Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Soạn thảo văn bản với mục tiêu giúp các bạn có thể trình bày được các loại văn bản: văn bản hành chính,văn bản hợp đồng; Mô tả và giải thích được hình thức, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp Bài 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã bài MH29KX5340119-03 * Giới thiệu: Theo quy định của pháp luật về soạn thảo văn bản, văn bản soạn theo các mẫu biểu của nhà nƣớc quy định, đúng chuẩn quy cách từng loại mẫu biểu. Do đó, khi soạn văn bản phải xem văn bản thuộc thể loại nào chọn mẫu đúng theo quy định về thể thức đó, Có cách canh lề, canh dòng, chirng phong chữ, size chữ phù hợp. Để giúp công việc soạn thảo đƣợc thực hiện tốt thì ngƣời soạn văn bản cần luyện tập soạn theo các mẫu biểu có sẵn kèm theo thông tƣ mới: giấy mời, thông báo, biên bản,... * Mục tiêu: - Kiến thức: khái niệm và giải thích đƣợc soạn thảo văn bản hành chính, kỹ thuật, văn phong, cú pháp,…trong soạn thảo văn bản hành chính. - Kỹ năng: soạn thảo văn bản - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao. * Nội dung chính 1. Những vấn đề cần lƣu ý trong soạn thảo văn bản: 1.1. Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). - Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng. - Định lề trang: Cách mép trên và mép dƣới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm. - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. - Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Đƣợc thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này. - Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. 1.2. Những vấn đề cần lƣu ý trong soạn thảo văn bản: 27 Yêu cầu đối với ban hành văn bản: Đúng pháp luật, đảm bảo lợi ích hài hoà, phù hợp thực tiễn, đúng lúc. Hậu quả ban hành văn bản sai pháp luật: thẩm quyền bị vi phạm, phá vỡ quy trình điều hành, làm rối loạn kỷ cƣơng phép nƣớc, giảm hiệu lực thi hành. Mặt khác, tăng khối lƣợng văn bản, giấy tờ sẽ vô ích. Khi xây dựng, ban hành văn bản cần chú ý:  Thứ 1. Sự cần thiết ban hành văn bản, tóm tắt quá trình xây dựng văn bản, nội dung chính của văn bản dự thảo, những vấn đề cần xin ý kiến, những vấn đề còn có những ý kiến khác nhau cần cân nhắc để đƣa vào. Xin ý kiến cơ quan, tổ chức và ngƣời có thẩm quyền để quyết định. Phải căn cứ vào nội dung của văn bản để lựa chọn hình thức văn bản cho phù hợp: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, Quyết dịnh, Thông báo, không dùng văn bản hành chính thay cho văn bản quy phạm pháp luật, không dùng thông báo thay cho quyết định… Nội dung các quy định của văn bản cơ quan cấp dƣới không đƣợc trái với quy định của cơ quan cấp trên. Các quy định trong văn bản của UBND các cấp ngoài việc tuân thủ các quy định của pháp luật phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chức năng quản lý ngành, lĩnh vực ở Trung ƣơng và địa phƣơng.  Thứ 2. Khi soạn thảo văn bản phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính nhất quán của pháp luật. Khi soạn thảo văn bản nếu có sửa đổi, hoặc bãi bỏ những quy định của văn bản trƣớc thì ghi rõ điều khoản của văn bản cần sửa đổi, hoặc bãi bỏ, tránh ghi chung chung gây khó khăn cho ngƣời thi hành công vụ. Hiệu lực của văn bản: Phải quy định thời gian theo luật hoặc tính toán đến vừa đảm bảo cho tổ chức, công dân có trách nhiệm thi hành vừa có thời gian để chuẩn bị điều kiện thực hiện có hiệu quả.  Thứ 3. Tổ chức soạn thảo văn bản cần bố trí cán bộ có: chuyên môn, pháp luật thực hiện (nhất là các văn bản quy phạm pháp luật). Các văn bản có nội dung liên quan đến hai hay nhiều cơ quan, khi soạn thảo do một cơ quan quản lý nhà nƣớc lĩnh vực đó chủ trì soạn thảo, đồng thời phối hợp với các cơ quan có liên quan để xin ý kiến vào dự thảo. Cơ quan đƣợc xin ý kiến phải trả lời bằng văn bản để đảm bảo tính thống nhất. Khi soạn thảo văn bản mà nội dung cần hƣớng dẫn thì cũng phải soạn thảo ngay văn bản hƣớng dẫn để nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc tổ chức thực hiện.  Thứ 4. Khi trình ký các văn bản phải đƣợc cán bộ, hoặc cơ quan có thẩm quyền thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, pháp lý. Mỗi văn bản khi phát hành phải 28 đƣợc Chánh Văn phòng, hoặc chuyên viên nghiệp vụ ký tắt vào cuối văn bản và chịu trách nhiệm trƣớc Thủ trƣởng cơ quan về nội dung, thể thức văn bản đã ban hành.  Thứ 5. Về kỹ thuật soạn thảo văn bản, cần chú ý một số điểm sau: Khi viện dẫn văn bản để làm căn cứ pháp lý, hoặc viện dẫn văn bản khác phải ghi thật chính xác, đầy đủ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản của ai? để tiện tra cứu. Việc đánh số: Các phần, chƣơng dùng số La mã: I, II, III…; các mục trong mỗi chƣơng dùng chữ in hoa: A, B, C…; các điều, các đoạn trong mỗi mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3…; trong mỗi đoạn dùng chữ thƣờng: a, b, c…có thể đề trƣớc mỗi phần nhỏ gạch nối (-). Không nên viết tắt hay dùng chữ tắt, những danh từ kép dài đã quen dùng chữ tắt thì lần đầu trong văn bản phải viết đầy đủ, sau đó viết tắt (Uỷ ban nhân dân viết tắt là: UBND). Không dùng chữ số ―1‖ thay cho chữ ―một‖ khi chữ đó không chỉ số lƣợng (Ví dụ: ―Nhân dân một lòng đi theo Đảng‖, hoặc ―Dân tộc Việt Nam là một..‖ Trƣờng hợp phải dùng tiếng nƣớc ngoài thì khi viết phải viết từ đƣợc dịch ra tiếng Việt hoặc phiên âm cho dễ đọc, còn nguyên chữ nƣớc ngoài đặt trong dấu ngoặc đơn, hoặc ...