Thực hành ra hoá đơn hiệu quả

Các doanh nghiệp có thể tăng tốc thu tiền từ những hoá đơn phải thu của họ và tránh được việc thanh toán trễ hạn bằng cách lập một kế hoạch ra hoá đơn thật hiệu quả. Dưới đây là các bước bạn nên làm khi gặp các khách hàng chậm trễ trong việc trả tiền.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thực hành ra hoá đơn hiệu quả Thực hành ra hoá đơn hiệu quảCác doanh nghiệp có thể tăng tốc thu tiền từ những hoá đơn phải thu của họvà tránh được việc thanh toán trễ hạn bằng cách lập một kế hoạch ra hoá đơnthật hiệu quả. Dưới đây là các bước bạn nên làm khi gặp các khách hàngchậm trễ trong việc trả tiền.Thiết kế một hoá đơn hiệu quảPhải đảm bảo rằng các hoá đơn của bạn được lập rõ ràng, chính xác, chi tiếtvà dễ đọc. Mỗi hoá đơn nên bao gồm tổng số tiền, số thứ tự của đơn hàng;tên và địa chỉ khách hàng; tên công ty của bạn, địa chỉ, và số thẻ cá nhân.Bạn cũng phải ghi rõ tên và số điện thoại của một người chịu trách nhiệmtrong công ty bạn để họ liên hệ nếu họ có thắc mắc. Nếu có thể, liệt kê rõtừng loại chi phí. Sẽ khó tranh cãi đối với một hoá đơn đã được liệt kê rõràng từng chi tiết, và nếu như có tranh chấp về một chi phí nào đó, bạn cóthể yêu cầu trả tiền một cách hợp pháp đối với khoản mục đã được liệtkê nhưng không phát sinh tranh cãi. Các hoá đơn cũng nên bao gồm điềukhoản hướng dẫn khách hàng liên hệ với bạn nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ravới dịch vụ của bạn, và nêu rõ mức phạt đối với các khoản thanh toán chậm.Gửi hoá đơn nhanhBạn càng gửi hoá đơn đi sớm, bạn càng nhận được tiền sớm. Một số doanhnghiệp nhỏ gửi hoá đơn đi hàng tháng nhưng đây là một sai lầm vì nó có thểlàm chậm trễ một số hoá đơn thu tiền tới 2-3 tuần. Để tránh điều đó, bạn hãycố gắng gửi hoá đơn trong vòng 1-2 ngày kể từ khi giao hàng hoặc kể từ khihoàn tất công việc.Gửi hoá đơn đúng tên người nhậnGửi hóa đơn sai tên người nhận có thể làm cho việc thanh toán bị chậm từ30 đến 60 ngày vì nó bị chuyển đi lòng vòng quanh công ty. Bạn hãy nóichuyện trực tiếp với khách hàng và hỏi rõ bạn nên gửi hoá đơn cho ai. Nếuhoá đơn gửi đến tên một ai đó không phải là người bạn thường xuyên liênhệ, bạn nên gọi điện thoại và tự giới thiệu về bạn trước khi bạn gửi hoá đơnđi. Nếu bạn gửi hoá đơn cho người giữ sổ sách hoặc phòng kế toán của bênkhách hàng , bạn hãy thông báo cho người trực tiếp mua hàng và gọi điệnthoại sau đó để nhắc thanh toán.Theo sát quá trình thu tiền sau khi gửi hoá đơn cho khách hàngNgười giữ sổ sách rất dễ bỏ qua một hoá đơn nếu bạn không theo dõitình hình bằng cách gọi điện thoại kiểm tra. Một cuộc gọi ngắn sẽ cho bạnbiết hoá đơn của bạn đã tới nơi và nó đang được giải quyết. Nếu việc thanhtoán không xảy ra đúng hạn, bạn hãy gọi cho người giữ sổ sách của kháchhàng một lần nữa để xác định thời gian sẽ thanh toán hoá đơn và theo dõi sáthàng tuần cho đến khi bạn nhận được tiền.