Luận văn: NGHIỆP VỤ HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH HẠ LONG QUẢNG NINH

Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng có mối quan hệgắn bó khăng khít với nhau.Bộ phận điều hành: đây là bộ phận lớn nhất, nó bao gồm nhiều đốitượng phụ trách các công việc khác nhau như ký kết hợp đồng, điều phối vănthư...Chức năng chính của bộ phận điều hành là tổ chức thực hiện các chươngtrình du lịch của công ty.Về mặt tổ chức nhân sự: phòng điều hành tổ chức thành các nhóm chứcnăng nhỏ phụ trách những phần việc riêng biệt có tính chuyên môn hoá....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Luận văn: NGHIỆP VỤ HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH HẠ LONG QUẢNG NINH Luận vănNGHIỆP VỤ HƯỚNG DẪNVIÊN DU LỊCH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH HẠ LONG QUẢNG NINH 1 Phần 1 KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH HẠ LONG QUẢNG NINH. 1.Cơ cấu tổ chức của công ty: Đây là một công ty có quy mô trung bình nên nó có cơ cấu tổ chức như sau: BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận bổ trợ du lịchĐiều Thị Hướn Kế Hành chính Nhân sựhành trường g dẫn toán Quản trị Lao động Tiền lương 2. Chức năng và hoạt động của các bộ phận: Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng có mối quan hệ gắn bó khăng khít với nhau. Bộ phận điều hành: đây là bộ phận lớn nhất, nó bao gồm nhiều đối tượng phụ trách các công việc khác nhau như ký kết hợp đồng, điều phối văn thư...Chức năng chính của bộ phận điều hành là tổ chức thực hiện các chương trình du lịch của công ty. Về mặt tổ chức nhân sự: phòng điều hành tổ chức thành các nhóm chức năng nhỏ phụ trách những phần việc riêng biệt có tính chuyên môn hoá. 2Sự phân chia đó dựa theo các mảng công việc chủ yếu để thực hiện nênchương trình du lịch. Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình,cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, các thông báo do bộphận thị trường chuyển tới. Lập kế hoạch và triển khai công việc thực hiện các chương trình du lịchnhư đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển...Đảm bảo các yêu cầu vềthời gian và chất lượng. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các đơn vị, cơ quanhữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan), ký hợp đồng với các nhà cung cấphàng hoá và dịch vụ, lựa chọn các nhà cung cấp đảm bảo uy tín và chất lượng. Theo dõi việc thực hiện các chương trình du lịch. Kết hợp với bộ phậnkế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các nhà cung cấp. Nhanhchóng xử lý những tình huống bất thường xảy ra. Bộ phận điều hành của chi nhánh công ty Du lịch Hạ Long được tổchức theo mảng công việc sau: Soạn thảo và ký kết hợp đồng: Bộ phận này chuyên soạn thảo các hợpđồng kinh tế với các nhà cung cấp, với khách hàng... sau đó trình lên lãnh đạocông ty để xem xét và tiến hành ký kết các hợp đồng này. Đội ngũ nhân viênđảm nhận việc đòi hỏi phải nắm vững pháp luật, đặc biệt là luật kinh tế, biếtcách soạn thảo văn bản hợp đồng, sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữđặc biệt là ngôn ngữ dùng trong hợp đồng và có khả năng giao tiếp tốt. Quản lý công văn, giấy tờ, điện thoại : Mảng công việc này bao gồmnhận thư từ từ mọi nơi gửi đến công ty, đọc đúng nội dung và chuyển đến cácbộ phận liên quan, trực và trả lời điện thoại hoặc chuyển đến các bộ phậnchức năng, trả lời và gửi thư, telex, fax. Quan hệ với các nhà cung cấp và điều phối thực hiện các chương trìnhdu lịch: Đây là mảng công việc chủ yếu của bộ phận điều hành. Nhân viêncủa mảng này có trách nhiệm triển khai các yêu cầu đặt chỗ các thông báo của 3khách thành các chương trình cụ thể để thực hiện. Đặc biệt là các chươngtrình đã bán và đang chuẩn bị thực hiện như : điều phối xe, đăng ký đặt chỗtại cơ sở lưu trú, lo các thủ tục giấy tờ... Đảm bảo các chương trình du lịchđược thực hiện theo đúng tiến độ và lịch trình. Để thực hiện được tốt thìngười phụ trách mảng công việc này phải nắm vững các chi tiết về chươngtrình du lịch của trung tâm (tuyến điểm, số lượng khách, thời gian) có khảnăng quản lý và tổ chức tốt công việc điều hành bao gồm nhiều khoản mụckhác nhau và khá phức tạp do vậy sẽ trở nên hỗn độn, chồng chéo nếu khôngcó năng lực tổ chức và quản lý. Trong mảng công việc này đội ngũ nhân viênđược chuyên môn hoá theo vị trí sau: Nhân viên phụ trách vận chuyển: Nhân viên này có trách nhiệm điềuphối xe theo đúng số lượng, chủng loại phù hợp với từng đoàn khách, từngchương trình du lịch theo lịch trình định trước, đăng ký đặt chỗ và mua vémáy bay, tàu hoả, tàu thuỷ, các phương tiện vận chuyển công cộng khác theoyêu cầu của khách trong chương trình. Để thực hiện tốt công việc nhân viênphụ trách vận chuyển phải nắm vững về chủng loại xe du lịch phục vụ kháchđể có thể điều phối phù hợp với đặc điểm của tour như địa hình, số lượngkhách trong đoàn, yêu cầu về chất lượng phương tiện... Phải nắm vững nhữngthông tin về những cơ sở vận chuyển, đặc biệt là hàng không (giờ bay, sốlượng chuyến bay trong ngày, trong tuần các chính sách của hãng về giảiquyết các tình huống bất thường ...