Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.1 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn

Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh - Chương 3.1: Thư thương mại (tiếp theo), cung cấp cho người học những kiến thức như Những nguyên tắc viết thư thương mại; Các loại thư thương mại; Thông điệp email và bản ghi nhớ. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.1 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TRUYỀN THÔNGTRONG KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn TP.HCM 2017 TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 1 CHƯƠNG 3: THƯ THƯƠNG MẠITRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 2 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG1. Hiểu rõ các nguyên tắc viết thư thương mại2. Phân biệt các loại thư thương mại3. Thực hành viết thư thương mại và nắm rõ các nguyên tắc định dạng TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 3 NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG1. Những nguyên tắc viết thư thươngmại2. Các loại thư thương mại2.1. Thông điệp email và bản ghi nhớ2.2. Thông điệp thư tích cực2.3. Thông điệp thuyết phục và marketing2.4. Thông điệp tiêu cực3. Định dạng thư thương mại TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 41. NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ THƯƠNG MẠI Tiến trình viết Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 • Phân tích • Tìm kiếm •Xem & chỉnh sửa • Tiên đoán • Tổ chức •Đọc lại • Thích ứng • Soạn thảo •Đánh giá ▪ Có cần thiết phải viết ? ▪ Kênh truyền thông nào là tốt nhất ? ▪ Vì sao tôi phải viết ▪ Người đọc sẽ phản ứng ra sao▪ Có tiết kiệm thời gian của người đọc không ? TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 51. NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ THƯƠNG MẠI Tiến trình viết Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 • Phân tích • Tìm kiếm •Xem & chỉnh sửa • Tiên đoán • Tổ chức •Đọc lại • Thích ứng • Soạn thảo •Đánh giá TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 61. NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ THƯƠNG MẠI Tiến trình viết Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 • Phân tích • Tìm kiếm •Xem & chỉnh sửa • Tiên đoán • Tổ chức •Đọc lại • Thích ứng • Soạn thảo •Đánh giá ▪ Kiểm tra các tập tin, tập hợp tài liệu ▪ Phác thảo hay liệt kê các ý cần trình bày ▪ Soạn thảo bản nháp đầu tiên, dự kiến sẽ có sự chỉnh sửa. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 7 1. NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ THƯƠNG MẠI Tiến trình viết Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 • Phân tích • Tìm kiếm •Xem & chỉnh sửa • Tiên đoán • Tổ chức •Đọc lại • Thích ứng • Soạn thảo •Đánh giá▪ Chỉnh sửa để đảm bảo sự rõ ràng và ngắn gọn▪ Đọc lại để đảm bảo sự chính xác, không sai sót ▪ Lên kế hoạch về phản hồi sẽ nhận được TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 8 1. NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ THƯƠNG MẠINhững thông điệp viết được trao đổi bằng cách nàoThông điệp trên giấy Thông điệp điện tử➢ Thư thương mại • E-mail➢ Bản ghi nhớ nội bộ • Tin nhắn • Podcasts • Blogs • Wikis • Mạng xã hội TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 9 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớCác thành phần của E-mail và bản ghi nhớ Dòng tiêu đề © GEORGE FREY / BLOOMBERG NEWS / LANDOV Mở đầu Nội dung Kết luận TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 10 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớ Các thành phần của E-mail và bản ghi nhớ  Dòng tiêu đềo Tóm tắt thông điệp một cách rõ ràng và ngắn gọno Tránh những đề mục một từ vô nghĩa, ví dụ như “Help” (cần giúp đỡ) hay “Khẩn cấp”  Mở đầuo Đề cập đến ý chính của văn bảno Tránh giải thích hay bàn luận quá dài về nội dung nền TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 11 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớCác thành phần của E-mail và bản ghi nhớ  Nội dung • Sắp xếp thông tin và những diễn giải một cách hợp lý • Chỉ nói về một chủ đề • Sử dụng số thứ tự và ký hiệu đầu dòng • Cân nhắc việc thêm vào các đề mục TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 12 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớCác thành phần của E-mail và bản ghi nhớ  Kết luận • Kết thúc với thông tin về hành động, ngày giờ hay thời hạn • Tóm tắt thông điệp • Đưa ra một ý tưởng hay suy nghĩ để kết thúc • Tránh biểu lộ thái quá TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 13 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớ Định dạng emailCân nhắc việt để tên đầy đủ của người nhậntrong dấu ngoặc nhọn. To: Ann Jones From: Nhập tự động Subject: Tóm tắt chủ đề một cách có nghĩa Cc: Người nhận bản copyAttached: TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 14 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớ Định dạng email Các cách chào đầu email• Không chào• Ann, Dear Ann:, Hi, hay Chào buổi sáng!• Bao gồm tên trong dòng đầu tiên “Cảm ơn An vì đã giúp tôi . . .” TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 15 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.1 Email và bản ghi nhớ Định dạng email Nội dung ▪ Tập trung vào chỉ một chủ đề ▪ Sử dụng chữ hoa và chữ thường ▪ Độ dài vừa phải nếu nội dung còn được chuyển tiếp Kết luận▪ Cân nhắc sử dụng các cách kết thúc như Trân trọng, Best regards, Sincerely…▪ Bao gồm tên và thông tin liên hệ, đặc biệt khi gửi cho người ngoài TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH ...