Bài giảng Quản trị công tác xã hội: Bài 5 - GV. Kim Hoa

Bài giảng Quản trị công tác xã hội: Bài 5 - Công tác tổ chức, ủy quyền, kiểm soát và phối hợp nhằm mục tiêu giúp học viên sau khi học xong bài học này có thể liệt kê được các nguyên tắc và các bước trong công tác tổ chức; nhận diện được các kiểu cơ cấu tổ chức và các mô hình tổ chức; hiểu được ủy quyền/giao việc là một phương thức của công tác tổ chức; thảo luận các kiểu kiểm soát và phối hợp.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị công tác xã hội: Bài 5 - GV. Kim Hoa Công tác tổ chức, Ủy quyền, Kiểm soát và Phối hợp Mục tiêu: Đến cuối bài, người học sẽ: • Liệt kê được các nguyên tắc và các bước trong công tác tổ chức; • Nhận diện được các kiểu cơ cấu tổ chức và các mô hình tổ chức; • Hiểu được ủy quyền/giao việc là một phương thức của công tác tổ chức; • Thảo luận các kiểu kiểm soát và phối hợp Những chủ đề trong Bài bao gồm : • Tổ chức – các nguyên tắc và các bước công tác tổ chức; Cấu trúc tổ chức và mô hình tổ chức; • Ủy quyền trong công tác tổ chức; • Kiểm soát – các bước và phương pháp • Phối hợp– các kiểu và hình thức Tổ chức – các nguyên tắc và các bước công tác tổ chức Cấu trúc và mô hình tổ chức Các nội dung cụ thể gồm: • Các nguyên tắc và công việc trong công tác tổ chức • Các loại cấu trúc tổ chức • Mô hình tổ chức Các nguyên tắc tổ chức Các nguyên tắc công tác tổ chức : 1. Chuyên môn hóa công việc hay phân công công việc– để đạt các mục tiêu tổ chức thì công việc cần được phân công và giao việc cho nhân sự giỏi thực hiện. Việc này sẽ thúc đẩy công việc được hoàn thiện. 2. Đơn vị có thẩm quyền – Mỗi thành viên của tổ chức phải báo cáo cho một và chỉ một cấp trên của mình. Các nguyên tắc tổ chức 3. Tầm hạn kiểm soát – Có sự giới hạn về số người mà một cấp quản trị có thể giám sát tốt; thường là 5 – 7 người là tốt nhất. Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát bao gồm : khoảng cách, thời gian, năng lực và tài năng chuyên môn của nhân viên và s ự đ ầy đủ phương tiện như điện thoại, xe cộ v.v. 4. Nhiệm vụ đồng nhất  Công việc phải có liên hệ nhau hay tương tự nhau  Chức năng phải rõ ràng cụ thể, dứt khoát;  Mỗi nhiệm vụ hay công việc phải trong phạm vi mà người được phân công có thể hoàn thành;  Mọi chức năng của từng đơn vị cần được giao phó cho từng người cụ thể. Các nguyên tắc tổ chức 5. Ủy quyền • Trách nhiệm được giao phải đi kèm với quyền hạn ra quyết định • Quyền hạn theo thứ bậc từ đỉnh xuống đáy • Hạn chế số lượng các chức năng được ủy quyền • Ủy quyền và trách nhiệm bắt đầu từ cấp tác vụ thấp nhất • Trách nhiệm điều hành, lãnh đạo vẫn ở trong tay nhà quản trị Các nguyên tắc tổ chức 6. Nguyên tắc thứ bậc hay bậc thang – nhân viên được tổ chức thành các nhóm dưới quyền các nhóm trưởng với các cấp thẩm quyền từ dưới đi lên và từ trên xuống. Khi biểu thị trên sơ đồ, hệ thống thứ bậc có hình kim tự tháp. 7. Nguyên tắc nhân viên làm việc trực tiếp và nhân viên điều hành – Những người làm việc trực tiếp (nhân viên thừa hành) là người trực tiếp thực hiện và hoàn thành các mục tiêu. Những người điều hành giúp cho nhân viên thừa hành những kiến thức và ý tưởng chuyên môn. Công việc của họ là hoạch định, tư vấn, v.v. Các nguyên tắc tổ chức 8. Phân công lao động – Đối với tổ chức lớn, để đạt mục tiêu cần phải phân công lao động. Chỉ những người có năng lực thực hiện một chức năng đặc biệt nào đó mới được giao việc. 9. Đường dây lãnh đạo – Cần có một ít cấp độ giám sát giữa cấp cao và các cấp khác. Tầm hạn quản trị càng ngắn thì mệnh lệnh càng ít bị hiểu sai và dòng thông tin truyền đạt càng tốt hơn. 10. Cân đối – Cần có sự cân đối hợp lý về tầm cỡ các phòng ban khác nhau, và tập trung quyền hay phân tán quyền trong việc ra quyết định. Công việc trong công tác tổ chức • Trong khi kế hoạch thiết lập mục tiêu, chính sách, chức năng và phương thức hoạt động thì công tác tổ chức trái lại xác định các đơn vị công tác và mối quan hệ giữa đơn vị này với đơn vị khác. Các loại cấu trúc tổ chức Bộ máy hành chính có những yếu tố sau : • Một hệ thống các phương thức và nguyên tắc được định sẵn để xử lý những bất trắc xảy ra với các hoạt động; • Phân công lao động theo chuyên môn (chuyên môn hóa lao động); • Thăng thưởng và tuyển chọn dựa vào sự tài giỏi kỹ thuật ; và • Sự không thiên vị trong mối quan hệ con người . Hệ thống hành chính và tổ chức: Ưu điểm • Stein cho rằng có những ưu điểm và hạn chế trong cấu trúc và chức năng bộ máy hành chính. Mặt tích cực là : • Tính kinh tế và hiệu quả, do phân công lao động h ợp lý và huy động được ý kiến chuyên môn; • ổn định và lâu dài; • Vai trò an toàn với những kỳ vọng công việc cụ th ể được xác định rõ • Sự an toàn tương đối trong công việc với phụ cấp thêm, đào tạo tại chức và các chương trình hưu trí ; • Sự không thiên vị của các chính sách giúp giảm thiểu những yếu tố chủ quan trong việc xác định chính sách và tối đa hóa việc thiết lập những tiêu chuẩn khách quan và không thiên vị. Hệ thống hành chính và tổ chức: Hạn chế Sự hạn chế, theo Stein, có thể được xem xét theo khía cạnh: • Nhân sự – lễ nghi và khả năng tầm thường v ...