Quản lý việc thực hiện dự án

Khi dự án đã đi vào hoạt động, bạn cần phải quản lý dự án sao cho hiệu quả nhất. Khả năng thất bại của dự án sẽ rất cao nếu công tác quản lý kém. Những công việc không được điều hành hợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và cả công sức của những người tham gia. Thậm chí, dự án sẽ phát triển chệch hướng hoặc tạo ra những kết quả không phù hợp với yêu cầu của nhà tài trợ và các thành phần liên quan. Việc thực hiện dự án đòi hỏi...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý việc thực hiện dự án Quản lý việc thực hiện dự ánKhi dự án đã đi vào hoạt động, bạn cần phải quản lý dự án saocho hiệu quả nhất. Khả năng thất bại của dự án sẽ rất cao nếucông tác quản lý kém. Những công việc không được điều hànhhợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và cả công sức củanhững người tham gia. Thậm chí, dự án sẽ phát triển chệchhướng hoặc tạo ra những kết quả không phù hợp với yêu cầucủa nhà tài trợ và các thành phần liên quan.Việc thực hiện dự án đòi hỏi tất cả các kỹ năng quản lý truyềnthống: tạo động lực thúc đẩy và tập trung vào mục tiêu, làmtrung gian giữa cấp trên và cấp dưới, ra quyết định, phân bổnhững nguồn lực có giá trị cho các mục đích sử dụng cao nhất,điều chỉnh lại nguồn lực để giải quyết những vấn đề phát sinhv.v. Ngoài ra, nhà quản lý dự án phải kiểm tra và giám sát chặtchẽ lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng của tấtcả các mục tiêu trong dự án. Trong những phần sau của cuốnsách này, chúng ta sẽ thấy nhà quản lý còn phải đặc biệt lưu ýđến những vấn đề song hành cùng công việc được thực hiệntheo nhóm như mâu thuẫn trong việc tương tác cá nhân, sựhợp tác và giao tiếp.Kết thúc dự ánĐây là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án. Bất cứdự án nào cũng đều có điểm kết thúc - đây là thời điểm cácmục tiêu đã thực hiện được và kết quả chuyển giao cho cácthành phần liên quan. Tại thời điểm kết thúc, dự án phải giảitán và các thành viên trở về với công việc thường ngày.Tổng kết rút kinh nghiệm là khâu quan trọng nhất trong giaiđoạn này. Dù đa số các thành viên đều nóng lòng được trở lạinhiệm vụ thường ngày, nhưng mọi người vẫn nên dành thờigian để rút kinh nghiệm. Điều gì đã thực hiện tốt, điều gì cầnkhắc phục? Kết quả nào lẽ ra đã có thể cải thiện? Nếu đượclàm lại, việc lập kế hoạch và thực hiện dự án có thay đổi gìkhông và như thế nào? Những bài học kinh nghiệm này cầnđược ghi chép và lưu trữ lại để áp dụng cho các dự án trongtương lai. Việc này sẽ tạo nền tảng vững chắc và đảm bảo sựthành công cho những dự án tiếp theo.Bốn giai đoạn vừa mô tả trên đây đã được thử nghiệm qua thờigian và phù hợp với hầu hết các dự án. Chi tiết của từng giaiđoạn sẽ được trình bày kỹ hơn ở những chương tiếp theo. Tuynhiên, phương pháp tuyến tính này không phù hợp lắm chonhững dự án có mức độ rủi ro cao.Tóm tắt• Các dự án đều có bốn giai đoạn: xác định và tổ chức, lập kếhoạch, quản lý thực hiện, và kết thúc. Bốn giai đoạn này nênnối tiếp nhau theo một quy trình tuyến tính song các dự ántrên thực tế không phải lúc nào cũng có thể theo quy trình nàymột cách chính xác bởi tính phức tạp và đa dạng của nó.• Công việc trong giai đoạn đầu tiên là xác định rõ ràng cácmục tiêu của dự án và tổ chức nhân sự, nguồn lực phù hợpxoay quanh những mục tiêu đó.• Lực lượng thúc đẩy chịu trách nhiệm tổ chức công việc nên lànhà điều hành đã đề xuất và cấp phép cho dự án hoặc cá nhânđược chỉ định làm người quản lý dự án.• Giai đoạn thứ hai của dự án – lập kế hoạch – nói chung bắtđầu từ mục tiêu và công việc sau cùng, cụ thể là xác định từngnhiệm vụ phải thực hiện, ước tính thời gian cần thiết để hoàntất, và xếp đặt các nhiệm vụ theo trình tự hợp lý.• Giai đoạn triển khai thực hiện đòi hỏi bạn phải vận dụng tấtcả những kỹ năng quản lý truyền thống, cũng như cần kiểmtra và giám sát nghiêm ngặt. Điều đó sẽ đảm bảo cho dự ánluôn theo đúng lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chấtlượng đã định.• Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của dự án là nócó một tuổi thọ nhất định. Dự án sẽ kết thúc sau khi đạt đượcmục tiêu và chuyển giao kết quả cho các thành phần liên quan.Nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động, nhưng chỉ sau khi cácthành viên đã tổng kết và rút ra các bài học kinh nghiệm. ...