PH ẦN I : KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “SởLưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sởnày được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trungương Cục miền Nam.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
PH ẦN I : KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN PHẦN I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUANI. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG THỰC TẬP:1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: − Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh; − ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ; − Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn; − Website :archives.gov.vn.a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan: Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “SởLưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sởnày được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trungương Cục miền Nam. Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyếtđịnh số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòamiền Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữPhủ Thủ tướng. Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữPhủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để đápứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 CụcLưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trungương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổchức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thưvà Lưu trữ nhà nước. 1b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan: Chức năng: Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâm Lưutrữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức s ử dụng tài li ệu,tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương củachế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tạimiền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miềnNam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt NamDân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vậtlịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Tr ịtrở vào theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, cócon dấu và tài khoản riêng. Nhiệm vụ:Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và quyềnhạn sau:− Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;− Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II;− Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II;− Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ chức l ưu trữ khác có nhu cầu;− Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;− Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu l ưu tr ữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu tr ữ Nhà nước; 2− Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;− Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí c ủa Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cơ cấu tổ chức: Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữquốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng nhưchức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quyđịnh. Cụ thể như sau:− Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu:Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệuvào bảo quản ở trong kho.− Phòng Chỉnh lý tài liệu:Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác đ ịnhlại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.− Phòng Tin học và Công cụ tra cứu:Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu c ủaTrung tâm II.− Phòng Bảo quản tài liệu:Tiếp nhận, bảo quản an ...