Thông tin có đến đúng lúc bạn cần?

Bạn thực sự cần có được thông tin nhanh như thế nào? Cùng với Jim Hagemann Snabe, đồng CEO của SAP tôi đã thực hiện một nghiên cứu về những loại thông tin các nhà quản lý cần và họ cần có những thông tin đó nhanh như thế nào.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thông tin có đến đúng lúc bạn cần? Thông tin có đến đúng lúc bạn cần?Bạn thực sự cần có được thông tin nhanh như thế nào? Cùng vớiJim Hagemann Snabe, đồng CEO của SAP tôi đã thực hiện mộtnghiên cứu về những loại thông tin các nhà quản lý cần và họ cầncó những thông tin đó nhanh như thế nào.Tôi phỏng vấn cả nhân viên cấp cao (15 cựu hoặc đương nhiệmCEO hoặc trưởng các đơn vị kinh doanh) cũng như các nhà quảnlý chịu trách nhiệm về việc cung cấp thông tin. Chúng tôi cũngtiến hành khảo sát 302 nhân viên cấp cao tại các công ty lớn củaMỹ về tốc độ họ nhận được thông tin họ cần và mong muốn củahọ đối với việc có được thông tinh nhanh hơn.Không có gì ngạc nhiên, rất nhiều người (hầu như là tất cả) nóihọ muốn có thông tin nhanh hơn. Nhưng cũng có những sự khácbiệt lớn mà theo đó họ muốn có những loại thông tin nhất địnhvới tốc độ nhanh hơn và dưới những điều kiện kinh doanh nào thìtốc độ của việc có thông tin nhanh hơn là quan trọng và cần thiết.Và bởi vì mỗi nhân viên cấp cao được phỏng vấn lại có nhữngnhu cầu và mong muốn khác nhau về loại hình và tần suất thôngtin nên cũng cần đòi hỏi sự linh hoạt lớn hơn.Có rất nhiều lý do tại sao thông tin lại đến một cách chậm chạp vàkém linh hoạt. Một số là do những nguyên nhân kinh doanh hợplý - ví dụ như nhu cầu tổng hợp và hợp nhất thông tin xuyên suốtcác đơn vị kinh doanh hoặc các liên kết với quá trình kinh doanhchịu ảnh hưởng từ bên ngoài như báo cáo hiện trạng tài chính.Những yếu tố khác có thể kể đến như công nghệ vốn không chophép việc tiếp cận và trưng bày thông tin một cách nhanh chóng.Trong bài đăng tiếp theo, tôi sẽ thảo luận việc làm thế nào để cóthể gỡ bỏ những trở ngại này. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ tậptrung vào những loại thông tin nào thực sự cần phải được cónhanh chóng và linh hoạt. Cũng cần đến công sức để thúc đẩynhanh thông tin vì vậy việc biết được ưu tiên của bạn là gì rấthữu ích.Những dạng thông tin quan trọng nhất được xếp theo từng phầntheo ngành nghề. Với những công ty định hướng kỹ thuật, thìthông tin về phát triển sản phẩm là cực kỳ quan trọng. Tại chuỗicửa hàng bán lẻ quần áo, loại thông tin quan trọng nhất chính làmức hàng tồn kho. Công này đã làm việc trong nhiều năm để cóthể có được những thông tin này một cách chính xác và để cácnhà quản lý có thể dễ dàng tiếp cận được chúng. Trong mộtdoanh nghiệp kinh doanh trực tuyến, ví dụ một công ty quà tặngtrực tuyến mà chúng tôi đã phỏng vấn, có chu kỳ thời gian nhanhhơn hầu hết các doanh nghiệp khác và thái độ hành vi trực tuyếncủa khách hàng là loại thông tin quan trọng nhất. Người truy cập,thời gian truy cập, đối thoại và những lệnh bị bỏ qua là nhữngmảng thông tin quan trọng.Không ngạc nhiên gì khi hiện trạng nền kinh tế (cũng như liệucông ty có đang trải qua khủng hoảng hay không) là nhân tốquyết định chủ chốt trong nhu cầu thông tin của các tổ chức.Trong nền kinh tế suy giảm, các giám đốc muốn thông tin vềnhững khoản phải thu và phải trả (50% đề cập đến loại thông tinnày) cũng như về ngân sách, chi tiêu và chi phí (cũng 50%),luồng tiền (47%), rủi ro hoạt động và chiến lược (40%), hiệu suấtvà hiệu quả của nhân viên (36%) nhanh hơn. Trong nền kinh tếphát triển, các giám đốc lại nói họ cần có những thông tin về sựhài lòng của nhân viên (27%), thị phần (13%), mức hàng tồn kho(12%), dữ liệu về đối tác và nhà cung cấp (12%) và hoạch địnhtương lai (12%) nhanh hơn.Cần lưu ý rằng những con số phần trăm trên khi nền kinh tế suygiảm lớn hơn khi nền kinh tế phát triển. Với một số loại thông tinnhư chất lượng, thị phần và những thông tin về đối thủ cạnh tranhthì về cơ bản ít có sự khác biệt giữa những điều kiện kinh tế.Chu kỳ thời gian mong muốn cho một loại thông tin cụ thể khácnhau theo ngành nghề và các yếu tố khác. Ví dụ, bán hàng cầnđược quản lý theo giờ tại những công ty quà tặng trực tuyếnchúng tôi phỏng vấn và theo tuần với những công ty sở hữu vàcho thuê tháp sóng điện thoại và theo tháng cho những thươngvụ kinh doanh tua bin chạy bằng hơi nước tại một công ty côngnghiệp (có thể chỉ có 12 giao dịch một năm).Nhưng những người tham gia nghiên cứu thuộc các ngành chỉ rõrằng một số loại thông tin cần phải có nhanh hơn các loại thôngtin khác. Theo khía cạnh loại thông tin các giám đốc cấp cao gầnđây nhận được, những thông tin đến nhanh nhất (kết hợp thờigian thực tế và tần suất ngày) là doanh thu bán hàng và tin tức vềđối thủ và khách hàng. Những thông tin đến chậm nhất (ví dụ lànhững thông tin nhận theo quý hoặc năm) là sự hài lòng củanhân viên, thị phần, sự hài lòng của khách hàng và hoạch địnhtương lai.Theo khía cạnh thông tin mà những người trả lời khảo sát muốncó (ngược lại với những gì họ nhận được) những loại thông tin cótần suất mong muốn cao nhất là thông tin về đối thủ cạnh tranh,doanh thu bán hàng và thông tin về khách hàng. Những loạithông tin không cần nhanh là thị phần, sự hài lòng của nhân viên,hoạch định tương lai và năng suất và hiệu quả của nhân viên.Có thể một trong số những điều phát hiện ngạc nhiên nhất trongkhảo sát là không một ai muốn thông tin của họ nhanh hơn. Phầntrăm những người trả lời muốn thông tin của họ nhanh hơn vớitốc độ nhận được thông tin gần đây của họ giao động từ thấp làchỉ khoảng 36% đối với thông tin về hàng tồn kho và 38% đối vớithông tin về đối thủ cạnh tranh đến cao là 61% về thông tin về sựhài lòng của khách hàng và 71% đối với sự hài lòng của nhânviên. Những kết quả này cho thấy chẳng ai có mong muốn tất cảnhững thông tin đều có sẵn trong thực tế cho dù điều đó là khảthi.Tuần tới tôi sẽ mô tả việc các tổ chức có thể làm để thúc đẩynhanh tốc độc có được những thông tin thực sự quan trọng. Chođến lúc đó thì các bạn hãy kiên nhẫn một chút! ...