Ứng phó tình huống bất ngờ trong kinh doanh

Điện cúp đột ngột làm hỏng hệ thống máy tính, một cơn bão phá tan nhà kho, một đám cháy bất ngờ, xe chở hàng gặp tai nạn khiến hàng hóa thất thoát… đây là việc có thể xảy ra vào một ngày nào đó. Những tình huống bất ngờ khẩn cấp sẽ cản trở công việc kinh doanh đình trệ công việc trong nhiều tuần liền khiến bạn mất khách hay tệ hơn là gây thiệt hại tính mạng con người. Phòng xa không bao giờ là thừa. Một kế hoạch cụ thể giúp bạn xử lý nhanh nhẹn,...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ứng phó tình huống bất ngờ trong kinh doanh Ứng phó tình huống bất ngờ trong kinh doanhĐiện cúp đột ngột làm hỏng hệ thống máy tính, một cơn bão phá tan nhàkho, một đám cháy bất ngờ, xe chở hàng gặp tai nạn khiến hàng hóa thấtthoát… đây là việc có thể xảy ra vào một ngày nào đó. Những tình huốngbất ngờ khẩn cấp sẽ cản trở công việc kinh doanh đ ình trệ công việc trongnhiều tuần liền khiến bạn mất khách hay tệ hơn là gây thiệt hại tính mạngcon người. Phòng xa không bao giờ là thừa. Một kế hoạch cụ thể giúp bạnxử lý nhanh nhẹn, kịp thời các tình huống và nhanh chóng trở lại kinhdoanh.Dự đoán tình huốngĐiều đầu tiên bạn nên làm là phân tích những tình huống xấu nhất có thể xảyra và những nhiều bạn có thể làm để hạn chế tối thiểu những môi nguy hiểmđó.Xác định những mối đe dọa, khó khăn mà việc kinh doanh của bạn phải đốimặt. Các nguy cơ tiềm ẩn trong nguồn nhân lực, quy trình sản xuất, cơ sở hạtầng, danh tiếng…Các yếu tố tự nhiên, kỹ thuật và con người sẽ luôn luôn thay đổi khôngngừng và tác động đáng kể đến việc kinh doanh. Sự đề phòng và chuẩn bịtrước sẽ giúp doanh nghiệp phục hồi tổn thất nhanh chóng hơn• Sau khi xác định các mối đe dọa, bước tiếp theo là xếp hạng ưu tiên cácnguy cơ theo mức độ ảnh hưởng của nó với hoạt động của doanh nghiệp. Vídụ, kết quả kiểm kê cho thấy thiệt hại từ việc mất mát hàng hóa là 5.000 đôla mỗi năm, hỏng hóc máy tính gây tốn kém 100 đô la mỗi giờ. Áp dụngnhững con số thống kế để ưu tiên đưa ra giải pháp cho những rủi ro. Và bâygiờ bạn có một nguy cơ rủi ro cho mỗi mối đe dọa. Nguy cơ rủi ro càng caothì càng tập trung giải quyết sẽ đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.• Một khi bạn xác định mối đe dọa đó là gì, tiếp theo bạn cần đánh giá khảnăng chịu đựng của doanh nghiệp đối với những thiệt hại đó nếu nó xảy ra.Hệ thống dữ liệu có an toàn trong trường hợp bị cúp điện? Nhân viên củabạn có được huấn luyện đúng cách để đối phó với một trận động đất? Về hệthống bảo mật của bạn - làm thế nào có khả năng ngăn chặn việc mất cắp,thất thoát hàng hóa? Xác định những điểm yếu trong quá trình hoạt động củadoanh nghiệp và các biện pháp cần thiết đ bảo vệ.Xây dựng kế hoạchMột kế hoạch hành động khẩn cấp phải là một hướng dẫn cụ thể bằng vănbản để đối phó với các mối đe dọa mà bạn đã xác định trong bước một. Cácthành phần của kế hoạch được quy định theo cơ sở pháp luật hay theo tiêuchí kinh doanh của doanh nghiệp.Có nhiều cách khác nhau để lập kế hoạch ứng phó trước các tình huống khẩncấp. Tuy nhiên, tất cả các kế hoạch ứng phó có các yếu tố cơ bản giốngnhau. Kế hoạch hành động trong tình huống khẩn cấp nên bao gồm các yếutố tối thiểu sau đây:• Viết rõ ràng các nội dung cần thực hiện và loại công việc mà nhân viênhoặc các phòng ban có trách nhiệm phải hoàn thành trong tình huống khẩncấp.