Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu lưu học sinh Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc

Bài viết trình bày việc tìm hiểu phân tích việc quản lý dữ liệu lưu học sinh (LHS) Lào học tập tại Trường Đại học Tây Bắc. Thông qua việc phân tích tác giả đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu LHS Lào. Hệ thống có chức năng cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS, đặc biệt hệ thống đưa ra cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho mỗi LHS, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý LHS cho các đơn vị chức năng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu lưu học sinh Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc TẠP CHÍ KHOA HỌC Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 14 (4/2019) tr.97-106 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU LƯU HỌC SINH LÀO HỌC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC Nguyễn Văn Long Trường Đại học Tây Bắc Tóm tắt: Trong bài báo này, tác giả tìm hiểu phân tích việc quản lý dữ liệu lưu học sinh (LHS) Lào học tập tại Trường Đại học Tây Bắc. Thông qua việc phân tích tác giả đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu LHS Lào. Hệ thống có chức năng cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS, đặc biệt hệ thống đưa ra cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho mỗi LHS, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý LHS cho các đơn vị chức năng. Từ khoá: LHS Lào, dữ liệu LHS Lào, hệ thống quản lý, Trường Đại học Tây Bắc. 1. Mở đầu Ngày nay, cùng với sự phát triển khoa học kĩ thuật, nhu cầu ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngày càng gia tăng. Đối với các trường giáo dục chuyên nghiệp, việc sử dụng các phần mềm để quản lý dữ liệu là một việc cần thiết. Số lượng LHS Lào ngày một tăng, do đó phần mềm quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc ra đời sẽ giúp giải phóng công sức cho người quản lý, truy xuất thông tin thuận tiện, hiệu quả và chính xác. 2. Nội dung 2.1. Khảo sát hiện trạng lưu học sinh Lào đang theo học tại Trường Đại học Tây Bắc Hiện nay, có 590 lưu học sinh Lào (LHS) đang theo học tại Trường [1], số lượng tăng lên theo từng năm. Nhu cầu để có thể truy xuất, thống kê, cảnh báo gia hạn thị thực cho LHS Lào một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác là rất cần thiết. Trong công tác đào tạo, Nhà trường đang sử dụng hệ thống Edusoft [2] cho trường đại học và cao đẳng bao gồm 10 phân hệ quản lý. Trong 10 phân hệ của Edusoft có thể kể đến phân hệ quản lý sinh viên bao gồm các chức năng cập nhật thông tin sinh viên; tìm kiếm và thống kê thông tin sinh viên. Trong công tác quản lý LHS Lào, Nhà trường phải phối hợp với các cơ quan chức năng trong tỉnh quản lý công tác xuất/nhập cảnh cho LHS Lào thông qua hộ chiếu và thị thực. Như vậy, để quản lý dữ liệu chung cho sinh viên Việt Nam và LHS Lào thì hệ thống Edusoft chưa có chức năng đưa ra cảnh báo thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS Lào. Do đó, công việc quản lý gia hạn vẫn đang được thực hiện bằng cách lọc dữ liệu thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực trên phần mềm Excel, điều này cho thấy công việc quản lý gia hạn hộ chiếu/thị thực vẫn còn thủ công, dữ liệu dễ bị mất mát. Hiện tại, Cục Đào tạo với nước ngoài thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo đang triển khai phần mềm quản lý LHS người nước ngoài [3], cũng tại Phòng Xuất nhập cảnh Công an tỉnh Ngày nhận bài: 10/11/2018. Ngày nhận đăng: 13/12/2018. Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e-mail: thanhlong868@gmail.com 97 Sơn La đang triển khai phần mềm quản lý tạm trú cho LHS [4]. Tuy nhiên, cả hai hệ thống đều chưa có chức năng cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS Lào. Từ thực tế yêu cầu đặt ra cần xây dựng một hệ thống riêng quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại Trường. 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống[5] 2.2.1. Yêu cầu hệ thống Hệ thống gồm có hai phần: a. Phần dành cho khách xem Khách xem là những người có nhu cầu xem thông tin và liên hệ hoặc phản hồi ý kiến. b. Phần dành cho người quản trị Là người quản trị tối cao, có quyền kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống. Người này được cấp một tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống thực hiện những chức năng của mình. Nếu như quá trình đăng nhập thành công thì người quản trị có những chức năng sau:  Chức năng quản lý cập nhật (thêm, xóa, sửa) các thông tin LHS Lào.  Thống kê thông tin LHS Lào theo các trường (tỉnh, lớp học, diện học tập...). Hiển thị xuất thông tin thống kê thành file excel.  Tìm kiếm thông tin LHS Lào theo các trường (mã sinh viên, lớp học, nơi ở…).  Hệ thống đưa ra cảnh báo hết hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS Lào và người quản trị đồng thời gửi danh sách các LHS Lào hết hạn hộ chiếu/thị thực trong tháng tới người quản trị. Hệ thống quản lý dữ liệu LHS Người quản trị Khách hàng Cập nhật thông tin LHS Xem thông tin Tìm kiếm thông tin LHS Phản hồi ý kiến Thống kê thông tin LHS Cảnh báo gia hạn hộ chiếu, visa Hình 1. Biểu đồ phân cấp chức năng 2.2.2.Các tác nhân của hệ thống Từ các yêu cầu và tổ chức hoạt động của hệ thống, c ...