Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.3 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn

Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh - Chương 3.3: Thư thương mại (tiếp theo), cung cấp cho người học những kiến thức như Thông điệp thuyết phục và marketing; Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục; Yêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động; Thuyết phục trong tổ chức; Khiếu nại hay yêu cầu điều chỉnh. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.3 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TRUYỀN THÔNGTRONG KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn TP.HCM 2017 TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 1 CHƯƠNG 3: THƯ THƯƠNG MẠITRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 2 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG1. Hiểu rõ các nguyên tắc viết thư thương mại2. Phân biệt các loại thư thương mại3. Thực hành viết thư thương mại và nắm rõ các nguyên tắc định dạng TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 3 NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG1. Những nguyên tắc viết thư thươngmại2. Các loại thư thương mại2.1. Thông điệp email và bản ghi nhớ2.2. Thông điệp thư tích cực2.3. Thông điệp thuyết phục và marketing2.4. Thông điệp tiêu cực3. Định dạng thư thương mại TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 4 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phục Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục Mở đầu Nội dung Kết thúc Thu hút sự chú ý của người đọcMô tả vấn đề, gợi ý về lợi ích của người đọc,đưa ra lời khen ngợi hoặc hỏi một câu hỏi cótính kích thích. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 5 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phục Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục Mở đầu Nội dung Kết thúcXây dựng hứng thú Giảm thiểu sự kháng cự• Giải thích logic và ngắn ▪ Tiên đoán sự phản đối gọn mục đích của yêu ▪ Đưa ra luận cứ cầu. ▪ Thiết lập sự đáng tin cậy• Chứng minh sự hợp lý ▪ Thể hiện năng lực• Sử dụng thực tế, thống ▪ Thể hiện giá trị của đề xuất kê hay ý kiến của chuyên gia. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 6 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phụcDự thảo thư yêu cầu thuyết phục Mở đầu Nội dung Kết thúc Hành động thúc đẩy▪ Yêu cầu hành động cụ thể▪ Tạo điều kiện phản hồi dễ dàng▪ Thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và biết ơn. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 7 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phụcYêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động Sự thuyết phục cần thiết khi nào ?Khi yêu cầu về thời gian, tiền bạc, thông tin, ưuđãi đặc biệt hay sự hợp tác. © ISTOCKPHOTO. COM / ZSOLT NYULASZI TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 8 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phục Yêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động Khi nào yêu cầu được đáp ứng ?Các yêu cầu có thể được đáp ứng vì ngườinhận: – Đang thực sự quan tâm đến dự án/kế hoạch của bạn – Thấy được lợi ích cho người khác – Mong đợi về tiềm năng lợi thế cho chính họ – Cảm thấy có trách nhiệm đóng góp thời gian hay chuyên môn của họ như để “trả nợ” TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 9 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phụcYêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động• Hãy đọc thông điệp ví dụ đính kèm.• Đánh giá nội dung và xác định những phần cần được cải thiện. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 10Kính gửi anh Minh,Anh có thể vui lòng tham gia với vai trò diễn giả trong buổi tọa đàm Hướng Nghiệp diễn ra vàotháng 5 tới tại trường Đại học Hutech ? Chúng tôi không muốn mời một người quá bận rộn,nhưng chúng tôi vẫn hi vọng anh có thể thu xếp được vào ngày 10 tháng 5 để tham gia buổi tọađàm.Trong đó, anh sẽ trình bày những khó khăn và đề xuất một số giải pháp với công tác hướngnghiệp cho sinh viên năm cuối. Chúng tôi biết anh đã từng trình bày chủ đề này tại một buổi hộithảo cấp trường trước đó. Dù thù lao diễn giả chúng tôi có thể chi trả chỉ ở mức 2 triệu VND,buổi ăn tối sẽ được phục vụ miễn phí.Buổi tọa đàm này có quy mô không lớn nhưng chúng tôi tin là sinh viên sẽ hứng thú để lắngnghe anh trình bày trong khoảng thời gian khoảng 30 phút. Vui lòng xác nhận việc tham gia vớichúng tôi trước 17pm ngày 1/05/2016. THÔNG TRONG KINH DOANH TRUYỀN 11 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phục Thuyết phục trong tổ chức Thuyết phục cấp dướiChỉ thị và hướng dẫn từ trên xuống thường yêucầu ít sự thuyết phục. Tuy nhiên sự thuyếtphục cũng cần thiết để:- Lôi kéo sự tham gia của nhân viên- Yêu cầu nhân viên làm nhiều hơn vai trò của họ- Những thay đổi không đem lại lợi ích cho cấp dưới được chấp nhận. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 12 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phục Thuyết phục trong tổ chức Thuyết phục cấp trên/ sếp• Với những yêu cầu/kiến nghị từ dưới lên, để có sự thuyết phục cần: – Cung cấp bằng chứng – Không yêu cầu quá nhiều – Sử dụng những từ như: “giới thiệu”, “đề xuất”, hay “kiến nghị”. – Các câu không nên có vẻ hăm dọa. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 13 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI 2.3 Thông điệp thuyết phục Thuyết phục trong tổ chức Thuyết phục cấp trên/ sếp• Hãy đọc bản ghi nhớ ví dụ đính kèm.• Đánh giá nội dung và xác định những phần cần được cải thiện. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 14Kính gửi chị Lan,Dù trước đây chị đã phản đối việc mua thêm máy photocopy, tôi nghĩ tôi đã đạt được một thỏathuận hợp lý để mua 1 chiếc máy photocopy mới và chúng ta nên quyết định sớm trước ngày 01tháng 5. Công ty Copy City đã làm mới lại những máy copies mà họ dự định cho đi. Nếu quyếtđịnh sớm, họ sẽ cung cấp cho chúng ta rất nhiều ưu đãi ví dụ như giấy văn phòng phẩm miễnphí, miễn phí vận chuyển và miễn phí lắp đặt.Chúng ta cần có cách giảm chi phí copy cho phòng. Những máy photocopy hiện tại không thểđáp ứ ...