Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức

Nội dung của bài viết "Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức" trình bày về khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng và quản trị hành chính văn phòng, chức năng tổ chức của văn phòng và quản trị văn phòng và các mô hình tổ chức văn phòng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chứcQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG: KHÁI NIỆM VÀ CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨCThs. Phạm Thị Diệu LinhKhoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòngTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG HNTừ những năm 90 của thế kỷ XX, quản trị văn phòng trở thành một lĩnh vực đượcđào tạo tại Việt Nam và dần dần xác lập được chỗ đứng phù hợp trong tương quan vớicác lĩnh vực quản lý khác. Trong nhiều năm qua, lý luận về quản trị văn phòng đượcxây dựng từng bước trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu của nước ngòai và tổng kết thựctiễn tại Việt Nam. Mặc dù trong thực tiễn, quản trị văn phòng đang ngày càng thể hiệnvai trò tích cực đối với tổ chức, được nhiều lãnh đạo tổ chức quan tâm nhưng dườngnhư thực tiễn và lý luận còn chưa tiếp cận gần nhau. Trong khi đó, nhiều vấn đề củaquản trị văn phòng vẫn đang được bàn luận giữa các học giả và cả những nhà quản trịmà chưa đạt đến sự thống nhất. Bài viết về chức năng tổ chức của quản trị văn phòng sẽgóp thêm một góc nhìn vào cuộc bàn luận sôi nổi đó, đồng thời hướng đến một khíacạnh còn ít được quan tâm của quản trị văn phòng. Những vấn đề được trình bày trongbài viết này được xây dựng trên cơ sở kế thừa các lý thuyết quản trị hiện đại, coi chúngnhư nền tảng cơ bản để đối sánh với thực tiễn Việt Nam nhằm đưa ra những phân tíchphù hợp.Bài viết sẽ đề cập tới những vấn đề sau đây:- Giải thích các khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng;- Giới thiệu một số mô hình tổ chức văn phòng phổ biến;1. Văn phòng là gì?Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” được sử dụng khá rộng rãi tronggiới nghiên cứu và cả thực tiễn quản lý cũng như đời thường. Khi nói đến văn phòng,hầu như ai cũng mường tượng ra rất nhiều yếu tố liên quan đến nó, từ một nơi làm việckhang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới các cô thư ký, bất luận trẻ trunghay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn. Sự xâm nhập của khái niệm này vào đờisống mạnh mẽ đến nỗi bất kể ai qua lại trên các trục phố chính và sầm uất đều có thểbắt gặp hàng loạt các từ và cụm từ liên quan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thờitrang văn phòng, văn phòng cho thuê, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng,tòa nhà văn phòng,… Vì thế, xét ở góc độ ngôn từ và biểu tượng thì trong quan niệmcủa cộng đồng, khái niệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh về những nơi làm việc vàcông việc liên quan tới văn bản, giấy tờ.1Các học giả của nhiều trường đại học, cao đẳng Việt Nam đào tạo về quản trị vănphòng đang thống nhất định nghĩa về văn phòng như sau:- Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm tòan bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấpcao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, chotoàn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (sau đây gọi tắt là các cơquan) [1]- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trongchức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành củanhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vậtchất cho hoạt động của cơ quan [2]Các định nghĩa này, dù rộng hay hẹp đều xem xét văn phòng ở hai góc độ:- Góc độ tổ chức: văn phòng được nhìn nhận như một bộ phận tương đương vớiphòng ban hay tổng thể bộ máy quản lý gồm các lãnh đạo từ cấp cao đến cấp cơsở trong cơ cấu bộ máy của cơ quan. Theo đó, nhà nghiên cứu và người hoạtđộng thực tiễn dễ dàng nhận biết và khoanh vùng ngoại diên của khái niệm “vănphòng”;- Góc độ chức năng: văn phòng thực hiện chức năng giúp việc (nếu là bộ phậnnhỏ) hoặc quản trị toàn bộ các hoạt động của cơ quan (nếu là bộ máy điều hành).Cách tiếp cận chức năng này cho phép nhà nghiên cứu có thể xác định được nhàquản trị cần và phải làm gì đối với văn phòng.Về cơ bản, cách hiểu trên coi văn phòng là “một thực thể” [3] trong cơ quan vàviệc tiếp cận văn phòng theo góc độ tổ chức và chức năng giúp người nghiên cứu cũngnhư nhà quản lý dễ nhận biết và xác định đối tượng mà công việc của mình hướng đến.Tuy vậy, định nghĩa này đặt ra hai vấn đề là:- Việc đồng nhất giữa văn phòng và bộ máy điều hành tổng hợp dẫn đến sự đồngnhất giữa quản trị văn phòng và quản trị tổ chức. Khi đó, nhà quản trị khó xácđịnh chính xác cấp quản lý và tầm quản lý [4] đối với văn phòng.- Việc đồng nhất giữa văn phòng và bộ phận tham mưu, giúp việc của cơ quan làmgiảm mức độ bao quát của nhà quản trị đối với những công việc thuộc về vănphòng, bởi lẽ nhiều công việc của văn phòng ảnh hưởng và liên quan trực tiếpđến tòan bộ hoạt động của tổ chức và ở nhiều cấp độ tổ chức khác nhau bất kể tổchức hoạt động trong lĩnh vực nào và chức năng ra sao, ví dụ: quản lý hồ sơ,quản trị thông tin,…Nói cách khác, việc coi văn phòng là một thực thể sẽ giới hạn nhiệm vụ và hoạtđộng của nhà quản trị văn phòng trong phạm vi của thực thể đó, trong khi bản thân cácnhiệm vụ thuộc về văn phòng lại vượt qua phạm vi của một bộ phận hay thậm chí là2phạm vi hoạt động của riêng bộ máy điều hành cơ quan. Trong cơ quan có nhiều vấn đềcần được quản trị, và các nhà quản trị hoạch định toàn bộ những vấn đề như vậy thànhhai khối cơ bản là : nguồn lực và hoạt động (resources and activities). Cho nên, nếu coivăn phòng là một thực thể thì nó trở nên lạc lõng đối với việc phân loại đối tượng quảntrị của nhà quản trị. Và rõ ràng, các công việc thuộc về văn phòng, bao gồm tòan bộnhững công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ, hành chính, cơ sở vật chất,… rất quantrọng đối với tổ chức, là công việc thường xuyên mà bất kỳ tổ chức nào cũng phải thựchiện nên chúng là một lĩnh vực hoạt động của tổ chức – lĩnh vực hành chính. Vì thế, đểhiểu rõ hơn khái niệm văn phòng cần có thêm cách tiếp cận khác.Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn phòng hành chính(administrative office management) của trường đại học quốc tế Cambridge (Vươngquốc Anh) định nghĩa văn phòng là khu vực hay bộ phận của doanh nghiệp, được giaotrách nhiệm về những chức năng quan trọng nhất định và cung cấp các dịch vụ thiết yếucho toàn doanh n ...