GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 4: QUERY – TRUY VẤN

Chức năng Query là một công cụ đặc trưng của MicroSoft Access, cho phép:
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 4: QUERY – TRUY VẤN GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 4: QUERY –TRUY VẤNI. GIỚI THIỆU 1) Chức năng Query là một công cụ đặc trưng của MicroSoftAccess, cho phép: Nhìn số liệu dưới nhiều gốc độ khác nhau  Giải đáp các yêu cầu tra cứu số liệu trên  CSDL Tính toán số liệu trên table  Tạo ra nguồn dữ liệu cơ sở cho một số  công cụ khác như Form, Report, kể cả một query khác, thậm chí tạo ra một table mới. ….  Kết quả của một query được gọi là một dyna Set (Dynamic Set). Một Dynaset không phải là một bảng số liệu thực sự mà nó chỉ là bộ số liệu “sống động” phản ánh tình trạng số liệu đương thời. Nếu ta sử số liệu trên Dynaset thì đồng thời số liệu trong table cũng thay đổi theo và ngược lại.2) Các loại Query a) Select Queries (Truy vấn chọn) : Lấy dữ liệu từ một hay nhiều bảng, từ các bảng hay các query khác. Tạo ra các field tính toán từ các field khác( hay gán trị hằng). Tạo field tổng kết (sum) và phân nhóm dữ liệu. b) Crosstable Queries (Truy vấn tham chiếu chéo) :Phân nhóm dữ liệu theo loại, tính tổng. Thườngdùng loại này khi cần so sánh, thống kê số liệutheo tháng, quý, năm…c) Make – Table Queries (Truy vấn tạo bảng) :Tạo 1 table mới từ tập record kết quả truy vấn.Ví dụ tạo các Table cho việc Backup (file bảotrì), lưu trữ dữ liệu đã cũ ít khi đụng đến nhờ đólàm giảm kích thước file hiện hành tăng tốc độxử lý.d) Update Queries (Truy vấn cập nhập) :Thay đổi dữ liệu trên nhiều record cùng bảnghay trên nhiều bảng.e) Append Queries (Truy vấn nối dữ liệu) : Thêm record vào 1 bảng từ nhiều bảng (hayqueries) khác.f) Delete Queries (Truy vấn xóa dữ liệu) :Hủy bỏ nhiều record trên 1 bảng hay trên nhiềubảng cùng 1 lần thao tác.g) Pass throught Query – truy vấn chuyển giaoh)Data definition Query – truy vấn định nghĩa dữ liệu i)II. TẠO QUERY a) Select Queries (Truy vấn chọn) : Chức năng : Lấy dữ liệu từ một hay nhiều bảng hoặc các query khác trong cơ sở dữ liệu. Tạo ra các field tính toán từ các field khác( hay gán trị hằng). Tạo field tổng kết (sum) và phân nhóm dữ liệu. Ví dụ : Query sau cho phép lấy dữ liệu từ nhiều bảng như Hoadon, ChiTietHoaDon2) Tạo Query bằng chức năng Wizard (Access trợ giúp) : Chọn query  Nhấn nút New. Chọn Simple Query Wizard. Chọn OK.Bước 1 : Xác định các Field tham gia vào truyvấn (trả lời câu hỏi : Which field do you want inyour query?). Chọn xong, nhấn nút Next.Bước 2 :Lựa chọn việc hiển thị chi tiết kết quả hay thựchiện tổng kết số liệu (trả lời câu hỏi : Would youlike a detail or summary query?) o Chọn Detail : nếu muốn hiển thị chi tiết toàn bộ giá trị các Field đã chọn. o Chọn Sumary : nếu muốn thực hiện tổng kết số liệu. Nếu chọn công việc này thì hãy nhắp Summary Options để chọn các chỉ tiêu tổng kết như sau : Sum : tính tổng giá trị của Field. Avg : Tính trung bình của Field. Min : Tính giá trị nhỏ nhất của Field. Max : Tính giá trị lớn nhất của Field. Count : đếm số record.Sau khi chọn xong, chọn Ok và nhắp nút Next. Lưu ý : việc tổng kết cần dựa trên Field có kiểu dữ liệu là Date/time.Ví dụ : bạn cần tổng kết học bổng của từng lớp trong từng học kỳ hay từng năm thì bạn phải khai áo thêm thời gian tổng kết theo nội dung sau : Unique date/time : tổng kết theo ngày / giờ. Day : tổng kết theo ngày (ngày hiển thị theo dạng Long date). Month : Tổng kết theo tháng. Quarter : Tổng kết theo quý. Year : tổng kết theo năm. Bước 3 : đặt tên cho Query ( trả lời câu hỏi :What do you want for your query ?) và nhắp nút Finish để hoàn thành công việc.3) Tạo Query bằng chức năng design view (Tự thiết kế bằng cửa sổ lưới QBE) Bước 1 : Tại cửa sổ Database  Chọn mục Query  Nhấn nút New. Access hiển thị hộp thoại : Nhờ Wizard thiết kếTự thiết kế Tạo CrossTab query bằng Wizard Chọn : Click Ok, Thôi : Click Cancel Tạo Query hiện các Record giống nhau bằng Wizard Tạo Query tìm các record có trong Table này nhưng không có trong Table kia bằng Wiizard Chọn design view _ Click OK.Bước 2 : Xác định Table/Query tham gia truy vấn tại hộp thoại Show Table.Các nút chọn : Table : Nếu xác định các ...