiên trong quản lý phạm vi dự án là quyết định dự án nào được đặt vào vị trí thực hiện đầu tiên, đây là vấn đề rất quan trọng. Hình sau đây đưa ra những bước cần thiết trong chiến lược kế hoạch để chọn lựa dự án CNTT theo một cấu trúc thứ tự. Bước 1: Chiến lược kế hoạch CNTT dựa trên toàn bộ kế hoạch của công ty. Điều này rất quan trọng , cần có những nhà quản lý bên ngoài HTTT hỗ trợ. Họ cũng cần nắm được những chiến lược tổ chức của công ty. 2 Quản Lý Dự Án Bước 2: Sau khi xác định được lãnh vực kinh doanh là thực hiện phân tích nó. Trọng tâm là dành được những mục đích của chiến lược và dẫn đến việc ứng dụng nhiều dự án CNTT để đạt được những mục đích này. Bước 3: Định nghĩa tiềm năng của những dự án CNTT và phân công tài nguyên cho nó để nó được thực hiện. Bước 4: Chọn lựa những dự án CNTT và phân công tài nguyên cho nó. Những phương pháp chọn lựa dự án 1.4 Hướng đến nhu cầu của công ty, tổ chức Chọn lựa dự án trên những nhu cầu của công ty, nghĩa là việc chọn lựa phải phù hợp với ba tiêu chí : nhu cầu, tiền của, ý chí  Có phải công ty có nhu cầu thực hiện dự án ?  Công ty có đủ nguồn tiền cho dự án không ?  Những người thực hiện trong công ty có ý chí mạnh để đưa dự án đến thành công? Phân loại những dự án CNTT Chúng ta có thể phân loại dự án CNTT thành những hạng mục như sau  Có vấn đề : những tình huống không mong đợi đã hay sẽ xảy ra gây trở ngại cho công ty dành lấy mục đích của mình. Ví dụ Người dùng phàn nàn về thời gian truy xuât thông tin bị chậm. Khi đó công ty phải nâng cấp hệ thống về đường truyền, khả năng lưu trữ và tốc độ cũng như phần mềm có liên quan 3 Quản Lý Dự Án  Cơ hội đến : là dịp để công ty cải tiến và phát triển Ví dụ Công cần bán hàng trực tuyến trên internet. Khi đó công ty cần thực hiện một dự án CNTT bán ...