Cách xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức

Hiện nay các doanh nghiệp phát triển ngày càng chuyên nghiệp, hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần rất quan trọng để tạo nên sự chuyên nghiệp đó. Kienthuckinhte giới thiệu và hướng dẫn bạn xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chứcXây dựng hệ thống kiểm soát nội bộtrong một tổ chứcHiện nay các doanh nghiệp phát triển ngày càng chuyên nghiệp,hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần rất quan trọng để tạo nênsự chuyên nghiệp đó. Kienthuckinhte giới thiệu và hướng dẫn bạnxây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp.Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau cóchuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạtđộng hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợichung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với ngườilao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểmsoát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợiriêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung củatoàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lýđược các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giaoviệc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phảichỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chứccác lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (saisót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giáthành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hưhỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảotính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảmbảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt củatổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổchức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đôngvà gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức màhệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng đểhoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có đủ năm thành phần:Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởngđến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạora một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức cónhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộhay không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầmquan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổchức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việcrõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quychế, quy trình SXKD... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nềntảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểmsoát nội bộ.Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hìnhhay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi roxuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cầnthường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnhhưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biệnpháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tụcđảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạođiều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thinghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa vàphát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chứccó hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theođúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành…Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảođảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúngngười có thẩm quyền.Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánhgiá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nóđược triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, đượccải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểmtra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thốngkiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũngnhư tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổchức sau khi ký cam kết hay không.Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soáthệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Đểhệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như:Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính,đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về tráchnhiệm, quyền hạn và quyền lợi.Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõcác hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quantrọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào củatổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy địnhrõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ cácbiện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệuquả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.Doanh nghiệp Việt Nam và kiểm soát ...