Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 8 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Giao tiếp - ứng xử là một trong những yếu tố phản ánh trình độ văn hóa của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trình độ văn hóa lại là một trong những thước đo đặc biệt để đánh giá giá trị của một cá nhân hay cộng đồng. Cùng tham khảo bài giảng Quản trị hành chính văn phòng chương 8 để biết thêm về các kỹ năng giao tiếp, ứng xử trong trong văn phòng một cách phù hợp.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 8 - ThS. Nguyễn Văn Báu Chương 8 GIAO TIẾP VĂN PHÒNG I. CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP 1. Giao tiếp Giao  tiếp  ­  ứng  xử  là  một  trong  những  yếu  tố  phản  ánh  trình  độ  văn  hố  của  một  cơ  quan,  tổ  chức,  cá  nhân.  Trình  độ  văn  hố  lại  là  một  trong  những  thước  đo  đặc  biệt  để  đánh  giá  giá  trị  của  một  cá  nhân  hay  cộng  đồng.  Mặt  khác,  văn  hố  ứng  xử  cũng  là  biểu  hiện  dễ  nhận  biết nhất, dễ  gây  ấn  tượng  tốt  hoặc  khơng  tốt  về  cá  nhân,  cơ  quan  ngay  từ  những  tiếp  xúc  đầu  tiên,  do  đĩ  ảnh  hưởng  khá  lớn  đến  kết  quả  cơng  việc  của  cá  nhân hay tập thể đĩ. (Hội thảo giao tiếp ứng xử, khoa QTVP, ĐHKHXHNV, HN) 2. Hình thức giao tiếp Căn cứ vào  ­> Giao tiếp trực tiếp tính chất  tiếp xúc ­> Giao tiếp gián tiếp Căn cứ  ­>Giao tiếp chính thức vào  tính chất  ­>Giao tiếp không chính thức tổ chức 3. Các kỹ năng cơ bản giao tiếp Các hoạt động giao tiếp của người  quản lý ­ Hướng dẫn công việc cho nhân viên ­ Báo cáo tiến độ công việc lên cấp trên ­ Đào tạo nhân viên trong cơ quan ­ Giải quyết các công việc hành chính ­ Hoạt động đàm phán thương lượng 3. 1. Kỹ năng nghe   Kỹ năng nghe là  nghe một cách chủ  động, có ý thức,  nghe có phương  pháp, hiểu được nội  dung thông tin người  tham gia giao tiếp  trình bày qua lời nói  và cử chỉ. Những rào cản đôùi với nghe + Thái độ của người  nói + Yếu tố môi trường + Sự quá tải và phức  tạp của thông tin + Thiếu tập trung khi  nghe + Nguyên nhân sinh lý  (tuổi tác, sức  khỏe…) Rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả ­ Tập trung vào người nói + Thể hiện thái độ tích cực và nhiệt tình + Kết hợp giao tiếp bằng ánh mắt + Lựa chọn cách diễn đạt bằng các cử chỉ phi  ngôn ngữ.  CÁC HÀNH VI KHI NGHE NGƯỜI KHÁC  TRÌNH BÀY  Hành vi  Ý nghĩa Duy trì giao tiếp mắt Liên tục duy trì giao tiếp mắt cho thấy là biểu  hiện của sự trung thực và đáng tin cậy. Vuốt cằm, chống cằm,  Rất quan tâm, tập trung, lắng nghe chăm chú Mỉm cười và gật đầu Tán thành, ủng hộ Nhìn sâu vào mắt người  Người nào tỏ ra bực tức với bạn thường nhìn  trình bày chằm chằm vào mắt bạn. Cau mày, nhăn mặt, nheo  Bực bội, chán nản, phản hối, không hứng thú mắ t Nhìn quanh phòng Không hứng thú, tìm sự ủng hộ của mọi người Ngáp, liếc nhìn đồng hồ Mỏi mệt, buồn chán, mong kết thúc nhanh ­ Khuyến khích người nói tạo cơ hội cho người  nói (không ngắt quãng, không tranh cãi, không  phán xét…) ­ Phản hồi lại sau khi nghe hỏi rõ hơn thông tin  nghe thấy: Ví dụ tôi chưa rõ đã hiểu đúng ý  ông hay chưa? Muốn nghe tốt cần lưu  ý Tập trung, chú ý vào người nói;   Khi nghe cần ghi chép;  Vừa nghe vừa tư duy;  Đặt câu hỏi;  Kiểm soát cảm xúc; Giao tiếp bằng ánh mắt ngôn ngữ cơ thể; 3.2. Kỹ năng nói Kỹ năng nói hiệu qua  là khả năng biểu đạt  bằng lời nói là một  loại năng lực thể  hiện qua khẩu ngữ  để truyền đạt thông  tin biểu đạt tư tưởng  tình cảm một cách  chính xác trung thực  và có sức thuyết  phục. Để nói tốt cần rèn luyện ­  Sử dụng ngôn ngữ + Chính xác, rõ ràng: người nói cần tránh nói  những điều còn mơ hồ. + Dễ hiểu, ngắn gọn, không sử dụng các từ mà  người nghe không hiểu + Lịch sự + Người nĩi phải tu tin + Tự đặt mình vào vị trí của người nghe,  ­ Người nói chú ý  đến điệu bộ, cử  chỉ phi ngôn ngữ  để biểu đạt nội  dung trình bày  như:  + Gioïng noùi + Phaùt aâm + Nhòp ñieäu, ngöõ ñieäu + Ngoân ngöõ cöû chæ Ngoaøi ra, noùi để  người khác dễ hiểu  người nói cần giải  thích và có sử dụng  các hình, điệu bộ để  miêu tả ­ Khắc phục thói quen không tốt.   + Tránh nói đều đều; + Khi giao tiếp không nhìn nơi khác + Điệu bộ phải tự nhiên, không nên bắt  chước.  + Những tật xấu: gãi đầu, tay đút túi  quần.  + Rụt rè 3. 3. Kỹ năng viết ­ Khi viết cần xác định: + Viết cái gì?  + Viết cho ai? + Viết để làm gì? + Viết như thế nào?  ­ Khi viết cần lưu ý + Rõ ý, rõ từ ngữ,  không gây hiểu lầm. + Ngắn gọn, đi ngay  vào vấn đề, nên cô  đọng các điểm cần  thiết. + Đầy đủ, hoàn chỉnh,  không bỏ sót. + Chính xác, không  được sai sót, nhất là  các con số, ngày  tháng,... + Phù hợp giữa các  phần của mẫu viết. + Lịch sự, nhã nhặn,  thể hiện sự tôn trọng  lẫn nhau.  + Söû duïng töø ngöõ ñôn giaûn. ...