Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.4 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn

Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh - Chương 3.4: Thư thương mại (tiếp theo), cung cấp cho người học những kiến thức như Thông điệp tiêu cực; Định dạng thư thương mại; Dự thảo thông điệp báo tin xấu đến nhân viên; Thông báo tin xấu một cách cá nhân. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.4 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TRUYỀN THÔNGTRONG KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn TP.HCM 2017 TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 1 CHƯƠNG 3: THƯ THƯƠNG MẠITRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 2 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG1. Hiểu rõ các nguyên tắc viết thư thương mại2. Phân biệt các loại thư thương mại3. Thực hành viết thư thương mại và nắm rõ các nguyên tắc định dạng TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 3 NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG1. Những nguyên tắc viết thư thươngmại2. Các loại thư thương mại2.1. Thông điệp email và bản ghi nhớ2.2. Thông điệp thư tích cực2.3. Thông điệp thuyết phục và marketing2.4. Thông điệp tiêu cực3. Định dạng thư thương mại TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 4 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Mục tiêu khi giao tiếp thông tin tiêu cực• Acceptance (sự chấp nhận): Phấn đấu để giúp người nhận hiểu và chấp nhận những tin tức xấu..• Positive image (hình ảnh tích cực): Quảng bá hình ảnh tốt đẹp của bản thân và tổ chức của bạn, nỗ lực làm giảm cảm giác tiêu cực, truyền đạt sự công bằng.• Message clarity (thông điệp rõ ràng): Làm cho thông điệp rất rõ ràng đến mức không cần có hồi đáp khác.• Protection (sự bảo vệ): Tránh tạo ra trách nhiệm pháp lý. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 5 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Tránh những vấn đề pháp lý Tránh lạm dụng bằng ngôn ngữ.• Làm tổn hại: Tuyên bố sai sự thật làm ảnh hưởng đến danh tiếng của một cá nhân.• Phỉ báng/bôi nhọ: Phỉ báng viết• Vu khống: Vu khống bằng lời nói TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 6 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Tránh những vấn đề pháp lý Tránh ngôn ngữ thiếu cẩn thận.Tránh những câu từ có khả năng gây tổnhại hoặc dễ dàng bị hiểu sai.Ví dụ: Sàn nhà máy là quá nguy hiểm chokhách tham quan đi thực địa. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 7 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Tránh những vấn đề pháp lý Tránh ngôn ngữ thiếu cẩn thận. Hãy nhớ rằng bạn đại diện cho tổ chức.▪ Thông điệp thương mại của bạn đại diện cho quan điểm/nhận định của tổ chức.▪ Cẩn thận với việc bộc lộ thông tin công ty, kể cả trong trang cá nhân (blog). TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 8 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cựcPhản ứng thông thường với thông tin tiêu cực ▪ Hàng hóa không thể được giao như ▪ Thất vọng đã hẹn. ▪ Bị khiêu khích ▪ Sản phẩm thất bại ▪ Giận dữ ▪ Từ chối tín dụng ▪ Lỗi thanh toán TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 9 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cựcBạn có thể làm giảm cảm xúc tiêu cực nếu ▪ Người đọc biết được lý do của sự ▪ Thất vọng từ chối ▪ Bị khiêu khích ▪ Tin xấu được tiết ▪ Giận dữ lộ với một sự nhạy cảm. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 10 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Chiến lược gián tiếpBước đệm Lý do Tin xấu Kết thúcChiến lược gián tiếp dành cho ngườiviết “định hướng quan hệ” quan tâmđến việc tiếp thông tin xấu sẽ ảnhhưởng đến người nhận như thế nào. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 11 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Chiến lược gián tiếp Bước đệm Lý do Tin xấu Kết thúcChiến lược gián tiếp cho phép bạn giúpngười đọc chuẩn bị cho việc đón nhận tinxấu, và nhờ vậy làm nhẹ đi hậu quả củaviệc nhận tin xấu này. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 12 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Chiến lược gián tiếpCác bước đệm khả thi để bắt đầu thông điệp tiêu cực. Bước đệm Lý do Tin xấu Kết thúc ▪ Tin tốt • Thực tế ▪ Lời khen • Sự hiểu biết ▪ Sự đánh giá cao • Xin lỗi ▪ Sự nhất trí TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 13 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Chiến lược gián tiếp Đánh giá câu đệmĐánh giá tính hiệu quả của những câu bắt đầu sau trong một bức thư từ chối cấp tín dụng Thật không may, việc nộp xincấp tín dụng của bạn bị đánh giá Bộc lộ tin xấu không tốt. thẳng thừng. Chúng tôi chân thành lấy làm Có vẻ cường tiếc vì phải từ chối đơn xin cấp điệu và khuôn tín dụng của bạn. mẫu TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 14 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Chiến lược gián tiếp Đánh giá câu đệmĐánh giá tính hiệu quả của những câu bắt đầu sau trong một bức thư từ chối cấp tín dụng Chúng tôi rất hân hạnh nhận được đơn xin cấp tín dụng của Gây ấn tượng bạn saiSự hồi sinh gần đây của lãi suấttrên thị trường chứng khoán gây Không liên quan ngạc nhiên. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 15 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.4 Thông điệp tiêu cực Chiến lược gián tiếp Đánh giá câu đệmĐánh giá tính hiệu quả của những câu bắt đầu sau trong một bức t ...