Giữ hoà khí bằng câu hỏi thông minh

Người quản lý gặp phải sự phản đối hàng ngày. Và cách họ giải quyết vấn đề thường không thực sự hiệu quả. Sự phản ứng có thể đến từ một vị sếp khi ông ta không chấp thuận một dự án, một người quản lý ngang hàng từ chối cung cấp nguồn lực, một khách hàng thẳng thừng từ chối lời đề nghị - và bất cứ ai ngăn cản bạn đạt được mục tiêu. Những nhà quản lý thông thường luôn giữ phản ứng mặc định khi ai đó nói "không" là vẫn tiếp tục nhắc lại ý...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giữ hoà khí bằng câu hỏi thông minh Giữ hoà khí bằng câu hỏi thông minhNgười quản lý gặp phải sự phản đối hàng ngày. Và cách họ giải quyết vấn đềthường không thực sự hiệu quả.Sự phản ứng có thể đến từ một vị sếp khi ông ta không chấp thuận một dự án, mộtngười quản lý ngang hàng từ chối cung cấp nguồn lực, một khách hàng thẳngthừng từ chối lời đề nghị - và bất cứ ai ngăn cản bạn đạt được mục tiêu.Những nhà quản lý thông thường luôn giữ phản ứng mặc định khi ai đó nóikhông là vẫn tiếp tục nhắc lại ý tưởng đó. Nhà quản lý đưa ra thêm nhiều bằngchứng để hỗ trợ cho ý tưởng và chỉ ra số tiền phải chi trả. Và họ vẫn tiếp tục nóikhông.Dưới đây là một phương pháp tốt hơn.Hỏi một loại những câu hỏi dễ trả lời sẽ giúp người phản đối suy nghĩ lại về quyếtđịnh của mình và mở ra khả năng chấp thuận. Ý tưởng này được đề xuất lần đầutiên bởi Socrates ở Athen cổ đại cách đây 2400 năm. Phương pháp của Socratic đãgiúp cho các phe phái đối lập có được sự đồng thuận, và trong một thế giới ngàycàng có nhiều sự đối đầu như ngày nay, nó càng trở nên hữu dụng.Đặt ra câu hỏi Vì sao bạn lại nói thế sẽ giúp bạn tìm ra nguyên nhân vì sao mọingười lại tỏ ra bất hợp tác. Nguyên nhân có thể khiến bạn ngạc nhiên.Thử lấy ví dụ rằng các nhân viên kế toán cho rằng ngân sách cho dự án của bạnquá cao. Hãy bỏ qua việc đưa ra một bảng các lý do chứng minh rằng lợi nhuận sẽcao hơn chi phí đầu tư. Tồi tệ hơn, đừng nghĩ tới việc đưa ra cách để hạ bớt chi phíxuống. Nếu thay vào đó, bạn hỏi kế toán rằng tại sao anh ta lại cho rằng ngân sáchquá lớn, bạn có thể nhận ra rằng ngân sách quá lớn trong quý này nhưng nó có thểđược xem xét trong quý tiếp theo.Hoặc hãy thử lấy ví dụ về một vị sếp thiếu kiên nhẫn nói rằng cuộc họp của bạnchẳng đưa tới bất cứ điều gì. Hãy thử hỏi cô ta ý nghĩa của câu nói đó, thay vì nóivới cô ta về những gì cuộc họp này đã đạt được. Có thể cô ta muốn cuộc họp nàygiải quyết một vấn đề - đang được quan tâm nhất trong tâm trí của cô ta - mà đãkhông được nhắc đến trong cuộc họp.Bạn có thể tự hại mình nếu bạn đưa ra một phản ứng quá đơn thuần cho một vấnđề mà bạn vẫn chưa thực sự hiểu rõ ý nghĩ của người khác. Một khách hàng tiềmnăng hỏi một nhân viên bán hàng liệu công ty của họ có cung cấp các sản phẩmtheo yêu cầu. người bán hàng bắt đầu miêu tả chi tiết về các tùy chọn cho kháchhàng mà công ty họ cung cấp. Và khách hàng chỉ có thể ngồi nghe, mặc dù ông tađang tìm kiếm cách để có một sản phẩm với chi phí thấp hơn bình thường. Cácnhân viên bán hàng của công ty có thể dễ dàng đưa ra các giải pháp, nhưng bàidiễn thuyết quá dài dòng đã đi chệch hướng và không bao giờ được ghi nhớ.Socrates quan tâm đến việc sử dụng những câu hỏi thay vì nhanh chóng đưa ra cáccâu nói ngắn gọn: Tự nhiên cho chúng ta đôi tai, đôi mắt, nhưng chỉ một cái lưỡi- như vậy chúng ta có thể nhìn và nghe nhiều hơn là nói, ông nói. Đó cũng là lýdo vì sao chúng tôi khuyên các nhà quản lý để cho những người khác được nóitrong phần lớn thời gian khi một cuộc thảo luận lâm vào bế tắc.Hãy cụ thể hơn: Bạn nên hỏi những câu hỏi nào?Bạn sẽ cần những loại câu hỏi khác nhau trong các giai đoạn khác nhau của cuộcthảo luận. Dưới đây là danh sách 6 loại câu hỏi của Socrates, được biên soạn bởiRichard Paul thuộc trung tâm nghiên cứu phê bình: • Các câu hỏi giúp làm rõ ý nghĩ của người phản đối • Các câu hỏi thăm dò các nghi vấn • Các câu hỏi để nhìn vào cơ sở, nguyên nhân và bằng chứng mà người phản đối sử dụng. • Câu hỏi thăm dò ý nghĩa và hậu quả • Câu hỏi tìm ra nguyên nhân sâu xa của người phản đốiTuy nhiên, đưa ra câu hỏi hợp lý mới là bước khởi đầu của quá trình. Bạn cũngcần lắng nghe thật chăm chú để đưa ra các câu trả lời. Theo Socrates, bạn phảilắng nghe bằng đôi mắt cũng như đôi tai bởi mọi người có thể nói rất nhiều thôngqua ngôn ngữ cơ thể. Tư thế và chuyển động của họ là những tín hiệu đáng quantâm, cởi mở hoặc đang gặp rắc rối - hoặc khuyết điểm của họ. Nếu có sự ngắtquãng giữa những điều bạn đang nghe thấy và nhìn thấy, những cử chỉ của ngônngữ cơ thể có thể chứa đựng nhiều ý nghĩa hơn những điều đang được nói ra.Hãy để ngôn ngữ cơ thể của bạn cho thấy bạn đang hoàn toàn lắng nghe. Sẽ khôngđủ nếu chỉ đưa ra câu hỏi; bạn cần lắng nghe câu trả lời. Nghiêng về phía trước,nhìn chăm chú vào người nói, gật đầu đồng tình khi thích hợp. Diễn giải những gìbạn đang nghe, để cho họ thấy bạn đang lắng nghe - và để chắc rằng bạn đangnghe đúng.Cuối cùng, giống như mọi cuộc đối thoại, bạn phải lôi cuốn cả trí óc và tâm trạngcủa người phản đối. Nó không chỉ là sự đúng đắn trong lý lẽ của bạn mà còn quyếtđịnh kết quả của cuộc đối thoại. Trừ khi bạn có khả năng đọc được cảm xúc, bạnsẽ không thể chắc chắn rằng mình có đạt được những thỏa thuận hay không.- Bài viết của Kevin Daley trên Harvard Business Publishing. Tác giả là ngườisáng lập Communispond Inc, nơi đã đào tạo khoảng 600.000 nhà quản lý để họ cóthể giao tiếp hiệu ...