Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 - GV. Nguyễn Quốc Ấn

Chương 4 Hoạch định tiến độ dự án thuộc bài giảng quản lý dự án, trong chương này người học sẽ lần lượt đi vào tìm hiểu các nội dung trình bày sau: Những vấn đề chung, tiêu chuẩn thành công và lý do hoạch định dự án (HĐDA) thất bại, dùng phương pháp sơ đồ mạng kiểm tra quá trình thực hiện dự án, điều phối các nguồn lực khi quản trị tiến trình dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 - GV. Nguyễn Quốc Ấn CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN • Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án. • Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án. Các bước hoạch định dự án: Xác định Trình bày chi tiết mục tiêu thiết kế dự án Mô tả công việc Tổ chức Hoạch định nguồn lực Lập tiến độ Hoạch định việc kiểm soát 1. Những vấn đề chung: 1.1 Khái niệm:  Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch để tiến hành các công việc của dự án nhằm đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong muốn và trong các điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí. HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ - Khái niệm  Theo nguyên tắc quản trị, việc tổ chức thực hiện và giám sát các công việc càng dễ dàng khi công việc có quy mô càng nhỏ, kết cấu càng đơn giản. 1.2. Yêu cầu:  Dự án chia ra thành các công việc cơ bản (công việc nhỏ nhất).  Mỗi công việc cơ bản phải xác định được: - Mục tiêu (với yêu cầu cụ thể về chất lượng; thời gian hoàn thành; chi phí và các nguồn lực cần huy động; người chịu trách nhiệm). -Tất cả điều kiện kỹ thuật về trình tự thực hiện các công việc. Yêu cầu Các công việc cơ bản được tập hợp lại thành từng nhóm gọi là các công việc sơ cấp (Gói công việc). Số lượng các công việc sơ cấp đặt dưới sự theo dõi của một nhà quản lý không nên quá nhiều, trung bình là khoảng 50-100 CV cho mỗi cấp quản lý. 1.3. P/p Phân chia công việc: Có 2 p/p : - Từ trên xuống: Từ mục tiêu của dự án, người ta chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và tiếp tục cho đến không còn có thể phân chia được nữa. Ta được các công việc cơ bản. Tùy số lượng công việc mà ta xác định mục tiêu nào là công việc sơ cấp (WP: gói công việc). P/p Phân chia công việc:  Từ dưới lên: Đầu tiên ta liệt kê các công việc cơ bản cần hoàn thành để đạt mục tiêu của dự án. Sau đó, tập hợp các công việc cơ bản thành từng nhóm công việc theo tiêu chí: xác định được mục tiêu chung, thời gian hoàn thành và chi phí (hay loại nguồn lực quan trọng nhất). Tùy số lượng công việc của dự án mà ta xác định nhóm nào sẽ là các công việc sơ cấp (WP) cần theo dõi.  Từ trên xuống: Dự án Nhóm1 N1.1  Công việc sơ cấp N1.1.1 ...  Công N1.1.2 việc cơ bản N1.2 N1.2.1 N1.2.2 Nhóm 2  Từ dưới lên 2. Tiêu chuẩn thành công và lý do hoạch định dự án (HĐDA) thất bại: 2.1. Tiêu chuẩn HĐDA thành công:  Nội dung (content): + HĐDA nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng không phức tạp. + Nội dung hoạch định phải rõ ràng.  Có thể hiểu được (Understandability).  Có thể thay đổi được (Changeability): Một HĐDA hiệu quả là nó dễ dàng cập nhật và sửa đổi.  Có thể sử dụng được (Usability): HĐDA phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin. 2.2. Tại sao hoạch định dự án bị thất bại:  HĐDA dựa trên thông tin không đầy đủ.  Mục tiêu và các đặc điểm của dự án không được hiểu ở các cấp.  HĐDA do một người làm, còn việc thực hiện lại do một người khác.  HĐDA thiếu phần giám sát, kiểm soát và điều chỉnh.  HĐDA thiếu các chỉ số đánh giá tiến trình cụ thể hoặc có nhưng không đúng. 3. Dùng phương pháp sơ đồ mạng kiểm tra quá trình thực hiện dự án: Các dự án lớn thường bao gồm nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau mà việc tiến hành chậm trễ có thể gây ách tắc toàn bộ dự án. Do đó, cần phải xác định những công việc chủ yếu có ảnh hưởng quan trọng đến tiến trình thực hiện toàn bộ dự án, và sắp xếp để có thể hoàn tất dự án đồng thời thỏa mãn được các hạn chế về kỹ thuật, về thời gian, cũng như trình tự tiến hành các công việc. Vấn đề đặt ra là trả được lời được các câu hỏi: • Làm thế nào đảm bảo được thời hạn đã ấn định, hoặc nhanh nhất có thể? • Những công việc nào (công việc sơ cấp) là gây trở ngại nhất (công việc găng) cần tập trung theo dõi và tăng cường các phương tiện hỗ trợ? • Nếu cần rút ngắn thời gian hoàn thành dự án thì chi phí là bao nhiêu? • Để giải đáp các vấn đề trên người ta đề xuất phương pháp PERT (Program Evaluation and Research Task) hay còn gọi là Phương pháp sơ đồ mạng. 3.1. Điều kiện áp dụng:  Dự án được chia thành các công việc sơ cấp với thời gian thực hiện xác định (chính xác hoặc trong một khoảng nào đó, từ sớm nhất đến muộn nhất).  Tất cả hạn chế về trình tự thực hiện các công việc phải được xác định rõ ràng. 3.2. Đặc điểm (Phương pháp sơ đồ mạng):  Mỗi công việc được biểu diễn bằng một cung (đường mũi tên). Tên công việc ghi bằng chữ có kèm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc ghi trong ngoặc.  Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc được gọi là sự kiện (nút), ký hiệu O. Đặc điểm (Phương pháp sơ đồ mạng):  Công việc giả được biểu diễn bằng một đoạn không liên tục, và có thời gian thực hiện bằng 0 (CV giả thêm vào khi có CV phải thực hiện sau 2 hay nhiều công việc cùng bắt đầu từ một sự kiện). Thí dụ:  Công việc a: thời gian thực hiện 6 ngày  Công việc b: thời gian thực hiện 2 ngày  Công việc c: thời gian thực hiện 5 ngày  Công việc d: thời gian thực hiện 8 ngày * Điều kiện: a và b bắt đầu đồng thời d bắt đầu sau khi hoàn thành b c bắt ...