Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng): Phần 2 - Trường CĐ Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Soạn thảo văn bản giúp người học tiếp cận kỹ năng soạn thảo văn bản, còn soạn thảo các điều khoản chính trong hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. Giúp người học thực hành soạn thảo, đồng thời nhận định các vấn đề đúng sai trong văn bản, hợp đồng thông dụng, biết cách chỉnh sửa và góp ý bổ sung cho phù hợp các nội dung của văn bản hiện hành. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng): Phần 2 - Trường CĐ Cộng đồng Đồng Tháp Chƣơng 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã chƣơng MH29-04 * Giới thiệu Để có một văn bản chỉnh chu có hiệu lực thi hành thì ngƣời soạn có sự chuẩn bị thông tin biên soạn, thu thập thông tin và lên đề cƣơng soạn văn bản. Sau đó chỉnh sửa đúng tính pháp lý của văn bản, và trình ký ban hành theo đúng thể thức, quy cách để văn bản có hiệu lực cho các đơn vị thực hiện. Mọi thứ trong quá trình chuẩn bị và soạn thảo đều phải đƣợc đảm bảo theo quy trình, và có ngƣời có thẩm quyền ký duyệt * Mục tiêu - Kiến thức: trình bày đƣợc về quy trình xây dựng và ban hành văn bản - Kỹ năng: xây dựng quy trình và ban hành văn bản - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao. * Nội dung chính 1. Công tác chuẩn bị 1.1. Xác định vấn đề và mục tiêu: Để đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng và có chất lƣợng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. - Đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. - Đối với văn bản điện tử, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. - Trƣờng hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, ngƣời có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn 47 bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. - Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu đơn vị và trƣớc pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao. 1.2. Chọn loại hình thức văn bản Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thƣ công. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng và đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng thể thức. Thể thức đƣợc nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và đƣợc sử dụng thuận lợi trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của ngƣời có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản đƣợc gửi đến (nơi nhận), v.v... 1.3. Thu thập thông tin: Các thông tin đƣợc sử dụng đƣa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp vì nếu thụât ngữ và văn phong không đƣợc lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Trong hoạt động công vụ, thu thập thông tin là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin trong hoạt động công vụ cần lƣu ý tới những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề/nội dung liên quan cần nghiên cứu, đánh giá. Do 48 vậy, việc thu thập thông tin phải chú ý tới mục đích của công việc để có hƣớng thu thập những thông tin tổng hợp và những thông tin cụ thể có thể kết nối đƣợc với nhau minh họa cho những nhận định quan trọng mà yêu cầu công việc đặt ra. Việc thu thập thông tin phải pải xác định rõ ràng thông tin cần thu thập; phân công rõ ràng ngƣời chịu trách nhiệm thu thập, duy trì tính trọn vẹn của thông tin, đồng thời, phải tính toán đƣợc lợi ích – chi phí cẩn thận đối với mỗi trƣờng hợp để chọn ra những phƣơng thức quản lý chi phí hiệu quả, nhất là các giai đoạn khác nhau của thu thập và quản lý thông tin. Theo đó, các yêu cầu cơ bản đối với việc thu thập thông tin nhƣ sau: Thông tin phải chính xác Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác của thông tin trƣớc hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó đòi hỏi việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm căn cứ cho việc ra quyết định. Thông tin phải kịp thời Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của thông tin thƣờng trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thông tin. Tính kịp thời của thông tin đƣợc quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề (cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích, vì vấn đề chƣa chín muồi và tình hình thay đổi sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dấn đến việc ra quyết định không kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần đƣợc khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho ngƣời làm công tác thông tin. Thông tin phải đầy đủ, toàn diện Thông tin đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản ...