Quản lý văn bản đi - đến : TS. Nguyễn Lệ Nhung

Quản lý văn bản: là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý văn bản đi - đến : TS. Nguyễn Lệ NhungQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN Người trình bày: TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997KHÁI NIỆM  Quản lý văn bản: là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN Quản lý văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Quản lý văn bản nội bộ; Quản lý văn bản mật TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997TỔ CHỨC GIẢI QUYẾTVÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNKhái niệm văn bản đến: là các công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan cấp trên, các cơ quan/đơn vị cấp dưới và các cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997NGUYÊN TẮCQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Mọi công văn, giấy tờ đến từ các nguồn khác nhau đều phải đăng ký tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan/ doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Bước 1. Tiếp nhận văn bản Bước 2. Phân loại sơ bộ Bước 3. Bóc bì văn bản Bước 4. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của VB Bước 5. Đăng ký VB vào sổ đăng ký VB đến/cập nhật vào phần mềm quản lý VB Bước 6. Trình lãnh đạo xem xét, phân công g/quyết c/việc Bước 7. Lưu VB đến Bước 8. Chuyển giao VB cho người có tr/nhiệm giải quyết Bước 9. Theo dõi việc g/quyết VB đến. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Lưu ý khi giải quyết văn bản đến Văn bản đến được phân sơ bộ thành 3 loại:- Loại không vào sổ: thư riêng, sách báo, các bản tin;- Loại cần bóc bì và vào sổ chi tiết: ngoài bì ghi tên CQ/ DN hoặc gửi thủ trưởng CQ/DN; ngoài bì ghi tên các đơn vị chức năng trong CQ/DN.- Loại vào sổ nhưng không bóc bì: Loại gửi đích danh thủ trưởng CQ/DN, đơn vị, thư bảo đảm, thư cá nhân. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Lưu ý khi giải quyết văn bản đến (tiếptheo) Loại văn bản cần giữ lại phong bì:- Thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh;- Ngày nhận cách quá xa ngày gửi;- Có dấu hoả tốc hẹn giờ trên phong bì. Trách nhiệm kiểm tra và giải quyết văn bản đến: Thủ trưởng CQ/DN và trưởng các đơn vị. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI KHÁINIỆM VĂN BẢN ĐI Là văn bản do CQ/DN ban hành và gửi cho cơ quan cấp trên, đơn vị cấp dưới, các cơ quan, doanh nghiệp khác TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997NGUYÊN TẮCQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Mọi văn bản do CQ ban hành đều phải lấy dấu; Mọi văn bản đi đều phải vào sổ đăng ký và giữ bản lưu (nguyên tắc +2) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997QUY TRÌNHQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Bước 1. Kiểm tra thể thức, văn phong và vấn đề pháp chế của văn bản gửi đi Bước 2. Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số và ngày tháng, đóng dấu Bước 3. Gửi văn bản đi Bước 4. Lưu văn bản đi Bước 5. Theo dõi việc chuyển giao công văn và giải quyết công văn TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Lưu ý khi giải quyết văn bản đi Cán bộ văn thư không đóng dấu vào những văn bản sau:- Không đúng thể thức- Văn bản mẫu chưa có nội dung cụ thể- Chưa có chữ ký- Ký không đúng thẩm quyền* Khi không đóng dấu, cán bộ văn thư cần giải thích rõ lý do để cán bộ chuyên môn hiểu và làm lại. Khi cần thiết, phải báo cáo lãnh đạo. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 QUẢN LÝ VĂN BẢN NỘI BỘ VÀ VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN NỘI BỘ- Khái niệm: Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan, doanh nghiệp ban hành và lưu hành, sử dụng trong nội bộ cơ quan/doanh nghiệp.- Phương thức tổ chức và quản lý văn bản nội bộ: Văn bản nội bộ được soạn thảo và ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997VĂN BẢN MẬT Khái niệm: Văn bản mật là những văn bản có nội dung chứa đựng thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan/doanh nghiệp. Trách nhiệm xác định mức độ mật của thông tin trong văn bản: Thủ trưởng cơ quan/ doanh nghiệp. Phương thức tổ chức quản lý văn bản mật: tuân theo những quy định của Nhà nước về bảo mật. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997PHƯƠNG TIỆNQUẢN LÝ VĂN BẢN Sổ đăng ký văn bản Phần mềm quản lý văn bản Lập thư mục quản lý văn bản trong máy tính Cặp lưu văn bản ...