Sự khác biệt giữa ERP và Kế toán

Tham khảo tài liệu sự khác biệt giữa erp và kế toán, tài chính - ngân hàng, kế toán - kiểm toán phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Sự khác biệt giữa ERP và Kế toánSự khác biệt giữa ERP vàKế toánMột trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VNlà sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT)trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toánKT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đềchung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải phápERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở VNlà sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT)trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toánKT truyền thống của các doanh nghiệp (DN). Đây là vấn đềchung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các giải phápERP, nhất là giải pháp ERP của nước ngoài.Tiêu chí đầu tiên của các PM ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽvà khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tinKT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏingười sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khiphức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ítDN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giảnhoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERPthành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP làquản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.Ghi nhận bằng bút toán hạch toánTrong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải làđiểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thaotác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghinhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quytrình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, cácnghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khácnhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàngtương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhậncông nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ muahàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanhtoán…Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ,hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp búttoán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp búttoán này thống nhất với nhau.Thiết lập tài khoản trung gianMặc dù đây là một điểm khác biệt so với KT VN, nhưng trên gócđộ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong cácnghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảngcân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạchtoán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệthống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoảntrung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoảntrung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính củaDN và các DN có thể dựa vào số dư của các tài khoản này đểkiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.Hạch toán tự độngNgoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trựctiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ khác củaERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:nhay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc táchsố dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những ngườilàm KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đốiứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP vàcác PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và đượckiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế nhữngsai sót về định khoản hầu như không xảy ra.Bút toán đảoVới ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạtđộng kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERPkhông cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạchtoán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làmlà thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụngcó thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát.Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu KT do các hệ thốngERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũngnhư các đối tác bên ngoài DN.Tác nghiệp hoàn chỉnhVì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạncắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chứcnăng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó,việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình,để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kếtcũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc ngườidùng phải tuân thủ theo.Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạtNgoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn cóthể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin.Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứngđược mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, vớimọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theotừng phòng ban sẽ thực hiện đơn giả ...