Bài giảng Quản trị dự án - Chương 7: Kiểm soát dự án

Bài giảng Quản trị dự án chương 7 Kiểm soát dự án trình bày về kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọạn triển khai trong chu kỳ họat động của dự án. Các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng lẽ được cho mỗi nhóm công việc.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị dự án - Chương 7: Kiểm soát dự án Chương 7KIỂM SOÁT DỰ ÁN1.Khái niệm• Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển khai trong chu kỳ họat động của dự án.•  Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:• (1)Mức độ thực hiện (Performance)• (2)Chi phí (Cost)• (3)Thời gian (Time)• Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC• (Cost/Schedule Control System Criteria)• Kiểm soát bên trong (Internal control)• Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit2.Kiểm soát chi phí dự án• Các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng lẽ được cho mỗi nhóm công việc• Mỗi báo caó chi phí gồm: – Mô tả công việc – Tiến độ thực hiện – Ngư Người chịu trách nhiệm – Phân bổ chi phí theo thời gian – Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bị…)• Với mỗi báo cáo chi phí: xem xét sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí đã được dự trù được•  phân tích khác biệt về chi phí là chưa đủ (không chư biết % khối lượng công việc được hoàn thành & chi lư được phí trong tương lai cần để hoàn thành dự án) tươngKiểm soát- điều chỉnh chi phí soát-• - Giám sát hoạt động chi phí.• - Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý.• - Thông báo những thay đổi, biến động đến người có thẩm quyền.• - Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value):• + EV là một kỹ thuật đo lượng sự thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí.• + Cho ra một đường chi phí (Cost Base Line). Các kỷ thuật trong EV Thuật ngữ Định nghĩa Cách tínhGiá trị trù tính (PV-Planned Chi phí dự trù cho công việc sẽ Value) được thực hiện trong một thời gian định trướcChi phí thực sự (AC-Actual Chi phí thực tế để thực hiện Cost) công việcGiá trị thu được (EV) Giá trị công việc đã được hoàn PV x X% ngày hoàn thành thànhBiến động chi phí (CV- Cost - CV0: không phát sinhBiến động lịch biểu (SV- - SV0: nhanh hơnChỉ số thực hiện chi phí - CPI1: không vượt Index)Chỉ số thực hiện lịch (SPI- - SPI1: hoàn thành trước lịchƯớc tính chi phí tại thời EAC = BAC/CPI điểm hoàn tấtƯớc tính thời gian hoàn tất Ước tính thời gian ban đầu/SPIVí dụCông việc Tuần 1 Ý nghĩa EV 7.500 PV 10.000 AC 15.000 CV CV = EV – AC = -7.500 SV SV = EV – PV = -2.500 CPI CPI = EV/AC = 0.5 SPI SPI = EV/PV = 0.753.Rút ngắn thời gian dự án• 1. Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án:• - Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị.• - Outsourcing (mua từ bên ngoài).• - Làm thêm giờ• - Làm việc năng nổ hơn• - Làm song song nhiều công việc.• 2. Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án:• - Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường• - Được động viên bởi các lợi ích• - Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp• - Vượt mức tổng chi phí dự kiếnBiểu đồ thời gian-chi phí gian-5.Xây dựng biểu đồ thời gian-chi phí gian-• Tìm tổng chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho dự án.• Các khó khăn gặp phải khi xác định chi phí trực tiếp:• + Chọn lựa những công việc/sự kiện có thể được rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ nhất.• + Thời gian bình thường: có chi phí tương đối thấp, khả thi.• + Thời gian ngắn nhất (crash time): thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành công việc.Slope = (crash cost – normal cost)or (normal time – crash time)Cost-Cost-Time Trade-Off Example Trade-Cost-Cost-Time Trade-Off Example Trade-Cost-Cost-Time Trade-Off Example Trade-Chú ý• - Đối với biểu đồ thời gian chi phí:• + Chỉ nên sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị dự án.• + Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu thực hiện công việc.• - Thời gian rút ngắn:• + Việc xác định thời gian mang tính quyết định (rút ngắn quá nhiều có thể gây lẵng phí).• + Việc rút ngắn thời gian có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm dự án.• + Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian thực hiện dự án. ...