Bài giảng Quản trị văn phòng - ThS. Phạm Mỹ Hạnh

(NB) Bài giảng Quản trị văn phòng do ThS. Phạm Mỹ Hạnh biên soạn cung cấp cho người học các nội dung: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng, quản trị văn phòng, một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tổ chức công tác lễ tân, soạn thảo và quản lý văn bản,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị văn phòng - ThS. Phạm Mỹ HạnhHỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Dùng cho sinh viên hệ đào tạo đại học từ xa) Lưu hành nội bộ HÀ NỘI - 2008 HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNGQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Biên soạn : THS. PHẠM MỸ HẠNH LỜI NÓI ĐẦU Quản trị văn phòng là việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sóat cáchọat động xử lý thông tin trong các cơ quan, doanh nghiệp. Ngày nay, văn phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với những hành lang im ắng,các cánh cửa khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang, hay tiếng đánh máy chữ lọccọc. Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng hơn: trang thiết bị hiện đại. không gianmở, bài trí linh họat, thích ứng với nhiều nhu cầu và phương thức làm việc phong phú. Thậm chícó cả các văn phòng làm việc từ xa, văn phòng tại nhà và văn phòng ảo. Cho dù dưới dạng thức nào, một khi đã xác lập sự có mặt của văn phòng thì các nhà quảntrị vẫn có những mối quan tâm chung về chất lượng, tính hiệu quả từ các hệ thống, qui trình vàthói quen cũng như tập quán làm việc tốt nhằm phát huy tối đa các chức năng và nhiệm vụ củavăn phòng. Hơn thế nữa, nhà quản trị sẽ ngày càng nhận rõ rằng việc tổ chức và quản lý tốt họatđộng văn phòng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung, thậm chí cả đến lợi nhuận của công ty. Hành chánh văn phòng hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng ban chứ không chỉ riêngở phòng hành chánh quản trị. Các cơ quan đều có nhiều phòng ban khác nhau, và mỗi bộ phận đóđều có công việc hành chánh văn phòng và vì thế cần phải có công tác quản trị hành chánh vănphòng. Bất cứ cấp quản trị nào, ngọai trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm công việchành chánh văn phòng. Tất cả đều phải quản trị hành chánh văn phòng của mình sao cho có hiệuquả. Bộ phận nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án; cần phải quản trịthông tin, quản trị hồ sơ, cần phải họach định tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các chuyến đicông tác; đều phải viết báo cáo các chương trình và thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách và gọi điệnthọai; đều phải sắp xếp chỗ làm việc sao cho vừa thẩm mỹ, vừa quản trị qua các hệ thống và thủtục, và vừa có hiệu quả. Tất cả các họat động hành chánh văn phòng nêu trên đều phải được thựchiện một cách khoa học theo tiêu chuẩn hiện đại dứơi nhãn quan quản trị. Sự thành công của các bạn tại các doanh nghiệp hay không, phần lớn là nhờ vào việc quảntrị hành chánh văn phòng! Cuốn sách này sẽ giúp cho các bạn sinh viên nắm được những điều cơbản nhất về quản trị hành chánh văn phòng. Trong quá trình biên sọan không sao tránh khỏinhững khiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp chân tình của quí đồng nghiệp và các bạnsinh viên để cuốn sách này ngày càng hòan thiện hơn! Tác giả Phạm Mỹ Hạnh CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Bất cứ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có một bộ phận tiếp khách, quản lý vàgiải quyết văn bản đi-đến, lưu trữ hồ sơ tài liệu, tổ chức sắp xếp hội họp... là cánh tay đắc lực củacấp quản lý, đó chính là văn phòng (hay phòng hành chánh quản trị). Để các họat động văn phòng trong cơ quan được thống nhất và có hiệu quả, cần phải cónhững người chuyên nghiệp về hành chánh văn phòng, đó là chánh văn phòng hay trưởng phòngvà thư ký hay nói cách khác đó là các nhà quản trị hành chánh văn phòng. Để giúp mọi người cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả, hòan thành các mục tiêu,thì cần phải xây dựng và duy trì một cơ cấu qui định những vai trò, chức năng, nhiệm vụ và chứcvụ công tác. Đó chính là việc tổ chức bộ máy hành chánh văn phòng. Để có ý nghĩa, một vai tròhoặc chức năng nhiệm vụ phải được gắn với mục tiêu rõ ràng, với sự nhận thức đầy đủ về bổnphận, hoặc hành động có liên quan với nhau. Quyền hạn phải được giao một cách rõ ràng kèmtheo các công cụ, các nguồn tài nguyên và thông tin cần thiết để hòan thành nhiệm vụ đó. Để cácvai trò hỗ trợ nhau một cách có hiệu quả, chúng phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định,hướng về mục tiêu. Đó là những nội dung được trình bày trong chương 1 này.1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụcho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập vănphòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chánh. Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đốinội, đối ngọai của cơ quan, đơn vị đó. Ngòai ra, văn phòng còn có thể là phòng làm việc của thủtrưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phòng Chính phủ, ...