Tổ chức quản lý văn bản trên mạng diện rộng với văn bản điện tử, số hóa

Bài viết nêu lên phương pháp tổ chức quản lý và sử dụng văn bản trong chương trình phần mềm tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến trên mạng diện rộng và chương trình quản lý văn bản đi, ăn bản đến trên mạng diện rộng với văn bản điện tử và số hóa. Đồng thời đề xuất sử dụng văn bản điện tử và số hóa trong chương trình phần mềm quản lý văn bản trên mạng tin học diện rộng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tổ chức quản lý văn bản trên mạng diện rộng với văn bản điện tử, số hóaChuyen de Van ban dien tu, Chu ky so So 3/2011 TO CHLPC QUAN Lt VAN BAN TR^N MANG DIEN RQNG V6l VAN BAN DIEN TI),S6 HOA NGUYEN LE HA THAO HA I I j n g dung cdng nghe thdng tin trong I I viee to chuc quan ly van ban di, van ^ ^ ban d i n tai eae ca quan, to chuc d i n thdi dilm hien nay khdng phai la v i n d l kho khan hay mdi la. Tuy nhien, viee td chuc quan ly, chuyin giao, XLP ly van ban vatiln tdi lap hd sa tren mdi trudng mang dien rpng lai la mpt v i n d l r i t dang quan tam, nhilu quy djnh e i n xem xet mdt each t h i u dao trudc khi triln khai d dien rdng. Chang Bao cao tw tong hop tinh hinh glal quyit van ban han, viec cdng khai hd sa cdng viee (trong hoat ddng mot cwa dien tu^) cua qua trinhgiai quylt thu tue hanh ehinh eho ca nhan vay, khi xem xet d i n nhCJ-ng hoat ddng nayva eae td ehue nham cdng khai, minh bach c i n nghien CLPU d i n phuang thCpc to chCpc hoat dpng giai quylt hd sa tai eae ea quan va van hanh eua cac chuang trinh quan lyehue nang. Cae hd sa nay dwcfc tao lap, luu van ban. Dac biet c i n chu y d i n hinh thCpctrO va cd t h i tra cuu cdng khai tren mang van ban dinh kem trong mdi ndi dung dangdien rpng qua cong thdng tin mdt cCra dien ky eua chuang trinh d l thyc hien viectu eua ca quan, td chuc giai quylt hd sa. ehuyln giao, SLP dung, XLP ly va quan ly van ban tren mang dien rpng. Hd s a luu t r u tren mang dien rdng tamgpi la hd sa dien tCr la mdt tap gdm cac van 1. PhuOng phap td chupc quan ly vaban dudi dang van ban dien t u hay so hda. su> dun^ van ban trong chuOng trinhNhu vay, ngay ti> khau td chCpc quan ly van phin mem td chiec quan ly van ban di,ban di, d i n da phai t i l n hanh thyc hien tren van ban d i n tren mang dien rong.mang dien rpng. Cac chuang trinh p h i n Khae vdi phuang phap to chCpc quan lym i m quan ly van ban hien nay da giup thyc va luan chuyin edng van giiy t d bang giiyhien ban hanh, chuyin giao van ban di, t i l p (ban CLPng), khi thyc hien tren mang diennhan phan phdi va XLP ly van ban den hoantoan tren mang dien rdng. TCP dd, viec XLP ly ,, .W :• Ousn iy Vdii ban s.Hb Sff c o n g viecvan ban va lap hd sa edng viee tren mangCO t h i thyc hien dugc, gdp phin cdng khai t*ncvce< **«*tiln trinh XLP ly van ban cua can bp, vien sA r*i MiiAfu VA Mft nwoMCt m/tmciCneoBchLPC tai ca quan chCpc nang dang thu ly hd n ^ oraoctf>.jiV Mo V u « gq M f i t nch Or CP c trong mdi trudng van phdng. Vi Ludng chuyen giao van ban dinChuyen de Van ban dien tu, Chu ky so So 3/2011 rdng, cac p h i n m i m quan ly van ban thyc nop luu) di thdng bao cho ca nhan, dan vj hien theo theo phuang thCre phan ludng ed hd sa va bd phan van thu, luu trCp ea phan phoi van ban va giai quyet cong viec. quan to chCre thyc hien. Nhu vay, chuang trinh td chCrc quan ly van Nhu vay, khi ban hanh (van ban di) hay ban di, van ban d i n d giai doan hien nay t i l p nhan (vdi van ban din), bd phan van phai dap Cpng dugc cae yeu c l u : thwc hien thu cua ca quan se thyc hien cae thao tac tren mang dien rong de ket noi, lien thong t i l p nhan, quan ly va chuyin giao van ban giOa cac may tinh trong mot cac ca quan, to hoan toan tren mang dien rdng thdng qua chirc va giira cac bo phan trong mot ca mdt chuang trinh p h i n m i m . Van ban SLP quan vai cac bo phan cua ca quan khae dung trong chuang trinh nay la van ban dien trong ciing mot nganh... Muon lam dugc tw (cd chCp ky so) hoac van ban s6 hoa (van nhu t h i , viec dang ky, quan ly van ban ban da ban hanh bang giiy, dugc scan) thdng qua eae chuang trinh Crng dung tin dugc dinh kem vao tCpng ndi dung dang ky hpc phai dap Cpng 6wac nhudng yeu c l u : quan ly. - Toan bd npi dung thdng tin quan ly van Mat khae, viee phan ludng chuyin giao ban ehl thyc hien dang ky 01 l l n (khi ban van ban cua cac chuang trinh p h i n mim hanh van ban - dang ky van ban di). T i t ca quan ly van ban di, d i n khdng chi dCrng lai nhCppg ngudi t i l p nhan sau (tilp nhan van trong pham vi td ehCre quan ly van ban eua ban d i n , nhan phan phdi van ban d l XLP ly, bd phan van thu... ma cdn quan ly d i n qua ...) se SLP dung dugc toan bd hay mdt sd trinh chuyin giao va viec lap hd sa cong nhCpng ndi dung dd ma k ...