Sáng kiến kinh nghiệm: Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn" nhằm quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Tổ chức sắp xếp lại hồ sơ tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Sáng kiến kinh nghiệm: Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN TÊN SÁNG KIẾNĐỔI MỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU Ở TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM LẠNG SƠN Lĩnh vực sáng kiến: Văn thư lưu trữ Tác giả: Bế Thị Thê Trình độ chuyên môn: Cao đẳng Văn thư lưu trữ Chức vụ: nhân viên Nơi công tác: Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn Điện thoại liên hệ: 0385.600.889 Địa chỉ thư điện tử: bethithe696@gmail.com Lạng Sơn, tháng 4 năm 2022 2 CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP NGÀNH Tôi ghi tên dưới đây: Tỷ lệ (%) đóng góp vào Ngày Nơi công tác Trình độ việc tạo raTT Họ và tên tháng (hoặc nơi Chức danh chuyên sáng kiến năm sinh thường trú) môn (ghi rõ đối với từng đồng tác giả, nếu có) Trường CĐSP 1 Bế Thị Thê 13/8/1989 Nhân viên Cao đẳng 100% Lạng Sơn Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Đổi mới việc lập hồ sơ và lưutrữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn”. - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư lưu trữ - Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: năm học:2021-2022 - Mô tả bản chất của sáng kiến: Công tác văn thư lưu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổchức trong đó có Trường CĐSP Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ củakhoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sốngxã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trongđó có công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thôngtin trong công tác văn thư đối với các văn bản mới phát hành thì việc xử lý, lưutrữ đối với các văn bản giấy trước đó là nhiệm vụ đặt ra đối với Trường CĐSPLạng Sơn. Vì vậy, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo trường và lãnh đạo đơn vị, bảnthân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ởTrường CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện phápđể lập hồ sơ và lưu trữ các văn bản giấy ở Trường CĐSP Lạng Sơn giai đoạn2014-2020 trước khi nhà trường sử dụng hệ thống Eoffcice trong quản lý vănbản. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Chỉnh lý và lập hồ sơ tài liệulưu trữ của nhà trường; (2) Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin vànghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ; (3) Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu và đưavào sử dụng. Các biện pháp đã được triển khai thực hiện và áp dụng tại nhàtrường từ năm học 2021-2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác vănthư lưu trữ cũng như thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại nhà 3trường. Đồng thời góp phần thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi sốtrong quản lý hành chính. - Khả năng áp dụng: Sáng kiến tiếp tục được triển khai áp dụng đối với các đơn vị trong nhàtrường để lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, để đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụxây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý chuyên môn tại các đơn vị và tổ chức đánhgiá ngoài các chương trình đào tạo cũng như cơ sở đào tạo. - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: - Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sángkiến theo ý kiến của tác giả: * Hiệu quả về mặt kinh tế - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sựchuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, tađang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chươngtrình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độclập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là mộtứng dụng online... Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn. - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cầnhiểu khả năng chỉnh sửa theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là khôngđược chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tàiliệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa.. - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn đối với công tác văn thư lưu trữcủa nhà trường bởi khi được tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong nhiều nămmới được phân loại sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ phục vụ cho nhà trường một cách hiệu quả nhất ...