• Ghi rõ tên tuổi, số điện thoại, email, địa chỉ liên lạc của người có tráchnhiệm. Ai là người có trách nhiệm đánh giá mức độ rủi ro mạng sống và tàisản, và xác định doanh nghiệp đang đối mặt với loại rủi ro?• Hướng dẫn cụ thể qui trình tắt, dừng thiết bị và quy trình sản xuất vàngừng hoạt động kinh doanh vị trí sơ tán• Qui trình và• Thủ tục cho nhân viên những người có trách nhiệm dừng hoạt động quantrọng trước khi sơ tán• Đào tạo, thực hành và yêu cầu trang thiết bị cho nhân viên có tráchnhiệmvới các hoạt động cứu hộ, nhiệm vụ y tế, phản ứng với các chất nguyhiểm, chữa cháy và các nhiệm vụ khác cụ thể khác trong công việc• Các phương tiện báo động cháy và báo động các tình huống nguy hiểmkhácMọi quy trình cần được viết ra cụ thể và phổ biến rộng rãi đến nhân viênCuối cùng, để đảm bảo rằng khách hàng luôn có thể liên lạc với bạn trongmọi tình huống, bạn nên chuẩn bị sẵn thông cáo báo chí, email hay bảng chỉdẫn đến địa điểm mới, thông tin cho khách hàng cụ thể khi nào công ty/cửahàng của bạn sẽ hoạt động trở lại.Sẵn sàng trong mọi tình huốngSau khi hoàn thành bản kế hoạch hành động khẩn cấp, thông báo và hướngdẫn cho toàn bộ nhân viên. Đảm bảo mọi nhân viên hiểu được tình huốngnào là nguy hiểm và nắm được những việc cần làm trong trường hợp khẩncấp. Tổ chức cho toàn bộ nhân viên thực tập ứng phó các tình huống khẩncấp. Không có kế hoạch nào là hoàn hảo, do đó, tổ chức thực tập sẽ giúp bạnhoàn thiện hơn những thiếu sót trong bản kế hoạch.Thông báo kế hoạch phản ứng, thủ tục sơ tán với sở cứu hỏa địa phương,dịch vụ y tế khẩn cấp và cảnh sát để được hỗ trợ tối đa trong tình huốngkhẩn cấp. Đồng thời, các cơ quan có chứ năng sẽ cung cấp nhiều lời khuyên,kinh nghiệm có giá trị để bạn kết hợp vào kế hoạch của mình.Bạn cũng cần đào tạo nhân viên để giúp giảm thiểu những ảnh hưởng trongnhững tình huống nguy hiểm. Việc huấn luyện này cũng đem đến sự hàilòng cho nhân viên cũng như nâng cao uy tín kinh doanh. Những kỹ năngcần đào tạo bao gồm:• Tắt khẩn cấp các thiết bị, hệ thống đang vận hành trong công ty, nhà xưởng• Các bước thông báo tình huống khẩn cấp thủ tục sơ tán• Các sử dụng thiết bị chữa cháy• Cách• Sơ cấp cứu hấp tim-phổi (CPR)• Hôquản trị rủi roĐào tạo các kỹ năng là hoạt động cần thiết và ít tốn kém nhất trong quá trìnhchuẩn bị cho các tình huống khần cấp. Quan trọng hơn, trang bị các kiếnthức này sẽ giúp mọi người tự bảo vệ mình, không biến sự cố thành thảmhọa . Phản ứng nhanh nhạy của nhân viên cũng quyết định việc ngừng hoạtđộng kinh doanh tạm thời t ...