Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả

Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo về mộtvấn đề gì đó, khi ấy, trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay– bắt buộc bạn phải có một vài slide Power Point để làm chophần trình bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuynhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế Power Pointthì chắc chắn các slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gâyđược chú ý hoặc gây phản cảm cho người xem. Vì thế, loạt bàiviết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để tạo ra...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quảThiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I) Cập nhật ngày: 09/04/2009,21:04 GMT+7.Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo về mộtvấn đề gì đó, khi ấy, trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay– bắt buộc bạn phải có một vài slide Power Point để làm chophần trình bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuynhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế Power Pointthì chắc chắn các slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gâyđược chú ý hoặc gây phản cảm cho người xem. Vì thế, loạt bàiviết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để tạo ra một slide trình bàythật ấn tượng.Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diệnchuẩn.1- Chuẩn bị:Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS PowerPoint, ngoài ra còn một số công cụ thay thế khác nhưng các tính năngkhông phong phú và mạnh mẽ như MS Power Point của Microsoftđược. Trong mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vìnó được nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn cần thêm các hình ảnhhoặc file video minh họa cho các nội dung trình bày của mình.2- Định hình bố cục slide nội dung:Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước nhữngkhung nội dung khác nhau để bạn có thể trình bày theo ý thích củamình. Trước tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn giữ cùng lúc 2phím Ctrl và F1 ngay lập tức một khung chữ nhật sẽ hiện ra phía bêntay phải. Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn chuột lên nút rồichọn mục Slide Layout. Khi đó, một loạt các kiểu slide khác nhau hiệnra để bạn có thể tùy chọn cho mình một cái theo từng mục đích sửdụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slidecó biểu tượng media dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slidecó biểu tượng bảng biểu thì để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên,người ta thường chọn loại slide “Title and Text” vì nó có không gianlớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần slidegiống như hình bên dưới rồi nhấn chọn nó.Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide,phần khung to bên dưới – bạn điền nội dung mà mình muốn trình bàyvào. Nếu các bạn có dịp xem qua các slide thuyết trình mẫu của nhữngdiễn giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một đặcđiểm là các slide đó RẤT ÍT CHỮ, và nó CHỦ YẾU CHỨA HÌNH,VIDEO MINH HỌA mà thôi. Đơn giản là vì, các slide chỉ có mụcđích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi người nghe, vì thế, khibạn làm các slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽchăm chú lo đọc những gì bạn viết trên slide và không nghe bạn nói gìnữa.Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày,sẽ không còn gì mới để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệhơn, nhiều khi bạn đang trình bày, thì thính giả sẽ yêu cầu bạn cho xinfile của slide bạn đang trình bày, lúc ấy, nếu thật sự slide của bạnchỉ toàn chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là,những gì bạn nói – đều có trong slide cả và bạn…không cần trình bàythêm làm gì nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy để họ về đọc là xong. Vìvậy, bạn hãy nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là HẠN CHẾ VIẾTCHỮ TRONG SLIDE.3- Chỉnh kích thước slide:Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước quáto hoặc quá nhỏ khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khănhơn. Nếu kích thước slide quá nhỏ thì bạn phải căng mắt ra để nhìncác chữ, còn slide quá lớn thì lại không thể nhìn thấy toàn bộ bố cụctrong slide. Cho nên, vào những lúc ấy, bạn hãy bấm chọn slide rồinhấn cùng lúc hai phím Ctrl + A sau đó vào View > Zoom, rồi chọnmục Fit. Nhấn OK để xác nhận, và bây giờ, slide sẽ được đưa về kíchthước giúp bạn dễ thao tác hơn.4- Bổ sung hình minh họa:Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trongđó, trước nhất là để minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho cácslide trông bắt mắt hơn. Muốn đưa hình vào các slide, bạn chỉ đơngiản tìm đến tấm hình đó, nhấn chuột vào nó rồi nhấn Ctr + C, sau đó,quay lại slide mà bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl + V. Ngaylập tức tấm hình sẽ được đưa vào. Để điều chỉnh kích thước hình,bạn chỉ việc đưa chuột lên các chấm trắng tròn quanh hình, nhấnchuột lên nó rồi kéo đi để làm thay đổi kích thước hình sao cho phùhợp. Nếu muốn phục hồi lại kích thước của tấm hình, bạn chỉ việcnhấn chuột kép lên tấm hình, trong cửa sổ mở ra, thẻ Size, bạn nhấnchọn nút Reset > OK là được.5- Bổ sung “cây liên hệ”:Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, cácthành viên trong một gia đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giảiquyết một vấn đề, hoặc các yêu cầu cho một mục tiêu,…thay vì bạnlàm công việc liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây liên hệ” để cho việctrình bày được trong sáng và rõ ràng. Muốn thế, bạn hãy tạo ra mộtslide mới, sau đó vào Insert > Diagram. Trong này hiện ra một nhómcác loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn cho mình mộtkiểu t ...