Xây dựng hội thảo thành công

Từ lâu, hội thảo là công cụ được ưa dùng nhất trong cả khu vực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề cần sự đóng góp và phát huy ý kiến tập thể.Tuy nhiên, trong thực tế, không phải hội thảo nào cũng thành công hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến của tập thể.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Xây dựng hội thảo thành công Xây dựng hội thảo thành côngTừ lâu, hội thảo là công cụ được ưa dùng nhất trong cả khuvực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề cần sựđóng góp và phát huy ý kiến tập thể.Tuy nhiên, trong thực tế, không phải hội thảo nào cũng thànhcông hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến của tập thể.Có những hội thảo chỉ mang tính hình thức, dẫn đến lãng phí tàilực, nhân lực và thời gian. Để phát huy được công năng của hộithảo một cách triệt để, tùy theo tính chất của hội thảo - thông tin,phản hồi hay bàn bạc, đề xuất… mà cách thức tổ chức có thểkhác nhau. Tựu trung một hội thảo chuyên nghiệp phải hội tụ đầyđủ các bước trong cả ba công đoạn là hoạch định, trong khi thựchiện và sau khi thực hiện hội thảo1. Hoạch định. Đây là công đoạn đầu tiên và tối quan trọng, nóquyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo.Trong công đoạn này, ban tổ chức cần phải xác định, tiên liệu đầyđủ các yếu tố liên quan như chủ đề, cách thức, mục tiêu của hộithảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độthực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…, trong đó việcxác định mục tiêu cụ thể của hội thảo là rất quan trọng, nó sẽ làchỉ số kiểm chứng giúp ban tổ chức đánh giá mức độ thành côngcủa hội thảo sau này.2. Trong khi thực hiện. Giai đoạn này bao gồm các bước nhưthông báo sự kiện, công tác hậu cần, thực hiện lịch trình của buổihội thảo.- Thông báo sự kiện: Tùy theo tính chất của hội thảo - dành chocộng đồng hay nhóm lợi ích; thu phí hay không thu phí… - màhình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau. Cónhững hội thảo chỉ cần thông báo bằng thư mời trực tiếp đếnnhững đối tượng cụ thể. Ngược lại, có những hội thảo cần đượcthông báo trên các kênh thông tin đại chúng; thậm chí cần phảiđược quảng bá một cách rộng rãi nhằm thu hút sự quan tâm củanhiều người, nhiều tổ chức.- Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đếnviệc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Trongđó, cơ sở vật chất bao gồm hội trường, bàn ghế, thiết bị nghenhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) cáctài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác; và dịch vụ cơbản bao gồm phòng nghỉ qua đêm, đưa đón, ăn trưa, giải khát, insao tài liệu, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác. Tùytheo đặc thù của từng hội thảo mà danh mục công tác hậu cần cóthể gia giảm sao cho đảm bảo sự thành công của hội thảo.- Thực hiện lịch trình hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếpđến việc hội và thảo, bao gồm:Tầm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức phảicó danh mục các công việc cần kiểm tra và, trước khi bắt đầu hộithảo, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tínhhoàn thiện của sự kiện.Điều hành hội thảo: Là một trong những công tác quan trọngnhất nhằm đảm bảo sự thành công của một hội thảo. Trong đó,bao gồm đảm bảo về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp,sự liên quan đến chủ đề hội thảo và đảm bảo việc hướng đếnmục tiêu hội thảo của các phiên thảo luận.Ở đây, đảm bảo về mặt thời gian là việc kiểm soát thời gian củangười điều hành hội thảo bởi vì, trong thực tế, có những hội thảomà các phần trình bày chưa thực sự đi vào trọng tâm của chủ đềhội thảo và vượt xa thời gian quy định trong chương trình; hay cónhững ý kiến tranh luận đi quá xa so với chủ đề, mục tiêu mà hộithảo đang hướng đến.Đối với những trường hợp này, vai trò của người điều hành là rấtcần thiết để đảm bảo chương trình hội thảo không bị phá vỡ. Cònkhi nói đến việc đảm bảo hình thức thảo luận phù hợp, thực ra,hình thức thảo luận trong hội thảo phải được xác định rõ ràngngay từ khi lập kế hoạch. Tuy nhiên, tính linh hoạt, uyển chuyểncủa người điều hành là rất cần thiết nhằm đưa ra hình thức thảoluận phù hợp nhất và phát huy tối đa sự đóng góp của nhữngngười tham dự.Trong thực tế, có những hội thảo mang tính bàn bạc và đề xuấtgiải pháp nhưng diễn biến của hội thảo chỉ có phần hội mà hoàntoàn thiếu hẳn phần thảo. Chẳng hạn, một hội thảo nhằm tìmkiếm giải pháp liên kết ngành trong khu vực, rất nhiều cơ quanchuyên ngành từ các tỉnh trong khu vực đều về tham dự nhưngchương trình hội thảo là một loạt phát biểu và trình bày thamluận.Cuối cùng là phần kết luận các ý kiến của vị đại diện chủ tọađoàn mà hoàn toàn không có các động tác như chia nhóm thảoluận theo chuyên đề, trình bày kết quả thảo luận nhóm, hỏi - đáp,tổng kết các đề xuất, thành lập nhóm hành động, phân công cáchoạt động sau hội thảo.Sao lưu diễn biến hội thảo: Đây là kỹ thuật nhằm trực quan hóavà sao lưu lại những kết quả bàn bạc, đóng góp của những ngườitham dự. Thông thường, ban tổ chức sẽ lưu lại những hình ảnhcủa hội thảo, biên bản tốc ký kết quả thảo luận, các tài liệu minhhọa cho nội dung trình bày kết quả thảo luận. Tất cả những tàiliệu này sẽ giúp ban tổ chức trong việc đánh giá, báo ...