Tổ chức sự kiện - Những vấn đề cơ bản

Những vấn đề cơ bản Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện. Đối tượng: các thành phần có liên quan Quyết định về chủ đề của sự kiện: Mục đích của sự kiện là gì? Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? Bạn muốn tạo ra những tác động gì? Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tổ chức sự kiện - Những vấn đề cơ bản 2.2. Thông tin nội dung AI? WHO THẾ NÀO? HOW CÁIGÌ? WHAT KHI NÀO? WHEN Ở ĐÂU? WHERE 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 24 2.2. Những vấn đề cơ bản Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện. Đối tượng: các thành phần có liên quan Quyết định về chủ đề của sự kiện: Mục đích của sự kiện là gì? Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? Bạn muốn tạo ra những tác động gì? Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 25 2.2. Những vấn đề cơ bản Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? Ngày giờ tiến hành? Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời? Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 26 2.2. Những vấn đề cơ bản Quy mô sự kiện. Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp ảnh, quay phim, v.v… Thời tiết. Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục. Vấn đề an ninh. Vấn đề quà tặng, chiêu đãi… 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 27 2.2. Những vấn đề cơ bản – tóm tắt Chủ đề, văn kiện Chương trình nghị sự Thành phần- quorum Giấy mời Phòng họp Trang phục Đón khách 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 28 2.2. Những vấn đề cơ bản Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này. Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 29 2.2. Chương trình nghị sự Văn bản liệt kê các nội dung công việc cần được tiến hành phù hợp với mục tiêu của sự kiện. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 30 M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù” (theo John E.Tropman) Thời gian Công việc Nguồn lực 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 31 2.2. Thành phần tham gia Lãnh đạo Khách VIP Hành chính Lễ tân - phục vụ Khách mời Thành phần khác 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 32 2.2. Điều kiện vật chất Địa điểm (hội trường; sàn diễn…) Trang trí. Bài trí. Thiết bị âm thanh; ánh sáng. Các trang bị khác. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 33 2.3. Triển khai Tiến hành Kiểm tra Đánh giá 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 34