TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Tham khảo tài liệu 'tổ chức quản trị dự án', kinh tế - quản lý, quản lý dự án phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN I. QUẢN TRỊ GIA DỰ ÁN (Project Manager) 1. Định nghĩa Quản trị gia dự án là nhà quản trị trong một tổ chức xác định, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án theo các mục tiêu đề ra của tổ chức đó, trong thời gian xác định 2. Sự cần thiết có quản trị gia dự án - Để tổ chức thực hiện dự án, cần xác định quản trị gia dự án - Ban lãnh đạo của tổ chức (Hội đồng quản trị, Ban giám đốc…) có trách nhiệm xác định quản trị gia của dự án cụ thể, căn cứ vào tầm quan trọng của dự án đối với các mục tiêu đề ra của tổ chức - Việc sớm xác định quản trị gia dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợi để khởi công thực hiện dự án. Quản trị gia dự án càng sớm tham gia vào dự án sẽ hiểu càng nhiều về lịch sử và quá trình hình thành của dự án được giao phó, càng dễ dàng cho việc dự tính tình huống và giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến tổ chức thực hiện thành công dự án 3. Các vấn đề phát sinh trong quản trị dự án Tùy thuộc loại hình dự án cụ thể, có các vấn đề phát sinh, đòi hỏi sự giải quyết của quản trị gia dự án sau đây: 1/ Mục tiêu chung và mục tiêu thành phần của dự án không rõ ràng 2/ Trong quá trình thực hiện dự án, có sự thay đổi về nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian 3/ Các nguồn lực dự tính ban đầu để thực hiện dự án không đầy đ ủ, đòi hỏi việc huy động bổ sung các nguồn lực mới 4/ Thời hạn hoàn thành dự tính đối với dự án không khả thi; để hoàn thành dự án với thời hạn mong muốn đòi hỏi huy động các nguồn lực bổ sung 5/ Kế hoạch dự tính vạch ra trong lịch trình thực hiện dự án không hoàn thành, đòi hỏi việc điều chỉnh kế hoạch dự tính ban đầu 6/ Các công việc cần thực hiện cho dự án không có sự phối hợp đồng bộ, l ỏng lẻo, gây hậu quả làm chậm trễ tiến trình thực hiện 7/ Các thành viên tham gia vào dự án (đội dự án) hợp tác với nhau không chặt chẽ -1- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 8/ Phát sinh một số mâu thuẫn giữa tổ chức dự án với các bộ phận chuyên môn chức năng trong cùng tổ chức Việc giải quyết các vấn đề phát sinh trên thuộc vai trò của quản trị gia dự án 4. Vai trò của quản trị gia dự án Để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong tổ chức thực hiện dự án, quản trị gia dự án phải đảm nhận các vai trò sau đây: - Nhà lập kế hoạch - Nhà tổ chức - Người điều hành - Người kiểm tra, giám sát Việc sử dụng các nguồn lực được giao để tổ chức thực hiện dự án, thỏa mãn các mục tiêu thành phần và mục tiêu tổng quát đã được đề ra cho dự án Thực tế cho thấy, quản trị gia dự án thực sự có rất nhiều trách nhiệm nhưng lại có ít quyền hạn 5. Trách nhiệm của quản trị gia dự án Để thực hiện vai trò của mình, quản trị gia dự án có các trách nhiệm cụ thể dưới đây: - Soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến thực hiện dự án - Hoạch định kế hoạch thực hiện dự tính đối với dự án - Bảo đảm tính đúng đắn của các thiết kế chi tiết - Sử dụng nguồn tài chính được giao hợp lý - Điều hòa việc cung ứng các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án theo yêu cầu - Áp dụng công nghệ thích hợp cho dự án - Bảo đảm chất lượng dự án được hoàn thành theo yêu cầu 6. Các tố chất của quản trị dự án Trách nhiệm thì nhiều nhueng quyền hạn thì không bao nhiêu là đặc điểm vai trò của quản trị gia dự án Nhằm thực hiện vai trò của mình, quản trị gia dự án cần có đ ược các đ ức tính sau đây: 6.1 Kỹ năng lãnh đạo - Có năng lực thực hiện chức danh -2- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Gương mẫu trong hành vi công việc - Có khả năng tập hợp các thành viên khác - Có tình thân ái với thành viên xung quanh - Năng động tích cực trong mọi hoạt động 6.2 Năng lực chuyên môn - Có kinh nghiệm về chuyên môn - Có kiến thức về dự án 6.3 Khả năng quan hệ - Biết lắng nghe các ý kiến khác nhau - Có thể thuyết phục người xung quanh 6.4 Khả năng tổ chức - Làm việc theo kế hoạch - Hành động có mục tiêu - Biết phân tích các tình huống 6.5 Cá tính tích cực - Luôn thể hiện tính sáng tạo - Linh hoạt, không máy móc giải quyết các tình huống - Có tính kiên nhẫn trong việc làm - Có tinh thần bền bỉ trong hoạt động 6.6 Tinh thần xây dựng - Có tính thần thông cảm với người xung quanh - Có thái độ động viên thành viên khác - Biết vận dụng yếu tố tâm lý trong giải quyết tình huống 7. Các tiêu chuẩn lựa chọn quản trị gia dự án - Căn cứ vào tầm trọng của dự án đối với các mục gtieeu đề ra của tổ chức. Ban lãnh đạo của tổ chức lựa chọn đối tượng cụ thể cho chức danh quản trị gia dự án theo các tiêu chuẩn sau đây: - Có kiến thức chuyên môn (theo yêu cầu ) giỏi - Đã là một quản trị gia có kinh nghiệm - Có cá tính chắc chắn - Có tính thực tế hiệu quả - Có quan hệ tốt với nhân viên thừa hành -3- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Gắn bó chặt chẽ với tổ chức dự án - Đã từng trải qua nhiều lĩnh vực chuyên môn hóa khác nhau - Là một người linh hoạt, năng động 8. Sự khác biệt giữa quản trị gia dự án và phụ trách các bộ phận chức năng Quản trị gia dự án Phụ trách bộ phận chức năng Một nhà tổng quát, am hiểu nhiều lĩnh Đi sâu vào lĩnh vực chuyên môn (một nhà vực chuyên môn) Nhìn nhận và đánh giá vấn đề toàn diện Nhìn nhận và đánh giá vấn đề theo và có tính chất hệ thống chuyên môn, riêng lẽ, áp dụng phương pháp phân tích trong công việc Là người có mối quan hệ rộng rãi, dễ Là một cố vấn và người kiểm tra – giám sát từng lĩnh vực chuyên môn dàng Giải quyết vấn đề: ...